开放教育学籍档案现状调查分析
——以海南电大为例

潘　群,符芳芬,陈美宇,王秀玲

(海南广播电视大学 组织人事处;财经学院;文法学院，海南 海口 570208)



开放教育学籍档案现状调查分析
——以海南电大为例

潘群,符芳芬,陈美宇,王秀玲

(海南广播电视大学 组织人事处;财经学院;文法学院，海南 海口 570208)

通过对海南电大开放教育学籍档案现状调查，分析开放教育学籍档案管理存在问题，提出从思想上重视、加强管理队伍建设和教务系统学籍档案数据化建设等方面加强开放教育学籍档案管理工作建议。

开放教育；学籍档案；现状

根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)，学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等内容。学籍档案是学生在校期间学习全过程记载，不仅是教务管理工作组成部分，更是学生档案重要组成部分。

开放教育学生学制两年制，最短学习年限2.5年，学籍实行学分制管理，从学生入学注册起8年内有效。开放教育学籍档案内容主要包括学生基本信息(姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族等)、学历层次(开放教育本科/专科)、文化程度(获得该文化程度时间、学校、毕业证书号等)、专业、学籍异动情况、学期注册和课程注册情况、学习过程中奖励与处分情况、考试及成绩记录等。学籍档案一般采用计算机和文字管理方式并存的双轨制分别留存在省级电大和中央电大学籍管理部门，作为查询、检查、审核学生毕业资格依据。

一、海南电大开放教育学籍档案基本情况

与普通高校学生学籍档案相比较，开放教育学籍档案管理具有复杂性和动态性特点。开放教育面向社会公众招生，其学生成份复杂、分布广泛,来自不同阶层、不同行业、不同单位、不同地方,基础参差不齐，大部分存在工学矛盾，而且学籍有效期限时间跨度大，毕业审核内容复杂；学生学期注册和课程注册情况、考试及成绩记录处于不断变化之中，更名、退学、休学、转学、转专业等学籍异动现象不少，补考、缺考、重考情况多有发生，导致开放教育学籍档案管理随时处于动态变化中，学籍档案管理往往从按班级管理转化为个别化管理。

经调查，海南广播电视大学2013年秋季——2015年秋季入学学生在教务系统学籍信息情况如表1-表3。

表2　2013秋-2015秋学生基本情况表

表3　2013秋-2015秋学生新生信息修改情况表

根据表1、表2，在2013秋-2015秋开放教育一个学习周期(2.5年)中，海南电大开放教育本科学生少、专科学生多，本专科学生比例为1：3.41；男生比女生多，男女比例为1：0.72；年龄跨度大，从不到20岁至40岁以上，其中年龄在21-30岁学生最多，占总人数的42.64%；31-40岁的次之，占总人数的38.15%；退学休学转学现象发生较频繁，学籍异动比例为0.04%。

把羊群赶到草场，由它们边吃边叫着，或打着好听的响鼻。牧儿和草儿，就在河边的一块石板上坐下来。早晨的阳光很美，从山顶上斜着洒下来，把充满生机的山照得越发地富有生机了。桃花越发地美，阳光很暖，如情人的手抚着，惬意极了。

虽然教育部对于开放教育学籍信息有统一要求，但是在实际工作中，开放教育电子学籍档案数据采集与纸质学籍档案往往不能按照完全一致的工作规范来进行，缺乏规范性和统一性。目前海南电大教务管理系统中学生信息主要来源于招生时录入的信息通过验证后直接导入。纸质学籍档案来源于招生时面对面的信息采集，由于开放教育学生群体自身特点，有许多学生对学籍档案重视不够，没有档案意识，因而不认真对待档案信息采集，档案资料填写不完整、不规范。甚至在有的分校，学生档案资料大都是由班主任或者招生人员帮忙填写，在填写过程中，存在不规范、不统一问题，如有的字迹不清楚、未按规定填写等。从而导致教务系统信息与纸质档案信息存在差异，不能体现档案真实情况。

二、开放教育学籍档案管理存在问题

网络RTK技术与手持测距仪在国土资源卫片执法测量中的配合应用……………………………………………………… 吴成普（7-260）

设计是新伦敦小组多元识读教学法的核心理念，主要包括设计（theavailabledesign）、设计过程（designing）和再设计（redesigning）。设计是指语言文字、图像、动画、声音、色彩、表情等一系列符号设计。多元识读的设计过程是指学生可以利用视觉、听觉、触觉等多种感官途径获得信息，并按照所提出的任务和要求，选择其中某一符号进行构建意义的过程。再设计则是针对前两个阶段进行创新，并构建出一种新的意义。

由于招生入学时间紧、教学点分散、人力有限、工作疏忽等原因，目前在开放教育招生过程中，各招生单位在录入学生基本信息时，有许多信息都直接进行复制粘贴，往往导致新生入学电子注册数据不完整、不准确。如表2，海南电大学生联系地址和联系方式，在2013年秋季-2015年秋季学生信息中，只录入142名学生详细联系方式，仅占全部招生人数的1.41%，其余基本上都是录入各招生点地址和电话，因此教务系统接收学生信息数据时没有学生具体联系方式，不便于日常对学生进行管理；如表3，海南电大在2013年秋季-2015年秋季期间，几乎每学期都要进行新生信息修改，将在招生环节由于操作人员的工作疏忽而录入错误的学生信息(主要包括姓名、性别、身份证号码、民族、入学时文化程度、毕业时间等)，在招生结束生成学生学籍信息后，要求学生重新提供证明材料，在学籍管理环节进行修改，给学生和学籍管理工作都带来极大麻烦和负担。开放教育学籍管理实行入学电子数据注册,新生信息不完整、不准确不仅影响学籍管理的严肃性，还会影响学生毕业证书颁发和学历证书的网上认证。

(三)管理人员缺乏档案知识，管理队伍比较薄弱

(一)新生信息录入不够完整、不够准确，影响学籍管理严肃性

（2）IoT设备自身的资源受限。IoT节点主要由一些嵌入式的传感设备组成，这类设备的计算能力、存储空间和通信效率极其有限。由于这种限制，当前互联网的诸多安全解决方案（例如：漏洞检测、流量审计、访问控制等）不能很好地迁移到IoT系统中，导致IoT设备在面对形如Mirai病毒时却无能为力，这种因设备资源受限而导致安全检测能力的降低（甚至丧失）给IoT系统的安全造成了严重的威胁。

根据表3，基本上每个学期都存在新生基本信息录入错误情况，需要进行二次修改；在教务系统中填写具体联系方式(主要指个人联系电话、电子邮箱等而不是身份证上住址)的学生只占总人数的1.41%。

(二)教务系统信息与纸质档案信息存在差异，学籍档案缺乏规范性和统一性

海南电大目前开放教育学籍档案管理主要分为纸质材料和教务管理系统中的电子材料。纸质材料主要包括学生入学报名登记表、学生基本情况表、毕业生成绩单、毕业生基本情况登记表，归入学生个人档案供其毕业时转递或领取；毕业生花名册及成绩册、学位花名册及成绩册，由学校存档。教务管理系统中电子材料主要包括学生基本情况、课程注册情况、考试成绩以及学籍异动情况等，学期注册和课程注册情况严格按照教学计划执行，考试及成绩按照学生实际参加考试情况及成绩进行记录，如考试未通过或缺考，则须重新注册和补考。

该零件是不便于利用常规方法加工。工件必须是圆盘形带有通孔，且周边分布多孔类铣床加工零件。零件的精度要求高，但零件的硬度要求偏低的薄壁型零件。该夹具是以工厂加工特殊零件在装夹加工中存在的问题和原因。提出相应的解决方案和策略。使学生把理论与实践结合起来，旨在能帮助工厂在加工特殊零件时使用专用夹具提高生产效率节约成本。

开放教育学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求工作人员要有高度的责任心、良好的职业道德，应该掌握一定的档案管理知识和网络信息技术、具备计算机系统的操作能力。但是目前开放教育对学籍管理队伍建设不够重视，缺乏对学籍档案管理人员业务培训，人员变动频繁，学籍档案管理队伍档案意识和知识比较薄弱，整体素质有待提高。

一是在对标看齐中增强责任感。认真学习贯彻习近平总书记关于污染防治攻坚战的重要批示、指示精神，以及中央纪委和省纪委部署要求，第一时间在全系统传达学习、贯彻落实。多次组织专题学习研讨活动，统一思想、理清思路。结合上级要求，专门召开全市为打好“三大攻坚战”提供坚强纪律保障推进会，制定出台《为打好污染防治攻坚战提供坚强纪律保障重点任务责任清单》，要求全市各级纪检监察机关以鲜明的政治态度、严实的作风、严明的纪律保障攻坚战有力有序推进。

三、加强开放教育学籍档案管理的建议

通过对开放教育学籍档案现状调查，我们本着在服务中求发展、以有为求有位、一切为了学生的思想，从实际出发，对学籍档案管理工作提出以下建议：

(一)从思想上重视，意识到学籍档案管理的重要性

随着科学技术发展，信息技术应用已经越来越重要，目前开放教育新生入学信息都是通过互联网来完成，具体步骤是省级电大招生部门在相关招生系统录入学生基本信息上报上级部门→上级部门审核通过后反馈到省级电大教务学籍部门→学籍部门通过教务管理系统接收相关数据，接收回来的数据是判断学生是否有学籍的重要依据，是形成开放教育学籍档案电子材料的开始。信息技术的应用给开放教育学籍管理工作带来许多方便，但是学籍档案管理仍然存在一些问题，具体表现如下:

开放教育学籍档案管理是一项非常重要的基础性工作，它是学生入学资格、后续毕业审核、办理毕业证书和学位证书、学历上网的重要依据。思想是一切行动的指南，我们必须从思想上重视开放教育学籍档案管理工作，从思想上实现“零错误”，为做好学籍档案管理工作奠定基础，才能认真对待学籍档案管理工作。既要保证学籍档案规范化、统一性、真实性，又要体现学籍档案个体化、连续性、完整性，在以人为本前提下，更好地为学生和社会提供服务。

(二)加强学籍档案管理队伍建设

由于开放教育学籍档案管理工作具有复杂性、动态性，而且政策性强，需要配备思想素质高、工作责任心强、精通业务的专职管理人员，并且保持管理队伍相对稳定，这样有利于管理人员熟悉业务,在自己工作岗位上边实践边学习边提高,保持管理工作的连续性。同时，要定期对管理人员进行相应档案知识培训，让他们在深入了解档案知识基础上做好相关工作。另外，管理人员总是与管理软件和数据处理软件打交道，需要对现有网络和信息技术有一定程度了解，也要定期对他们进行计算机方面培训，提高他们网络信息化技术水平。

(三)加强教务系统学籍档案数据化建设

学籍档案纸质材料与学籍档案电子材料，二者均属学籍档案，应当通过利用发挥其档案作用，但是目前开放教育教务管理系统中课程注册、学籍异动情况等学籍管理模块主要用于校内教师对学生学籍业务工作日常管理，进行学生信息修改、课程注册、报考、毕业审核和学位审核等。如果想让学生了解知悉以上相关信息，主要是由各班级辅导员把数据通过QQ交流群发布给学生，学生不能够自己登录查询，给学生带来不便也给辅导员增加了工作量。在当今大数据时代，开放教育应该加强学籍档案数据化建设，努力实现面向学生的教务服务信息化，提高学籍档案利用率和管理效率，充分体现以现代远程教育为主的开放教育特点和优势。例如，作为省级电大的海南电大，可以组织研发团队，利用电子技术手段，二次开发出适合为学校开放教育学生学籍档案管理服务系统，通过该系统可以面向全省学生同时发布各类学籍管理信息，学生通过唯一的身份证号码或者学号即可查询到其需要信息，如：毕业审核情况、学位审核情况、各类考试通知书、考场安排情况等。

学籍档案管理作为学校管理重要环节, 是对学生在校学习全过程的管理，其规范化、科学化以及高效率是保证教育教学质量的根本，也是为学生服务的根本；开放教育学籍档案管理工作对提高开放教育管理水平、增强开放教育社会效益起着重要作用,最终承担着社会对受教育者是否已经达到了其所规定的各项要求的评价任务，也体现了开放教育的社会地位。因此，应推动开放教育学籍档案管理工作向有效管理、科学管理、以学生为本方向发展。

[1] 王静,徐向前.学籍管理工作手册[M].北京：中央广播电视大学出版社,2009.

[2] 胡荣星.开放教育学籍档案信息化探索[J].信息技术应用,2014(17).

[3] 郑加辉.浅议基层电大学籍档案管理[J].厦门广播电视大学学报，2008(11).

(责任编辑：赵峰)

An Analytical Study on the Status quo of the Student Files of Open Education—— a Case Study of Hainan Radio & TV University

PAN Qun, FU Fang-fen, CHEN Mei-yu, WANG Xiu-ling

(Organization and Personnel Department;Finance and Economics Department;Liberal Arts and Law Department, Hainan Radio & TV University, Haikou 570208, China)

By investigating the Status quo of the student files of Open Education in Hainan Radio & TV University, the paper analyzes the problems that exist in the file management. Furthermore, it makes suggestions, such as paying much attention to it ideologically, strengthening capability of the file management team and digitalizing the student file information of the educational administration system, etc. to enhance the student files management of Open Education.

open education; the student files; the status quo

2016-08-21 作者简介：潘群，女，汉族，海南琼海人。海南广播电视大学组织人事处档案馆员。主要研究方向：档案管理学；符芳芬，女，汉族，海南文昌人。工商管理硕士。海南广播电视大学财经学院讲师。主要研究方向：管理学、市场营销学；陈美宇，女，汉族，海南万宁人。公共管理硕士。海南广播电视大学文法学院讲师。主要研究方向：汉语言文学；王秀玲，女，汉族，陕西大荔人。海南广播电视大学文法学院副教授。主要研究方向：民商法学。 基金项目：2015年海南省远程职业教育研究基地课题(校内)“开放教育学生档案管理研究——以海南电大为例”(编号：YZJY2015-2)成果之一。

G728

A

1009-9743(2016)03-0154-05

10.13803/j.cnki.issn1009-9743.2016.03.029