浅谈以卓越绩效模式推进企业信息工作

焦克强,宋文祥

(邢台钢铁有限责任公司,河北邢台054027)

浅谈以卓越绩效模式推进企业信息工作

焦克强,宋文祥

(邢台钢铁有限责任公司,河北邢台054027)

信息工作作为公司办公室的一项职能工作越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段,只有充分认识信息、大量拥有信息、准确利用信息,才能把握机遇驾驭企业的自身命运,因此,信息工作直接影响到企业中心工作和发展大局,是企业软实力的体现。以下主要阐述邢钢导入卓越绩效模式,推进信息工作的主要做法及效果,并对今后工作改进提出思考建议。

信息;卓越绩效

1 信息工作重要性

信息,是事物存在的方式或运动的状态,以及这种存在的方式或运动状态的直接或间接的表述。信息不是事物本身,而是由事物发出并表征事物的性质及运行状态的信号、消息、情报、指令、数据中所包含的内容。

随着市场经济的发展,企业间的竞争日益激烈,在企业生产经营实践中,人们越来越认识到信息的作用,视之为“无形的财富”。一条有价值的信息救活一个企业的例子比比皆是,而忽视信息,盲目生产经营造成库存积压,资金无法周转致使企业走投无路,甚至濒临倒闭的情况也不鲜见。诸多事实和实践说明,信息是企业活动的神经,是经营者成功决策的依据,企业经营就是靠信息来提高对外界变化的适应能力,信息已经成为经济发展中与资金、劳动力一样重要的宝贵财富。因此,只有科学地管理和使用信息,把信息作为一种战略资源加以开发和利用,才能够把握机遇,驾驭企业自身的命运。

2 邢钢信息工作现状

邢钢自2010年全面导入卓越绩效模式,逐步认识到信息作为企业的又一种主要资源的重要性,通过运用先进的管理思想与管理方法,不断提高信息管理工作水平,及时有效利用信息,不断改善经营管理,有效支撑了公司战略落地与执行,取得了一定成效。突出反映在以下两个方面:一是信息收集的常态化、制度化,有效支撑战略分析的客观、科学,为战略部署、战略监测和战略调整提供了依据。二是利用公司内网搭建了完整的信息收集、分析、传递和共享的平台,信息载体更趋多元化,信息总量有较大提升,不仅为公司提供可靠的管理决策支持,还帮助员工、供方和合作伙伴及时获取所需信息。三是结合卓越绩效标准内容,理顺信息管理体制并不断完善改进,实现内外部信息工作高效一体化,促进了公司管理效率的提升,增强了企业发展软实力。

3 主要工作做法

3.1 建立《信息管理制度》

围绕公司战略、结合过程管理制定了《信息管理制度》,分析支持公司战略和经营管理的关键因素以及公司内部各层级对信息的需求。对信息进行分类管理,明确内部信息包括公司行政信息、财务信息、市场信息、生产信息、科研信息和其他内部业务信息等;外部信息包括政策信息、行业信息、客户信息、销售信息、竞争对手信息等,确定了内部信息和外部信息的归口管理责任部门。同时,对内、外部信息的收集、传递、加工、分析、利用等各环节提出了具体管理要求。比如:战略信息分析,要求各单位根据公司发展战略需要,将收集到的内、外部信息进行分析整合,每季度进行一次战略信息分析报公司战略管理办公室,为各层级的决策和管理提供支持。

《信息管理制度》的建立,为有效收集、分析和整合利用公司内、外部信息,提供了管理依据。

3.2 科学识别和开发信息源

(1)信息源的识别

组织各二级单位、部室对公司信息流进行分析汇总,确定在生产经营活动、研发活动和其他一切活动中所产生或借以获得的信息,识别出公司信息源主要包括来自企业内部研发、供应、生产、销售等各个流程和企业外部的政府机构、行业协会、技术研究机构、专业杂志、调查公司等。并对信息源进行归类整理,明确了信息收集及传递渠道,比如:公司标杆、竞争对手信息,能为公司生产经营提供决策支持,主要服务对象是高、中、基层管理人员,信息的收集传递渠道有网络、报刊、咨询机构、会议、交流、走访等,见表1。

对公司所需信息源进行分类识别,为信息源的开发和使用提供了基础。

(2)信息源的开发

公司逐步健全了信息工作机制,基本形成两级管理体系,所谓“两级管理体系”,就是公司级和各二级单位、部室两级信息员工作网络。公司设有专门的信息员,各部室也配备了专、兼职信息员,炼钢厂、线材厂等一些大的二级单位还有自己的信息员工作网络,为企业信息收集、编辑、发布创造了有利条件。

目前,公司设立的专职内部信息员有23位,主要负责收集编辑公司内部生产经营、工作动态等信息;在外部信息收集上,除专业部室对口负责收集外部信息以外,公司还建立完善了企业竞争情报体系,成立了竞争对手信息收集小组,由公司办公室牵头,负责日常收集公司竞争对手及标杆企业的信息资料。

表1 信息源分类表

为调动信息员的工作积极性,公司办公室每季公示各单位竞争对手信息收集上报情况;每半年公示内网信息发布情况;每年度对各单位信息收集上报及内网发布情况进行评比,对优秀信息员进行通报表彰。

3.3 稳定各种渠道,确保数据和信息的获取和共享

公司不断拓展和稳定各种信息渠道,信息收集渠道主要分为购买信息、非购买信息两种。购买信息主要包括各单位加入协会、学会及其专业分会获取的信息,购买的专业网站信息,征订的专业报刊、书籍光盘等;非购买信息主要包括网络、媒体信息、业务交流信息、调查咨询信息等。每年初公司办公室将各单位购买信息明细进行汇总公示,供大家共享信息渠道,今年公司购买信息共25项,各单位征订的各类报刊近150种,总计费用约40万元,加入协会学会53家,共计费用50余万元。

公司通过不同渠道定期收集内部、供方及合作伙伴所需信息,并通过信息共享平台,确保组织获得和提供所需的数据和信息。内部员工所需信息通过公司ERP-NC系统、内网系统、OA系统等平台获取,合作伙伴、供方、顾客通过公司外网系统、邢钢经销网系统、邮件系统、400电话等平台获取,见表2。

表2 依据不同需求建立信息平台系统

3.4 形成增值信息,最终为公司决策服务。

作为企业,只有建立高效系统的信息管理机制,从内部和外部环境中搜集各种信息,并加以分析、处理,最终形成增值信息,才能准确可靠地做出决策。邢钢制定并有效运行《信息管理制度》,明确日常信息搜集范围及要求,公司专、兼职信息员通过不同渠道及时收集信息,根据收集到信息与公司战略和经营的相关程度,进行识别和分类,并将与经营、顾客与市场、生产等关联程度高的信息,通过公司商务智能系统、ERP管理系统等信息化系统转化为企业可用的对比分析信息;政策、行业等信息及时在OA系统和公司内网上发布,为公司提供可靠的管理决策支持。比如:围绕战略分析进行外部环境信息收集, 2014年公司共收集整理相关文件、报告500余项,内网“信息参考”信息1 000余篇,竞争对手、标杆企业信息近400篇,内部期刊《信息精编》47期;战略九大关键成功因素(人力资源、财务、基础管理、采购供应、技术、营销、生产、装备设施、物流)内部信息,主要由各职能部室提供专业报表、总结分析、专业报告等,大量的数据和信息支撑了公司战略有效执行。

4 信息工作存在的不足

(1)外部信息来源渠道不流畅。在外部信息收集上,公司成立了竞争对手信息收集小组,配备了兼职信息员,但能够真正掌握业务范围内一手资料的往往是一线工作人员而不是兼职信息收集人员,他们往往忙于业务或其他工作,虽然掌握有第一手的信息资料,却不注重信息的整理与报送,造成了信息资源的严重浪费。分析原因主要是态度问题,参与意识不强,对信息工作的重要性没有充分认识,信息工作没有与其他业务工作同部署、同进行、同考核,导致有的部门信息报送渠道不畅,信息挖掘深度不够,数量少。

(2)内部信息质量不高。公司内部信息采集,很大程度上依赖各二级单位部室的办公室提供的信息。办公室的兼职信息员额外工作过多,除了从事信息工作外,还担负着大量的其他工作任务,往往兼调研、信息、统计甚至是新闻等数项工作于一身,这在一定程度上影响了他们分配在信息工作上的时间和精力。还有,就是对信息工作的性质理解不清,混淆信息与宣传的界限,把信息情报工作理解为自我吹捧的宣传;混淆信息与调研的界限,不能将调研结果转化为信息。

(3)信息共享利用不能满足个性化需求。公司具有较好的信息化建设基础,注重信息系统建设投入,但也存在信息孤岛。比如:在信息共享利用上,外部信息转载主要是依托内网平台“信息参考”栏目;内部信息发布到内网“公司动态”、“生产运营”、“技术园地”等相应栏目;但同时公司OA协同办公系统、商务智能系统也存在大量价值信息,如何将这些信息进行整合,并与公文流转系统链接,实现信息零级共享、源头管理、系统管理,使公司决策者打开共享系统,能够方便快捷看到自己待办的工作和关注的信息,实现信息个性化服务,有待思考解决。

5 工作改进思路及建议

(1)完善《信息管理制度》,建立健全信息管理机制。一是强化全员参与意识和对信息工作重视程度,拓宽信息源,保持通畅的信息采编渠道。把信息的触角延伸到公司各部门、各岗位,发挥各部门的整体合力,通过全员积极参与,使信息编报从题目拟定、素材挖掘、分析加工到发布、传递等各方面都做到有序运转。二是建立定期培训交流学习制度,提高专兼职信息工作人员的业务水平。同时从事信息工作的人员还应加强与各部门信息员的联系沟通,确保重要信息不被漏报或迟报。三是采用奖励机制调动信息人员工作热情。

(2)建立信息质量评价体系,提高信息工作质量。目前各单位信息员上报内网的信息,仅按信息发布量进行统计公示并作为考核依据,这样可能存在有的信息员只求信息数量而忽视信息质量的情况,为提高信息员上报信息的质量,通过调研,可考虑采用信息“折合篇数”(或“评分等级”)的方式对上报信息的质量进行评价。

(3)利用现代化信息技术有效地开发和利用信息资源,提升信息共享应用效能,应用先进的信息分析方法,提高信息利用效果。可学习借鉴信息工作效果突出单位的经验做法,拓宽我公司信息工作思路。

Discussion on the Performance Excellence Mode to Promote the Business Enterprise Information Work

JIAO Ke-qiang,SONG Wen-xiang

(Xingtai Iron and Steel Corp.,Ltd.,Xingtai 054027 Hebei,China)

Information as a function in the company office work increasingly become leaders at all levels to understand situation,grasp the trend,make plans,scientific decision-making,promote the important means of work,only fully understand the information,a lot of information,the use of information accurately,to grasp the opportunity to manage the enterprise's own fate,as a result,information work directly affect the enterprise center work and development,is the embodiment of the enterprise soft power.This paper mainly expounds the xingang import performance excellence model,the main methods and the effect of advance information work and puts forward Suggestions for future work to improve.

information,performance excellence

1001-5108(2016)04-0085-05

TN915

A

焦克强,工程师,主要从事网站及信息管理工作。