央企办公室精细化管理的必要性及其实施

周 丽

(广西电网有限责任公司玉林供电局，广西 玉林 537000)

习近平总书记在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》中指出，要发挥办公室的整体效能，权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办；沟通上下左右，做到上情下达、内外有别，使各项工作有条不紊地进行。实施精细化管理，是提升办公室效能的关键。

1 精细化管理的必要性：时代发展的要求

精细化管理是我国企业管理实践的必经之路，是真正落实科学发展观的具体体现。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家(日本20世纪50年代)的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。精细化管理的过程就是将管理责任具体化、明确化的过程，也是每一个管理者的责任到岗、到位、尽职的过程。

2 精细化管理的内涵

2.1 不断学习是实现精细化管理的第一源泉

非学无以立德，非学无以广才，非学无以成事。改革需要智慧，创新需要本事，智慧和本事都来源于学习。事有所成，必是学有所成。不学习就没有前途，不学习就不能与众不同，不可能实现又好又快发展。要大力倡导学习的风气，强调与时俱进地学习。首先是要学习党的理论、路线、方针、政策，同时要学些哲学，明方向，提层次，升境界，用以指导工作；其次是要学业务、学技术、学管理，学习国内外先进企业的经验、先进的管理、先进的技术，提高自主创新的能力；第三要学习修身养性的知识，丰富涵养，净化心灵，提高境界，廉洁自律，做一个有知识、有品位、有层次、负责任的人。

2.2 不断实践是实现精细化管理的不竭动力

要理论联系实践。在实践中学习，在学习中实践，循环往复，经常总结交流工作中的得失，善于发扬已有成功经验，补足和改正工作中的不足与疏漏，使办公室工作不落俗套，每走一步都有一个进步。管理水平的提高需要上下联动，需要我们不断地实践，特别是按照上级指明的方向、目标和任务来开展丰富的持续有效的实践活动，并通过这些实践活动来实现并检验工作管理的“转变”。

2.3 不断精细是实现精细化管理的必由之路

精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。精细化管理的特征，可以用精、准、细、严四个字来概括。精：精是做精，精益求精，追求最好，不仅把产品做精，也把服务和管理工作做到极致，挑战极限；准：准是准确的信息与决策，准确的数据与计量，准确的时间衔接和正确的工作方法；细：工作细化、管理细化特别是执行细化；严：严是严格控制偏差，严格执行标准和制度。由此可见，要实现工作管理由粗到细的转变，不断实施精细化管理、不断拓展精细化管理的领域是必由之路。

3 办公室精细化管理实施过程

办公室的六大职能即指导、管理、参谋、服务、协调、监督，乍听起来，除了服务和管理，其余都是“虚”的多。实际上，就目前我局办公室工作而言，却是“实实在在”的：公文处理、文稿撰写、会议纪要、办公电话、网络OA、信息宣传、打字文印、办公用品、报纸杂志、来信来访、机要保密、会议会务、食宿接待、档案收存、图书阅览等等，达二三十项之多，都是需要人、财、物、时间等资源来运作的。这些业务运作的过程就是体现指导、管理、参谋、服务、协调、监督职能的过程。虽然工作面、点是“林林总总”，但工作管理和质量却不能“林林总总”，要体现章法、规则，更要体现精细化，这样才能真正落实“指导、管理、参谋、服务、协调、监督”六大神圣职能。精细化管理有很多要求、指标、表单，这里不一一列出，本人仅就管理所及和思想水平所及，提出一些想法和做法，以期在与时俱进、坚持不懈的“认识—实践—认识”的不断循环中逐步实现办公室工作管理由粗向细转变。

3.1 进一步加强员工培训和教育

“工欲善其事”，不仅要“必先利其器”，更重要的是要“利其人”。企业无论怎样信息化、标准化，工作都是需要“人”去实现的。人力资源是第一资源。因而，首先要通过不断的长期的教育、培训，开发好人力资源，培养好人力资源，使其成为“优质资源”、“优良资产”。教育和培训要注意几点：一是“舍得”，要舍得安排员工到局层面和局外部去培训学习，特别是到上一级对口专业部门挂职、观摩、锻炼学习，不要强调工作忙、走不开而放弃员工出去培训的机会；二是“学得”，要有意识地鼓励员工有针对性地多学习、多读书、多思考、多动笔，开展各种形式的主题读书活动，不久前我局开展的局庆二十五周年征文活动就是很好的方式和载体；三是“贯得”，就是要开好每周的部务会，有计划、有目的、有步骤的向员工宣贯标准、制度、上级文件和会议精神，讲评工作得失特别是大型工作实践活动之后的工作得失，让员工在共享、评价过程中教育自己、提高自己；四是“用得”，要大胆的有意识的给员工压担子，使其在实践、运用、工作的过程中自己教育自己，自己培训自己，不断提高自身水平和能力。

3.2 进一步开展办公室清洁工程

进入某个办公室，桌面一堆堆、柜内一沓沓、地面一摊摊、缸桶一把把，琳琅满目，又脏又乱，这样的办公环境会给人一个什么印象呢？首先是压抑不爽，其次是管理混乱。管理精细化请从“清洁工程”开始！俗话说，一室不扫，何以扫天下？不耕好自己的一亩三分地，又怎样去管好“社会主义广阔大天地”？办公室各个办公点按5S管理的要求开展“整理、整顿、清扫、清洁、习惯”活动，不仅仅是“清洁”二字问题，而是“打破旧思维、旧习惯，建立新思维、新习惯”的问题，是政治和修养的问题。

3.3 进一步完善岗位使用手册

现在我们每一个岗位都有工作标准，关键业务都有管理标准、技术标准和作业指导书，三大标准体系的建立对于加强管理是十分重要和有效的。但是，目前的工作标准都是比较简单的，只是一般化地明确了职责、上岗条件、方法内容、考核等内容，远远达不到“手册”(即使是“简明手册”或“快速索引手册”)的要求。因此，我们要像“手机使用手册”一样建立岗位使用手册，手册只针对岗位而不针对人，使得人人对照手册可操作，乃至可工作。这就要求手册的操作性强，即对每个岗位按业务、按流程、按步骤列出操作内容、标准要求、注意事项和相邻岗位的关系，体现关键业务作业指导书的要求甚至高于它、细于它、可操作性强于它。

3.4 进一步健全绩效管理体系

办公室工作点多面广，仅凭一个月甚至一个季度的绩效考核，起不到加强和细化管理的作用，而且考核只是结果性的，对于过程性的甚至是“中间隐蔽工程”如果没有实时性的监管措施，很容易留下隐患。因此，要建立健全工作巡查制度，管理人员根据标准、规范、制度的要求开展定期不定期的、明的暗的巡视、检查、监督，遇到违规违章现象，则采用工作凭单方式，像交警处理违章开罚单一样，开单留凭，到开展季度绩效考核时一并考核，同时实时地有针对性地及时采取得力措施督促整改存在问题以防止隐患积留。

3.5 进一步加强信息化和标准化工作

对于已经信息化的，如局内网络、OA系统、档案系统等，要加强维护和管理，积极开展技改、功能和潜力挖掘工作，使这些信息系统能够健康、高效的运作，甚至能够创造增值服务。对于没有信息化的，如办公用品管理、档案一些子系统、一些费用管理和分析等，有条件信息化的要及时争取进行信息化，没有条件信息化的要建立规范性表单开展分析和管理。对于工作标准和岗位手册，没有形成标准体系的，要积极、及时建立标准，指导实践；已经建立了标准的，不能认为已经“毕其功于一役”，要结合结构变化、职责变动、内涵丰富、功能延伸等实际进行滚动修编，以利于更好地指导工作实践活动。

[1] 习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[Z].1990.

[2] 汪中求.细节决定成败Ⅱ[M].北京：新华出版社，2012.