电子档案利用的基本原理

陈萌

摘 要：电子档案利用，从其涵盖的内容上看，有广义和狭义之分，广义的电子档案利用包括用户凭借电子档案检索系统查检出所需的电子档案的过程和将查检出所需电子档案的潜在价值转化为现实价值的过程，而狭义的电子档案利用仅指后一过程。本文对其原理进行分析。

关键词：电子档案利用；基本原理；分析

1 前言

从广义电子档案利用来看，用户凭借电子档案检索系统查检出所需的电子档案是电子档案内容价值得以实现的前提，因为用户只有查检到所需的档案才能利用档案；而电子档案内容价值的实现则是其目的。所以，除了必须建立起高效率的电子档案管理系统外，还应该采取各种手段更有效地利用电子档案信息资源并且进一步对其进行有效的开发。

2 电子档案利用系统的构成

电子档案利用系统是指由电子档案利用的各个方面要素所构成的一个有机的整体、构成电子档案利用系统的要素有：法律法规要素、电子档案信息要素、电子档案检索系统要素、电子档案用户及电子档案利用安全防范要素。

（一）電子档案利用的法律法规要素

构成电子档案利用法律法规要素的主要是以下三个方面：

1.对电子档案信息而言，并不是所有电子档案都可以无限制地利用，而是要根据有关的法津法规合法地利用。如根据《档案法》的规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。……