高校学生档案管理存在的问题及解决对策

文/三亚理工职业学院 杨丽娜

高校学生档案管理存在的问题及解决对策

文/三亚理工职业学院 杨丽娜

本文结合当下高校学生档案管理的实际情况，对学生档案管理过程中存在的问题进行了分析和概述，提出了解决高校学生档案管理过程中存在问题的解决办法和对策，为促进高校学生档案管理健康有序发展提供了参考。

高等院校；学生档案；问题；对策

高校学生档案是人事档案的前身和基础，是高校学生在校期间学习、生活、实践等一系列活动的原始记录，它不仅仅是学生在校期间成长的全纪实，同时也是高校人才培养方式的重要体现形式，具有重要的参考和凭证价值，是国家、企事业单位选拔人才的重要依据之一。就目前国内各高校学生档案管理的实际情况来看，还存在诸多不尽如人意的地方。因此，强化高校学生档案的日常管理，建立健全学生档案运行管理模式，必须要立足实际，发现症结所在，采取有效方法扩大和增加实用性档案内容的比重和范围，辅以现代化信息管理设备和软件，提升学生档案的完整性、质量、利用率和社会影响力，才能真正引起学校、学生、用人单位乃至整个社会的关注，使高校学生档案的管理与社会接轨。

一、存在的问题及不足

（一）高校学生档案管理投入不足，管理手段滞后。目前，高校学生档案管理整体水平不高，学生档案管理得不到足够重视，大多存在经费紧张、投入不足，管理手段滞后等问题，甚至部分院校对学生档案管理放任自流，既缺乏统筹管理的学生档案管理部门或学生档案管理中心等类似机构，也无独立的库房和符合档案应具备的存放条件，学生档案散乱堆放，管理无序，破损丢失现象时有发生。此外，高等院校扩招政策的实行也使得很多高校学生档案管理的窘迫状况进一步加剧，高等院校数量激增，学生数量急剧膨胀，院校除应付新建、升格、合并所带来的教育成本增加、管理难度加大、机构设置调整、人事异动频繁、事务增多、师资不足、教学资源和教学设施日益紧张等问题外，已无暇顾及学生档案管理的运行环境和运行状况，学生档案管理面临的困难进一步加大。

（二）档案意识淡薄，档案内容单一。档案意识淡薄，档案知识宣传力度不足，重要性得不到重视。很多高校在学生入校和离校时缺乏对档案知识的普及和宣传，没有让学生意识到学生档案与人事档案间的关联和人事档案关系背后所牵涉的个人权益，忽略了学生档案在转化为人事档案后在其个人的职业生涯过程中的地位、用途、重要性。此外，多数院校学生档案内容单一，缺乏个性，千篇一律，模式化严重，与社会需求严重脱节。就目前用人单位的人才诉求来看，选聘人才的依据已不仅仅是高分、证书，还需要能全面反映其是否具备健康的人格、团队协作精神、敬业精神、实践操作水平、较高诚信度，以及足够证明应聘者具备以上能力、水平和素养的支撑材料。然而，目前的学生档案大多不能全面真实地展示这些个体特征，也导致其不能成为用人单位考察人员的可靠依据。

二、对策及解决办法

（一）运用现代信息技术手段，构建学生档案管理共享平台。加大现代化信息手段的介入，在学生档案管理中运用计算机、互联网、档案管理软件、扫描仪、刻录机等现代设备及手段构筑校内学生信息交互平台，是实现学校部门间信息互通，提升学生档案利用水平，及时丰富和更新学生信息，提高办公效率的有效途径和方法。与此同时，以学生档案信息为依托，构建学生档案信息数据库，也为验证学生学历真伪、身份真假提供了佐证，为社会诚信体系网的建设提供了重要的途径。此外，档案管理的意义在于利用，无利用价值的档案即无保存价值，学生档案管理作为档案管理的重要组成部分，必须要做好查阅、借阅等服务工作，以服务学生、服务学校、服务社会为宗旨积极探索学生档案的开发与利用。

（二）加强档案人员队伍建设，提高全民档案意识，变被动接受为主动配合。进一步加强高校档案从业人员队伍建设，从国家政策上给予有效引导和支持，建立切实可行的业内标准以及制度规范，辅以政策倾斜和适当补助，在高校内部培养一批业务扎实的档案人员队伍，提高院校的重视程度，调动档案人员工作积极性。

（三）以市场为导向，丰富和拓展学生档案内容和范围。

市场经济形势下，用人单位对招聘对象的工作能力、心理素质、技能水平、动手能力、工作态度等综合素质变得更为关注和青睐，人才的需求标准和评价更为多元。而传统的学生档案却远远无法满足用人单位评聘人才的要求，还停留在记录学业成绩、奖惩情况、体检报告等简单的内容上，忽略了经济形势转变过程中用人单位对人才需求的变化，这使得学生档案的参考价值和凭证作用大幅度降低，甚至被忽略。要改变这一状况，必须从学生档案的丰富性入手，充实学生档案内容，将用人单位关注的学习能力、技能水平、品德修养、诚信状态、人格健康状况、社会实践经历等信息融入学生档案中去，充分发挥这一纪实性载体对学生本人的在校期间表现的正向引导作用和行为约束作用，增强学生档案的查考功能和凭证作用，为客观展示和评价大学生在校期间的表现提供依据。

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