中小企业销售环节内控制度的构建与评估

孙晓鸣

摘要：对于中小企业而言，销售是其实现利润的最终环节，是保证企业生存和发展的重要手段，但如果企业只以提高销售业绩为目标，而缺乏良好的内控控制企业风险，将对企业的长远发展造成不利的影响。本文针对中小企业销售环节中存在的内控问题，构建了中小企业销售环节内控制度和评估体系，以保证企业运营的良好效率和效益。

关键词：中小企业 销售环节 内控制度 评估

在现代商业环境竞争中，中小企业要想获得优势，已经不能采取传统意义上的恶意降低产品价格的方式。中小企业想要提升自身的发展能力、提高在市场上的适应能力和竞争能力，则必须构建完善的销售内控制度，如何加强其管理，是中小企业非常关注的问题。因此，加强对销售环节的内部控制和评价，规避风险，防患于未然，对保障企业运营的效率和效果是非常重要的。

一、中小企业销售环节内控存在的问题

（一）缺乏销售价格的管理

中小企业由于为了节约成本等因素大多缺乏完整的销售计划和销售价格体系，或是销售计划与销售价格体系执行不到位，在价格体系制定的时候缺少与财务部门的协调，价格折扣和折让缺乏控制，致使竞争对手或客户获取了需要保密的信息。

（二）合同签订缺乏规范

在实际执行中，部分中小企业因为法律意识缺乏，在合同的签订过程中往往不考虑细节问题，对双方或多方的权利义务界定不清，合同文本的撰写也不够规范，这影响了合同本身的效力，也容易引起经济纠纷。一旦发生上述情况，则企业的销售必然直接受到影响，进而影响企业利润，甚至会使企业声誉受损。

（三）发货管理存在漏洞

由于发货的过程涉及到销售、财务、仓储、运输等多个部门，造成了很多企业再发货过程中，由于信息传递失误或者库存管理不善而造成发货错误或混乱。具体表现在遭遇欺诈提货；发货未经授权审批；发货不符合信用政策；发货延迟；重复发货或是发给错误的客户；未留提货人签收证据等。

（四）应收账款回收难度大

应收账款的回收是保证企业流动资金充足的重要保证，而在具体实施过程往往因为在应收账款产生初期没有对销售客户的资信情况进行认真审查，导致坏账比例增加，具体表现为，缺乏信用评价标准或信用标准判断失误；信用条件的发放主依靠销售经理的主观判断作出；应收账款后期会计处理工作跟不上；未采取恰当催收措施；缺乏合理的奖惩制度。

（五）整个业务流程不相容职责未有效规避

销售业务流程中有很多职责不可兼容，这些职责如果不分离就可能导致舞弊现象的发生，具体表现有：销售订单或合同的签订与审批不分离；销售业务执行与信用控制不分离；接受客户定单与最后核准付款不分离；客户对账与销售业务执行不分离；发货通知的编制与执行存货的提取不分离；填制发票与承担发票的复核工作不分离；办理退货实物验收工作与退货账务记录工作不分离等。

二、中小企业销售环节内控制度的构建

（一）优化销售环节的内控环境

内部环境对企业实施内控的至关重要，也是企业执行内部控制的保障条件。内部控制的整体效果直接受企业销售环内部控制环境好坏的影响，销售人员的职业素质和业务能力的提高也需要优化企业的内控环境，从而保证更好地发挥工作职能。同时也必须注意到销售业务流程是否规范，相关部门的设置是否合理，人员的分工是否采取权责分离，例如销售业务人员不能接触销售货款。

（二）销售定价的控制

销售定价会直接影响企业利润，定价失误会使轻则减少利润，重则会减少企业市场竞争力，销售定价的控制主要有：

（1）综合考虑企业产品的生产成本、销售成本、管理成本，并参考市场同类产品的定价，做出正确的定价策略。

（2）在产品投入市场前确定销售价格，同时，根据市场的变化调整产品价格。

（3）商业信用的执行需要相关责任领导批准，然后还要进行市场调研，判断折扣是否对企业有利，并给往后的折扣政策提供参考。

（三）对订单及合同的控制

销售部门应将业务谈判、合同订立、合同审批、销售运行四个环节进行分离，建立一套规范化的销售合同管理制度。销售人员首先应对订单进行审核与记录，之后应对客户进行的累计的信用评级，当客户累计的信用等级上升后，经上级批准，可给予一定的商业信用。对于新客户、普通客户和信用不是很高的客户，可以不给予分期或延期付款信用，若其每次还款情况均良好，则可提升信贷额度，反之则降低，任何赊销订单都需要信用部门或相应授权人批准方可通过。另外，应该建立合同审计制度，通过内部审计可以使减少合同风险的发生，从而达到理想的销售结果。

（四）销售通知单与销售发票的控制

企业销售部门应当按照经批准的销售合同，向发货部门下达销售通知单，同时编制销售发票通知单，并经审批后下达给财务部门，由财务部门或经授权的有关部门在开具销售发票前对客户信用情况及实际出库记录凭证进行审查无误后，根据销售发票通知单向客户开出销售发票。

销售发票的控制主要有以下几点，一是授权控制，二是制定发票管理和领用制度，三是依据控制，四是复核控制，五是发票总额控制，六是使用和保留连续编号的发票，含己作废的发票。

（五）信用与应收账款管理

（1）建立信用标准。首先制定客户信用调查表；其次根据客户信用调查表的内容确定客户信用状况，然后进行信用评级，判断信用的大小，最后决定是否给予信用政策。

（2）确立信用额度。信用额度需要定期动态评估，时常检查，做必要的变动。

（3）确定信用条件。信用条件主要包括信用期间和现金折扣两个方面，在确定信用期间长短和现金折扣大小时，要考虑现金折扣成本的大小，如果现金折扣成本大于因使用信用条件带来的收益，则应放弃该信用条件。

（4）分析应收账款账龄。首先编制应收账款回收情况表，其次从回收情况表提取有关数据，编制应收账款账龄分析表，借以了解应收账款在各个顾客之间的金额分布情况及其拖欠时间的长短，对不同的顾客可酌情作出采取放宽或紧缩商业信用政策，并可作为衡量负责收款部门和资信部门工作效率的依据。

（5）制订收账政策。以“谁经办、谁追款，谁审批、谁负责”的原则，催收各项应收款，对不同的客户所欠款项应采取不同的收款方法，例如对信用好的客户和新增加的资信度较好的客户，即使暂时超期，在催收时不需要过多地打扰，以免将来失去这客户。

（6）建立坏账准备制度。建立坏账准备金制度，每期提取一定比例的坏账准备金，对无力用现金偿还债务而需要以物抵债的，应把握抹账原则。

（六）提高内部销售信息的传递效率

大部分的中小企业的信息化水平还较低，甚至很多企业未引进ERP系统，这样很难跟上现代信息技术的迅猛发展的步伐，使得企业的销售信息在企业内部的传递效率过低。因此，中小企业必须加速发展信息化，提高销售信息传递的多样化和快速性，拓展销售信息传递的渠道，并保证这些信息在传递的过程中不发生失真等意外情况，以便让销售信息能够在企业内部顺利流通与共享。

中小企业销售环节内控流程图如下所示：

三、建立销售业务内部控制评估体系

要对销售业务环节进行风险评估，首先是识别风险、然后是对风险进行分析，最后对风险采取相对应的措施。风险评估的两大要素是评估事件发生的概率和可能随之可能产生的影响程度。风险分析中，企业可以根据对风险的容忍程度和具体情况，设计风险评估表，根据金额大小和发生频率判断风险的高低，然后决定采用相应的控制措施。也可以可以根据具体的事项，历史发生的概率，自己的经验，进行主观的判断，选择控制点，进行控制。

当中小企业发展到一定程度时，必须要有规范的销售内控制度，对销售的各个环节进行控制，各部门与人员之间相互约束，相互监督，降低个人情感与主观判断，才能使企业经营风险与成本降到最低，达到企业效益最大化。当然，最关键问题是内控制度建立后的执行，否则等于一纸空文。

参考文献：

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