完全学分制下高校毕业生成绩单组卷方法谈

文/许行珺

完全学分制下高校毕业生成绩单组卷方法谈

文/许行珺

高校实行完全学分制，同时入校的大学生可能不同期毕业。在弹性学制下，如何将毕业生成绩单组卷引发了高校档案工作者的思考。有档案界同仁提出以学号为支点的组卷方法。根据成绩单组卷实践，作者给出了适合本校的解决方案

目前，我国大多数高校实行的是学年学分制。学年学分制（下文简称学年制）是以“年”为时间单位，统一规划学生的修业年限和学习课程，赋予不同课程一定的学分，计算学业成绩的一种教学管理制度。完全学分制（下文简称学分制）指的是一种把学生修得的总学分作为衡量是否达到毕业标准的教学管理制度。与学年制相比，学分制下学生自由度更大，可以自己选择课程和任课老师、安排自己学业规划、决定自己毕业时间。当然，学生选课也有一定的规定，必须根据本科培养方案的培养目标和毕业要求，完成规定的必修课和相应的选修课，修够毕业要求学分总数，通过毕业答辩方可毕业。学分制给予学生规划自己修业进程的权利，成为高校招生的一个亮点。

一 完全学分制的实行

我校的学分制改革始于2004年。当年，陕西省教育厅正式下发《关于同意西安理工大学参与完全学分制改革试点的函》和《关于同意在西安理工大学进行学分制收费改革试点的通知》。同年秋季我校正式实施学分制改革。学分制给我校带来巨大的机遇和挑战，学校的教学管理的迎来各种新的问题。在解决问题的过程中，学分制改革在我校顺利完成。

二 毕业生成绩单组卷探讨

高校学生的成绩档案，是高校教学和教育效果的记录。它记录了学生在校学习期间各门功课的考试成绩，反映了学生学习的真实状况。在学生毕业后继续深造、就业和申请移民等方面有重要作用。高校毕业生成绩档案数量多，利用效率高，是教学档案管理重要的一部分。实行学分制，同年入学的学生可能因为各自学业规划不同，毕业时间前后不同。鉴于此，学分制下高校毕业生成绩组卷引发了高校档案工作者的思考。其中，朱惠珏在《浅谈高校学生成绩档案组卷方法》（《浙江档案》2001年1期）提出按学号组卷一说，令人耳目一新。

学号组卷法的依据是：学号具有唯一性，学生姓名可能会重名，学校院系、专业可能会有变化，学号与学生个体的一一对应关系永远不变。学号组卷法提出这种组卷的优点：受教育改革影响少，有较强的独立性和可操作性，能保证成绩组卷工作的稳定性和规范性；按入学年组卷，杜绝了名义上以入学年，实际上以毕业年组织档案；保持了卷与卷之间的有机联系，便于快速查档。

根据我校毕业生的实际情况，我们觉得“学号组卷”说值得商榷。首先，学号组卷法在极端情况下成卷时间跨度大。从三年至六年跨四个年度每个毕业期都有可能有毕业生需要插卷，其中还可能出现学生退学、转学甚至学生死亡的情况。有的学生先办理休学，自己出国读书，到休学最后期限再办理退学手续。休学、退学生成绩单教务处是单独管理的，我们也是将退学生成绩单独组卷。他们的性质和毕业生不同，按学号插到一处不合理。学号组卷法延长了组卷的成卷时间，这样组卷的稳定性打了折扣。成卷时间变长，负责成绩档案的工作岗位一旦出现人事变动，在工作交接上可能会产生疏漏，影响组卷质量，影响组卷完整性。一卷档案的成卷时间不宜过长，并且最好由一位档案管理人员负责完成。第二，根据我校的学号编码规则，包含了入学年度、入学专业、专业内顺序号等信息。在一个专业内学号是连续的，不同专业之间学号是跳跃。学号组卷法所说的卷与卷之间的内部联系不存在。第三，根据我们提供查询利用的实践，相当多利用者无法提供学号信息，需要档案管理人员再次查询。

三 毕业生成绩单组卷实践

我校从学年制延续下来的毕业年度－班级组卷方法在学分制下仍旧可行。实行学分制后，我校一个年度毕业的学生分为两期，分别为元月份和七月份。笔者对2010年至2016年期间毕业生的情况做过统计。元月份毕业的学生人数平均120人，其中是提前半年毕业的学生人数平均24人，滞后半年或一年半甚至两年半的学生人数平均96人，提前一年毕业的学生人数平均1人。近年来，我校每年本科毕业生达4000多人，学分制后真正提前毕业的学生相对不多，原来的组卷方法可以延续。

元月份的这一期，在实践中我们曾单独组卷。但是，在查阅利用上发现有不便之处。毕业生利用成绩主要有找工作、补充档案和出国留学等方面的需求。有的毕业生身在外地，有的急用又分不开身，需要委托亲友来馆办理。而受托人对委托人的具体信息不了解，毕业具体是元月份还是七月份不清楚。考虑到同一年度元月份毕业学生人数相对较少，近两年来就将元月份毕业生成绩单插入七月份相应毕业班级组卷。虽然组卷成卷时间延长了半年多，但是这样按年度-班级组卷较为整端，利用者只要报出毕业年度、毕业班级及姓名就可很快查出。

四 组卷的思考

实践是检验真理的唯一标准，任何一种方法是否可行需要接受实践的检验。我校学分制实行十多年来，已经有9届本科毕业生，毕业生成绩单按照年度-班级组卷，组卷方法稳定。档案利用上，也方便可行。

学分制下应用学号组卷的最大弱点在于成卷时间的不确定性，这样不但给组卷工作带来不稳定性，而且给后续的档案数字化工作带来不便。

高校毕业生成绩单利用率较高，尤其是在毕业后的2～3年内。毕业生成绩单是数字化工作的首选档案。成绩单尚未成卷，数字化工作是否进行？不进行，无法享受到数字化档案给利用带来的便捷；进行，数字化工作也要随着插卷不断添加。所以组卷成卷时间的不确定，对数字化档案工作是不利的。

另外，如果某种组卷方法不是利远远大于弊，保持组卷方法的稳定性也是需要考虑的。

以上就是我在实践中的一些思考，希望能够抛砖引玉，与高校档案同仁一起探讨。

（作者单位：西安理工大学档案馆）