信访档案的管理和信息化建设

余深演

宁德市蕉城区信访信息服务中心，福建 宁德 352100



信访档案的管理和信息化建设

余深演

宁德市蕉城区信访信息服务中心，福建 宁德 352100

所谓信访档案是对信访过程进行全纪录的一个过程，具体是指在对社会大众的来信来访进行处理时形成的有参考价值的文字、声像及图表等，进行将其认真保存，其是否完整将直接影响到信访工作的客观公正性，本文主要对信访档案的管理和信息化建设进行分析。

信访档案；管理工作；信息化建设

在新时期的发展背景下，信访档案作为关注社会大众发展动向的重要性参考材料，对国家落实相关工作有着极大的积极作用，而有效展开信访档案的管理工作和信息化建设，不但能帮助信访相关部门进行更好的领导决策，进而与人民群众建立友好密切的关系，还能促进社会经济的稳定发展，为人们的基本权利提供保障。

一、信访档案的特点分析

(一)信访来源具有广泛性

信访档案的收集形成过程中包括各行各业的工作人员和相关机构，如党政机关、司法部门、社会群众及组织团体等，进而导致信访档案的来源具有极大的广泛性特点，既保证信访档案不会受到民族、宗教、年龄及其他社会阶层的影响，还保证了信访档案的公平公正性。

(二)信访档案相关材料的成套性

由于信访相关案件的查询是在规定标准的流程下进行的，这也就决定了信访机构在进行案件的处理时会产生一套完善的文件材料，在信访案件的处理过程中主要包括群众来信来访、领导审批、案件登记、立案交办、材料调查、上交报告及结案等，上述各个环节之间都有着亲密的联系，是一个不可分割的整体结构。因此在进行信访档案的处理时一定要时刻遵循这一原则，保证其互相之间的成套性，从而便于工作人员展开有效保管和处理。

(三)信访档案产生时间的不确定性

通常不同机构在对当年产生的文件资料进行处理完毕时都会将其合理归档，但信访相关材料却无法按照时间标准进行归档，导致这种现象的根本原因在于两点：一是部分信访材料会因为其具有一定的复杂性而处理时间过长甚至超越数年时间；二是一些信访群众由于对处理结果不满意而重复信访，在多年之后重提此案，导致其无法顺利结案。因此为了有效保证信访材料的完整性，相关工作人员一定要将不同时间段产生的同一信访信息放在一个档案中，便于提高工作人员的工作效率。

二、信访档案的具体管理措施应用分析

(一)加强信访档案的收集水平

由于信访档案具有专业业务性较强的特点，因而对信访档案的管理人员要提出严格的标准，要求其掌握充足的档案管理相关内容，便于进行良好的管理工作，而若想提高信访档案的管理水平，首先就要有效落实信访档案的收集工作，各个部门在进行信访案件的处理时，要在规定的时间范围内将处理结果上交信访部门，并且还要对社会群众提供处理审核意见书等，从而将此案件合理终结。然而在处理过程中收集到的相关材料信息大多是保留在业务室等环境，这样一来进行信访档案管理工作时就是不完整的，存在严重的后果，因此一定要将资料信息收集到信访档案中，保证信访档案管理工作的顺利展开。

(二)有效落实信访档案的整理工作

信访档案的整理工作作为信访管理过程中的主要组成部分之一，对于整个档案业务有着至关重要的地位。从档案管理的角度来看，信访档案的整理工作是始终贯穿于各个环节之中。因此相关管理人员一定要严格按照整理原则进行，根据档案形成的独特规律，对信访档案材料、文件之间独有的联系进行研究探讨，进而选择具有一定价值性的案件形成档案，其不但是对历史活动的一种详细记录，同时也是对信访档案保存结果的一种重要反映，需要工作人员在整理时将信访档案严格按照材料性质、年限及保管期限划分，使信访档案管理能更具规范化。

(三)充分认识信访档案存在的重要意义，加强信访工作的规范化服务

由于信访档案具有一定的凭证作用，因而相关行业的自身发展规律对其会产生一定的影响，从信访内容的角度来看，信访档案并不是人们在案件过后所编纂的，而是在案件形成的整个过程中安排专业的工作人员对其详细记录，进而形成真实的参考依据，为信访档案管理工作的顺利进行提供良好的条件。

三、信访档案的信息化建设研究分析

(一)收集详细的电子文件

随着工作自动化形式的逐渐兴起，信访部门出现了大量的电子文件信访现象，这些电子文件将成为信访档案信息化建设的主要内容之一，因此将其按照虚拟化模式进行收集将会为信访档案信息化建设提供良好的工作途径。因此信访相关部门一定要提高自身对电子文件的重视，合理利用各种先进的科学技术来为具体工作提供理论数据。

(二)信访档案纸质材料的数字化

现阶段，信访档案主要是以纸质档案为主，因而若想实现信访档案资源的有效共享，就一定要加强对纸质档案的数字化水平。所谓数字化具体就是指将网络多媒体中的文字、声像及其他信息等积极转变成可以识别的数字化信息，然后将其合理储存在相关设备中。由此可知，针对纸质信访档案进行数字化是信息化建设的重要途径之一。

(三)积极构建合理的信访档案信息数据库

若想构成科学合理的数据档案信息库，主要包括以下几方面内容：信访档案目录、档案文件目录建设、专题档案目录建设及档案信息数据库建设等，进而能够保证信访档案具有健全完善的信息资源，充分落实信访档案的收集和整理工作，使信访案件的资料信息趋于完整，最大限度还原案件的历史真实面貌，进而便于工作人员展开更好的信息化建设。

四、结束语

总而言之，信访档案存在的意义是非常重大的。因此相关工作人员应充分认识到信访档案管理工作的重要性，不断提高档案管理水平，加强信访档案的收集和整理，进而充分发挥出信访档案的价值和作用。同时信访部门还应不断加强信息化建设水平，保证信访档案信息的资源共享，进而为社会经济稳定发展、人民生活水平提供高质量的信息化服务。

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