房地产企业档案信息资源建设与整合策略
——以陕西金泰恒业房地产有限公司为例

文/魏绒芳

房地产企业档案信息资源建设与整合策略
——以陕西金泰恒业房地产有限公司为例

文/魏绒芳

日前，陕西省出台了《陕西省档案事业发展“十三五”规划》，提出了“创新、协调、绿色、开放、共享”五个发展理念，确立了档案事业信息化的发展目标和指导思想，确立了企事业单位建设数字档案室的要求,为房地产企业建设数字档案室指明了方向。互联网、大数据已成为社会发展的大趋势，企业档案工作应创新思路，积极推进档案信息化建设，创新服务机制，实现企业内部信息资源的共享

房地产企业档案是房地产企业生产经营活动的真实记录，是房地产企业宝贵的信息资源。它承担着“记录历史、服务现实”的使命。随着公司的发展和集团化管理运营模式的加强，本地和异地员工对档案信息的需求量日益增长。如何开发档案信息资源，更好地为公司及子公司项目建设、运营管理服务，最大限度地实现公司及分、子公司之间档案信息资源的共享和有效利用，是近几年公司档案工作者思考和着手在做的一项重要工作。

一、当前企业档案资源管理中的问题

（一）分散的档案管理模式不利于利用

陕西金泰恒业房地产有限公司为大型集团化房地产公司，下设三个项目公司、三个全资子公司、一个分公司、三个控投公司。集团总部、全资子公司、控投公司、分子公司各自建有自己的档案室，档案资料采用相对集中的管理模式，但从整个集团系统的档案管理来看，是分散管理，不利于档案信息资源的统一管理。另一方面，档案查询利用审批流程复杂。房地产企业总部、分、子公司档案交互利用主要为审批报建及部分生产技术人员和管理人员，这部分员工借阅利用多为机密重要文件，而重要文件的利用审批程序繁杂。目前通过数据库进行网上查阅电子档案的权限仅限于公司内部员工，不对外部员工开放，包括分、子公司之间，分、子公司员工如需利用公司总部档案（包括纸质档案和电子档案），需要经过分、子公司二层审批，总部领导三级审批签字同意，审批程序繁杂。有些利用者嫌麻烦便放弃了，来利用的员工也是抱怨不已，同时利用地点也限制在档案室查阅，复印、利用数量有限，导致利用率低下，不利于工作。

（二）档案资源管理模式与集团化管控不相匹配

目前集团化的管控模式是项目前期可行性论证、土地的获取、报批报建、勘察设计、招投标、合同会签、工程监管等绝大部分职责在公司总部。这些阶段性工作完成后，形成的与各分、子公司相关的档案资料要按时移交给各分、子公司档案室，各分子公司自行保管。这种分散的档案管理模式已不适应集团化管控需求，不利于集团公司的长远发展；同时，档案人员分散在各分子公司，不利于集团总部统一管理和指导；分散的档案管理模式不利于公司档案管理系统的集成使用，会造成系统资源的重复投资。因此，迫切需要集团公司整合档案信息资源，统一部署集团系统内档案工作。

二、整合档案信息资源带来的优势

（一）集成档案管理软硬件设施，节省人员和资金

档案实体和档案信息资源整合后，一方面压缩了档案管理人员，有利于近距离指导档案人员，能快速提高档案人员业务素质和工作技能；一方面能有效利用公司总部已使用的档案管理系统、电子文件归档管理系统和数字化设施及公司目前正在运行的各管理系统，在集团公司建立数字档案室，各分公司可以充分利用局域网平台、通过VPN加密访问集团公司数字档室，完成网络归档、查询等应用，节省了各分子公司建立数字档案室购买软件、服务器成本及数字档案室的维护成本。避免在信息化建设中重复投资，节省资金。对公司目前正在运行的OA办公系统、销售管理系统、财务管理系统等，应与本单位数字档案管理系统之间建立接口；正在规划、尚未实施的业务系统在规划设计时，档案部门应提前介入，将档案工作要求纳入流程管理。使后续的业务系统更加合理、高效。

（二）有效提高工作效率和利用效率

整合档案实体和档案信息资源，建立数字档案室，统一管理集团系统内档案信息资源，实现文档一体化管理，建立共同的用户群（集团系统内员工），建立集团系统内一站式的档案利用服务平台，集团与分、子公司之间互相兼容，通过网络平台、远程存取、在线传递，快速获取信息，节省了时间，提高了工作效率和利用效率。同时减少对原始档案的磨损，从而产生经济效益和社会效益，充分发挥档案的价值。

（三）有利于档案规范化管理，档案安全更有保障

集团总部通过了陕西省档案工作目标管理AAA认证，管理规范，档案保管条件好，档案管理设施配置齐全，档案库房面积充足，档案人员业务素质高。而分、子公司多为临时租赁房，档案保管条件差，档案人员多为兼职，业务能力较差。档案信息资源整合后，档案实体和档案信息安全有了保障，有利于档案规范化管理。

三、档案信息资源建设的途径

加强档案信息资源的建设与整合，应从以下几个方面入手。

（一）加强档案收集过程控制，加强档案规范化管理，扩大室藏，为档案信息资源的建设与整合奠定基础

档案工作规范化管理是档案信息资源共享的基础。分、子公司档案信息资源是大数据库信息资源的重要来源。房地产企业集团总部应制定规范的适应整个系统的企业档案移交归档整理办法、分类编号方案及档案收集控制措施。保证档案资料的齐全完整。规范准确，特别是规范档号、题名、卷内信息，保证输入数据库的信息准确无误，便于查询。为实现资源共享奠定数据基础。特别是加强会计档案、电子档案、声像档案、建设项目档案的管理，确保这些涉及部门职能工作、涉及项目建设的档案保质保量移交档案室。依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等业务规范来指导电子档案的整理和移交工作，在日常做好备份、转存等工作，在备份时，注意保存和利用分开，确保电子档案提前于纸制档案及时移交档案室，保证公司档案信息资源的实体安全和信息安全。

目前，室藏档案绝大部分为纸制文书档案、会计档案和项目建设档案，其它门类、载体的档案数量较少。为了保留公司历史，为利用者提供更为丰富、翔实的档案资料，集团系统内档案室及各部门应加强电子档案的收集工作力度，力争使不同门类、不同载体的反映公司历史、文化、项目建设信息的档案资料进入档案室，使档案室成为公司的“博物馆”和“信息库”。

应从以下几个方面加强收集工作：

（1）注重收集上级及省市领导人的题字、题词，视察、检查工作时形成的照片、录音带、录像带、光盘等；

（2）注重收集反映公司重大活动、重大项目、重大事件的电子及纸质档案资料；

（3）本着档案工作服务“生产经营第一线”的指导思想，注重指导整理并收集与项目有关的前期资料及重要的竣工验收资料。

（二）加强室藏档案的开发利用及编研工作

开发利用室藏档案信息资源，是实现档案资源建设与整合的最终目的。应加强档案的编研工作。打破传统的提供利用模式，通过网上论坛、编研资料、结合重大节庆活动拍摄专题片、QQ群、以及区域网设立档案专题栏目等形式，向各分、子公司提供方便、快捷的全方位的利用服务，以利用服务来推动档案信息资源的建设与整合。

（三）培训一支高素质的档案管理人员队伍

档案管理人员既要精通档案管理业务，也要熟悉计算机信息专业知识，这是实现房地产档案管理信息化建设的关键。公司系统应加大人才的培训力度，制订详实的培训计划，结合工作实际进行培训，注重档案人员网络计算机及信息技术的学习和应用，注重档案人员之间的学习和交流，注重学习和实践相结合，注重档案管理规范更新方面知识的学习。

（四）整合档案资源，加强室藏档案信息资源的信息化、数字化建设，共建共享数据库

在集团系统内积极宣传“大档案”意识及资源共享意识。大档案就是整个集团系统的档案资料，不仅仅限制在一个分、子公司，而是通过档案部门和信息部门合作，通过硬件和软件建设，在确保安全的前提下，共享大数据库信息。建立共同的用户群，合作共建数据库，提高档案信息检索服务速度和检出准确率，加强档案资源的深层次开发，从而实现档案的价值。

通过数字化建设与整合，努力构建内容丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明的档案资源结构体系。建立适应企业发展的“数字档案室”，按照统一标准和要求，实施纸制档案数字化。逐步实施室藏档案资源的“两网四库”建设。“两网”即局域网、因特网；“四库”即室藏档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库和多媒体数据库。

1、统筹规划，分步实施

大数据建设是一项系统工程，各分、子公司应互相配合，做好人力、财力、物力方面的支持。在规划总体架构、技术方案时要一步到位，在系统开发、整合方面应为以后留有发展空间，避免后期出现系统集成和到互不兼容问题。

由集团公司办公室建立统一机构负责档案信息资源整合事项，建立由集团总部、各分、子公司档案人员、信息人员、相关技术人员参与的信息资源整合小组，统一规划、统一协调，有计划、分步骤地进行。制定信息化规划及实施方案；制定统一的数据库建设标准及相关制度，建立数据上传与共享机制，使用统一的管理软件，统一的数据库及存储、描述格式、管理模式等。建立一站式的数据建设服务平台，平台设在公司总部。

2、整合方案

首先，是档案实体、人力和设备的整合，档案实体和信息资源同步整合。撤销西安周边分、子公司档案全宗，撤销后的分、子公司组合成一个新的档案全宗。新形成的档案全宗由集团公司进行管理。原档案全宗不变，原各分、子公司档案由集团总部进行接收保管整合，档案实体进行集中统一管理。异地公司（山东、海南、汉中公司）实体不整合，只对数据信息资源进行整合。实体自行保管。

山东、海南、汉中公司各自完善自己的档案管理系统，建立以本单位档案室为中心的信息库，有计划地进行档案数字化工作，整理保存相配套的电子文件目录和纸质目录，重要档案电子文件和纸质文件同时归档保存，为实现室蔵档案信息资源共享打好数据资源基础。

建立数字档案室，定期上传数据到集团总部，实现共享和数据更新。在建立数字档案室的过程中，应优先对使用频率高、利用效果明显的重要文件进行数字化，保证利用需求。同时，有计划地进行专题数据库的建设，比如：领导任职专题数据库、中层干部任职专题数据库、董事会、股东会专题数据库、荣誉专题数据库；建设项目专题数据库等发挥数字档案资源价值。

3、注重安全保密工作

集团和各分子公司应通过硬件和软件建设，保证信息资源的安全，做好防病毒和网络安全保护工作。做到环境、设备和介质等物理安全，严格遵守国家及行业安全保密制度，保证信息的安全，在数字档案资源的接收、整理、传递及利用过程中，保证其运行的安全。

员工通过互联网站和集团内部局域网实现数字档案、实体档案的查询阅读、在线预约、多级审核和查询接待管理，现场利用等；管理员通过身份认证，上网审批、授权管理、数据库设置权限等措施，充分保证数据库数据的安全及针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

档案信息资源建设的最终目的是实现档案信息的集团共享、有效利用。为此，集团总部应统一规划，各分、子公司应采取有效措施，积极配合。加强档案信息资源整合，充分利用已建立的"二网四库"和已建立的文件档案信息共享系统，实现非机密文件档案资源集团内部共享、档案室开放档案信息集团共享，机密档案实行网上审核授权的方式，实现档案信息的最大限度的融合和利用。

（作者单位：陕西金泰恒业房地产有限公司）