电子文件与电子档案的管理问题与对策

◎李晓琨

电子文件与电子档案的管理问题与对策

◎李晓琨

在信息管理工作中，电子文件与电子档案管理十分重要，同时，在科学技术发展的背景下，计算机技术的应用也更加广泛，因而，电子文件应用普及。在这种情况下，电子档案管理也逐渐成为人们日常生活生活中不可或缺的内容。为此，文章将电子文件和电子档案作为研究重点，重点阐述了相关的管理问题，以供参考。

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由PC机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网络的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。

综上所述，电子文件与电子档案的应用具有不可比拟的优势，但是，在科学技术快速发展的背景下，档案管理工作模式也随之发生了改变。由于电子文件与档案管理的复杂性，所以，必须要采取有效的管理策略，才能够确保管理工作的进一步发展。

（作者单位：青岛市第五人民医院）