浅谈如何应用信息化发展成果搞好人力资源与社会保障档案管理工作

于静?李红塔

摘要：随着信息网络技术的不断发展，再加上人力资源与社会保障档案管理需求的不断提高，自动化办公必然应用在人力资源与社会保障档案管理中，但是在实践过程中，需要重视应用注意事项，本文正是为了总结这些关键点，从自动化办公的概念和特点介绍出发，进而提及应用过程中所应思考的几点问题。

关键词：信息化；人力资源；社会保障；档案管理

一、前言

人力资源与社会保障业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及劳动者的基础信息、就业信息、保险信息等，这些信息和材料有的要伴随劳动者的一生，关系着劳动者权益的准确记录并最终影响其能否享受社会保险待遇等切身利益。现行的公共就业服务与社会保障资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出了公共就业服务与社会保障资料电子化管理和处理的要求。自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用已经成为必然趋势。

二、自动化办公的概念

自动化办公即办公自动化（Office Automation，简称OA），采用基于WEB的企业计算平台，将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

三、自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用思考

1.传统人力资源与社会保障档案管理的不足

随着信息化的普及，人力资源与社会保障档案管理也基本采用了自动化办公方式，以提高档案管理的有效性。但是在应用过程中，也还存在很多不足。但是，各类就业服务和社会保障的相关纸质实体资料（例如人力资源登记表、单位调动函、医疗报销单等）由各区县社保部门和职介所保存在各自的档案室中；同时这些资料处在不断的更新之中。在办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料传递速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。导致自动化办公没有充分发挥其应有的作用。

2.人力资源与社会保障档案管理自动化操作

（1）掌握自动化办公的特点。自动化办公是相对于传统办公的一个概念，强调的是办公的便捷，高效。我国的自动化办公软件非常之多，比如泛微、索昂、致远等，无论哪种自动化办公软件都应该具备最基本的特点。

第一、易用性。自动化办公软件必须让所有员工都能够接受，并受到所有员工的青睐，那么易用性就是前提。作为一种常用性软件，操作使用过程不能太复杂。不过所有软件的使用都需要一个学习的过程，但是每个员工都具备基本的上网技能，所以，自动化办公遵循了易用性特点，根据员工的基本技能进行设计。第二、健壮性。自动化办公需要容纳超大容量的信息以及用户，而且具有高并发应用时的稳定度。所有员工在使用同一种软件时，要保证软件的稳定可靠，特别是集团性企业，软件更是要具备这一功能，否则，即便是出现小小问题也能引发严重后果，造成重大损失。而和网络相结合，最能实现这一特点，将稳定以及可靠责任推之于硬件以及网速。

（2）提高思想认识，加强组织领导。人力资源与社会保障档案管理部门所有人员包括领导和职工，都需要提高思想认识，主要是要有先进的管理思想，突破传统的工作思维定式，要珍惜单位部门给予的各种培训，认真学习，做现代化新人。而领导在信息化建设过程中发挥着极为重要的带头作用，更需要有不断进步的思想，要勇于引进先进的设备和系统，并引进相关管理人才，开展各种培训学习活动，提高全员使用自动化办公系统的能力。还要注意自动化档案管理的严密性。自动化办公需要统一的信息平台，而且还需要相对独立的部门信息空间。因此，软件不仅要实现用户、角色以及权限上的三维管控，还需要实现信息数据上的大集中和小独立的和谐统一，即需要实现用户、角色、权限以及数据的思维管控，具备全面管理的功能。

（3）选择实用高效的自动化办公系统。自动化办公系统软件功能需要和管理实务紧密结合，才能体现实用性，否则，对于管理将会失去意义，企业需要发展，管理也在不断变化，软件需要满足企业的相关实用需求，这便是自动化办公的特点之一。现有的档案系统一旦不能满足档案管理的需求，就需要进行改造升级。作为较具水平的档案管理系统，不仅要具有档案存储、查找、借阅等基本功能，还应该建立和社保、劳动等部门的接口，以实现档案信息的实时在线共享，给予档案使用者便利，还能够降低档案管理人员的工作量。另外还可以通过档案目录信息的录入，实现档案电子信息和介质信息、的双交接，减少了档案转交时遗漏现象的发生，同时也减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。档案管理系统还具备图像、录音、录像等多媒体方式管理，通过图纸扫描、媒体制式转换等方式，逐步实现实物档案的全电子化管理，使档案管理水平提高一个新的台阶。可见，选择一个使用高效的自动化办公系统极为重要，并且要有较强的改造发展空间为佳。

（4）重视自动化办公系统的维护和升级。 注重办公系统的开放性和维护。自动化办公软件可以和其他软件系统完成必要的关联性整合应用。没有任何一种软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此，软件之间需要相互联合，或者进行技术方面的整合。作为更新极快的人力资源与社会保障档案管理部门，其面对的是数以万计的各种档案以及相关资料，办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，稍有疏忽就会出现严重错误，甚至无法挽救，所以，自动化办公系统必须保证安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重视自动化办公系统的维护和升级，维护是为了加强安全，提高其可靠度，而升级则是为了满足档案管理需求。

（5）加强自动化办公档案管理监察工作。 人力资源和社会保障为两网化建设，要建立和健全两个部门的监察协管员管理、用人单位信息采集、网格巡查等制度，以实现规范化、科学化档案管理。为及时、快速、妥善处置因人力资源和社会保障权益问题引发的突发事件，要制定并不断完善和健全突发事件处理机制，确保突发事件在最短时间内得到处置，处置信息及时向有关部门反馈。

四、对新形势下人力资源与社会保障档案管理的建议

随着社会的发展，各级政府部门对档案管理工作越发重视，人民群众对档案管理工作也提出了更高的要求和期待。如此巨量的人力资源和社会保障监察任务，涉及到的档案管理任务也是十分巨大的，如何做好人力资源和社会保障监察档案管理问题？在信息化飞速发展的时代，唯有加快人力资源和社会保障监察信息化建设，才能把人力资源和社会保障监察档案管理从繁琐的传统档案管理模式中解放出来，利用先进的信息化手段来处理人力资源和社会保障监察档案，让档案发挥应有的作用，通过人力资源和社会保障监察档案横向和纵向检索，不断提高办案质量，促进人力资源和社会保障监察工作健康发展。促进人力资源和社会保障监察以执法重心下移为重点，积极推动人力资源和社会保障监察执法由被动向主动、事后处置向事前预防转变。

1.提高思想认识，加强组织领导

把人力资源和社会保障监察档案管理信息化、“两网化”建设提高到加强和创新社会管理，维护劳动者合法权益，建设幸福德州的高度，作为“十二五”期间人力资源和社会保障监察事业发展的一项基础性、战略性工作来抓，制定切实可行的实施方案，科学规划和建设，明确工作责任，精心组织实施。

2.加强监察执法人员队伍建设

依托行政区划和人力资源和神会保障基层服务平台，进一步完善网格体系建设，在全市范围内科学划分网格。县市区人力资源和社会保障监察机构配备专职监察员，每个级管理网格配备不少于2人的兼职监察员。落实网格人员监管职责，按照“四定”（定人员、定区域、定职责、定任务）原则，落实监察协管员的监管责任。

3.进一步提高制度化与信息化服务水平

建立健全人力资源和神会保障监察协管员管理、用人单位信息采集、网格巡查等制度，为两网化建设管理科学化、规范化发展打好基础。加强信息系统建设。做到1、统一受理全市劳动保障监察举报投诉；2、实施网络化监察工作；3、跟踪监控全市监察案件；4、建设用人单位劳动保障守法诚信档案并实施分类监管；5、统计分析全市劳动保障情况并进行预警预测等工作；6、宣传劳动保障监察执法工作。

4.要进一步强化工作要求，提出创建目标

并围绕人力资源和社会保障监察中心工作，制定创建计划，采取有效措施，积极推进创建工作。通过人力资源和社会保障档案管理信息化平台实现举报投诉信息统一受理、集中分配，避免重复监察；对全市监察案件和协管监督情况进行动态监控、全程管理；遇有突发事件时，通过GPS、GIS系统和摄像监控系统，实时指挥，提高快速处置能力；根据用人单位劳动保障守法诚信记录实施分类监管，重点监控有严重违法行为或有多次违法记录的用人单位。

5 .健全突发事件处理机制

为及时、快速、妥善处置因人力资源和社会保障权益问题引发的突发事件，要制定并不断完善和健全突发事件处理机制，确保突发事件在最短时间内得到处置，处置信息及时向有关部门反馈。通过完善突发事件处理机制，积极作好维稳工作。人力资源和社会保障监察工作要坚持推行了24接受举报，365天全天候监察，通过12333咨询投诉平台实现24小时接受举报；对欠薪突发事件，立即启动应急预案，对查处情况第一时间反馈。

6.加强主动监管，做好预防、预警、预测，做好分类监管工作

面对当前经济发展形势出现的新情况新问题，人力资源和社会保障监察工作需要继续不断创新监管体制，进一步完善网络化监察，加快信息化平台和监督管理平台建设步伐，全面推进分类监管，优化预警预测机制，不断加强动态监管和主动预防力度，真正将劳动者最关心、最直接、最现实的人力资源和社会保障维权工作落到实处。

7.人力资源和社会保障监察档案管理信息化的思考

人力资源和社会保障监察信息化与档案管理信息化是一个有机的整体，缺一不可，二者不可分割，互为补充，互相促进，通过监察信息化建设促进档案管理，通过档案管理信息化促进人力资源和社会保障监察工作健康发展。

一是要统一受理全市劳动保障监察举报投诉；实施网络化监察工作；做好跟踪监控全市监察案件；建设用人单位劳动保障守法诚信档案并实施分类监管；做好统计分析工作，对全市人力资源和社会保障情况并进行预警预测等工作；做好宣传工作，进一步强化工作要求，提出创建目标，并围绕人力资源和社会保障监察中心工作，制定创建计划，采取有效措施，积极推进创建工作。

二是实施网络化人力资源和社会保障监察。依托人力资源和社会保障监察管理信息系统，为网络化监察打下了坚实的基础。

三是人力资源和社会保障监察信息化，档案管理信息化管理平台，实现举报投诉信息统一受理、集中分配，避免重复监察；对人力资源和社会保障监察案件和协管监督情况进行动态监控、全程管理；遇有突发事件时，通过GPS、GIS系统和摄像监控系统，实时指挥，提高快速处置能力；根据用人单位劳动保障守法诚信记录实施分类监管，重点监控有严重违法行为或有多次违法记录的用人单位。

四是健全突发事件处理机制为及时、妥善处置因劳动保障权益问题引发的突发事件，通过启用监督管理平台，努力提升监察工作整体效能通过启用监督管理平台，提升人力资源和社会保障监察工作水平和应急处置能力。通过完善突发事件处理机制，积极作好维稳工作通过完善突发事件处理机制。

五、要重视系统维护和管理

1.认真做好系统运行环境的建立与维护，做好软件的更新与系统的安全保密工作。维护机器设备等硬件设施的正常运行，及时发现和处理各类机器设备故障。做好微机使用人员操作应用辅导，监督操作员按程序操作微机，及时处理计算机运行过程中的异常情况。按时做好软件维护与磁带机备份工作。建立工作日记制度，将小型机、网络设备、微机及系统出现的故障，设备的维护修理情况详细登记到工作日记上。提前对机房及操作台进行检查，确保机器的正常运行。确保社保应用软件系统设置、运行维护、技术管理和数据库系统性能调优。通过执行社保软件的系统维护、数据维护和编码管理功能，设置系统编码、系统变更和软件操作权限等。根据市劳动保障信息中心的有关各部门工作需要，为各部门、各操作员分配相应的软件操作权限，并根据工作岗位、职能变动情况及时调整。确保社保软件数据库的安全性、完整性和一致性，及时清理数据库中的“垃圾数据”。监控社保软件和数据库管理系统运行状态，并通过适当的干预手段确保整个软件系统稳定、高效运行。

2.认真做好数据库管理，确保信息网络的安全运行，熟悉和掌握ORACLE数据库的体系结构，及时对数据库管理系统进行安装和升级，严格按要求启动和关闭数据库，认真做好管理和监控数据库用户，依法合理管理好数据库特权、存储空间，严格按要求建立数据库、备份和恢复数据库。

3.认真做好网络管理，确保信息网络的安全运行，加强网络的安全、保密管理，杜绝利用网络从事与业务经办、日常管理、咨询服务无关的活动。保证路由器、交换机和其他网络设备的安装、调试、检测、升级与日常维护工作。

组织好对本单位和经办机构网络设备、计算机系统硬、软件的维护、安装与管理，计算机网络病毒防范和检查。按要求认真做好入网申请、发配、登记和管理工作。

人力资源和社会保障信息网络是为社会公众提供优质服务的平台，做好信息网络的维护管理，才能高效、严谨、准确、及时地服务于社会和开展好社会保障工作。

六、结语

以威海市文登区人力资源和社会保障局为例，基于信息技术的飞速发展和人力资源与社会保障政策的完善，自动化办公在其中的应用也普遍化，作为人力资源与社会保障服务一体化平台之一的自动化办公系统，给工作人员带来了便利，减少了其工作量，同时也提高了工作效率，提高了该部门的服务水平。但是在实践过程中，也还存有一些不足，比如软件系统的安全性、可靠性问题，信息资料更新的及时性问题，系统的升级扩展以及维护性问题等等，都是自动化办公应用过程中所要正视的。因此，本文主要思考了自动化办公在人力资源和社会保障档案管理中的应用，所要注意的几大问题，希望对相关人士能够起到一定的参考作用，这也是本文的最大意义所在。

参考文献：

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