从文件生命周期看供电企业档案的保密与利用

翁凯琳

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 保密是档案管理的基础，利用是档案管理的目的。如何解决好档案利用与保密的关系，已成为新时期供电企业档案工作重要的研究课题。本文从文件生命周期出发，探讨新时期如何在保密的前提下更好地发挥档案的作用。

关键词 文件生命周期 保密 利用

“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，每一阶段都被赋予不同价值。同时，也正是由于在生命周期的各个环节中档案的整理、存放与利用不同，其开放与利用可能存在的泄密可能性也有所不同。把握档案生命周期，平衡保密与利用的关系，才能更好地实现档案工作的意义。

一、档案开放与利用中存在的问题

（一）档案归档前的泄密

按照生命周期理论，在归档前文件对形成机关来说具有原始价值。一般而言，供电企业都能认识到档案安全的重要性，对已接收归档的档案安全管理较为规范，但是归档移交之前的文件材料的安全，却很容易被忽视。特别是工期长、人员变动大、案卷数量多的项目，虽然文件材料虽没有正式经审核、整理后归档，但部分文件已经涉及敏感数据，如果保管条件不妥善，容易发生文件遗失、泄密等情况，给企业造成损失。

（二）档案利用中的泄密

在归档后，文件主要是对其所有机关和利用者具有从属价值。……