融入农业科研管理的机构知识库建设模式

任妮++高晓辉++陆学文++戴红君++姜晓宁

doi：10.15889/j.issn.1002-1302.2016.10.125

摘要：针对农业科研机构的科研信息管理中存在着分散建设、重复投入、管理不统一、关联性差等问题，结合机构知识库的建设特点，从农业科研机构的用户需求入手，分析了融入农业科研管理的机构知识库建设的必要性。从标准机制层、数据管理层、系统平台层、用户体验层4层平台描绘分析了农业科研机构知识库建设的框架结构。从组织领导、数据管理、技术支撑、分工协作、考核评价等5个方面，分别探讨了能够促使机构知识库可持续性发展的保障机制。

关键词：机构知识库；农业科研管理；模式研究

中图分类号： G311文献标志码： A文章编号：1002-1302（2016）10-0431-03

收稿日期：2015-12-02

基金项目：江苏省农业科学院基本业务专项[编号：ZX（15）3009]。

作者简介：任妮（1983—），女，山东莱州人，博士研究生，助理研究员，研究方向为信息计量、信息管理和信息安全。E-mail：rn@jaas.ac.cn。

通信作者：陆学文，硕士，正高级会计师，研究方向为财务管理和农业经济与信息。E-mail：xuewen8888@sina.com。网络信息环境下，科研的过程数据和最终成果的数字化水平日益提高，数量越来越多，范围涉及人才、团队、项目、成果、奖励、著作、论文、数据、活动等多种类型。如何长效的整合、保存、管理这些信息，最终实现科研信息的高效利用，是科研管理数字化发展的一大难题。与此同时，开放获取运动的兴起与发展，机构知识库作为一种学术交流与资源共享的新模式应运而生且日益推广。机构知识库（institutional repository，简称IR）又称机构仓储、机构资料库、机构信息库、机构典藏库等，是基于信息化、网络化环境，为方便学术交流而建立的收集、保存、管理本机构及科研人员知识资源的数字化资源库[1]。机构知识库作为机构管理科研成果、传播学术知识、支持全社会创新的重要机制，日益成为知识基础设施的重要部分[2]。科研管理数字化工程中的瓶颈与机构知识库的建设初衷不谋而合，机构知识库的建设不仅可以为科研管理提供支撑服务，还可以在科研评价、科研追踪、科研监管、科研决策及科研创新等功能方面有所拓展[3]。

农业科研机构的科研信息管理中明显存在着分散建置、重复投入、格式不一、关联性差、管理不统一、获取不便捷、利用率不高等问题。而机构知识库的建设可以将分散的科研信息关联管理，实现科研信息最大化共享和持续保存，实现人才培养、学科团队建设全过程跟踪管理和研究分析，实现科研项目从申报立项、开展研究、验收归档、成果产出、示范转化全过程关联展示和推广宣传，搭建起一个对内提升管理和服务、对外扩大影响力和知名度的平台。

纵览目前国内外机构知识库的研究和实践，研究方面已经广泛涉及到背景研究、概念探讨、技术应用、质量控制、知识产权、案例分析、模式研究、机制建设等各个方面[4-11]。实践方面，2015年11月28日，全球在OpenDOAR网站注册的知识库已达2 989个，其中美国470个，英国235个，日本190个，德国177个，中国（不包括台湾地区）仅有42个[12]。我国机构知识库的建设工作起步晚、规模小、数量少，存在政策支持缺乏、开放理念薄弱、建设主体错位、建设质量不高等问题[13-14]。在农业科研系统内，中国农业科学院、中国水产科学院、北京农业科学院等已投入建设本单位的机构知识库且推广应用，但机构知识库的功能仍局限于最基本的信息收集、储存、共享和分析等，融入科研过程、辅助科研创新、支撑科研管理的功能拓展和实践推广尚不成熟。

1农业科研管理对机构知识库的需求分析

机构知识库不仅仅是一个机构知识仓储的平台，更是一个能够多视角、综合性支撑机构科研管理和科研创新的平台。通过调研发现，从农业科研机构中不同人群的视角，对机构知识库的需求侧重点有所不同。

1.1科研人员对机构知识库的需求

1.1.1个人科研成果的保存农业科研人员的科研成果种类繁多、格式互异，包括论文、书稿、报告、试验数据、课件、申报材料、验收材料、专利、标准、音视频资料等各种资源种类和数据格式。个人成果的存储过程中面临着检索利用不便、存储混乱、容易丢失等多种困境。调研发现，65%的科研人员有过找不到自己或本机构成员以前发表或撰写的科研成果的经历。94.6%的科研人员对个人科研成果仅采用计算机或移动硬盘存储的方式保存，存在着因设备故障或丢失而遗失科研成果的风险。72.7%的科研人员对机构知识库建设的主要需求是个人科研成果的长期保存。

1.1.2个人科研成果的展示、传播和共享目前，农业科研人员的科研成果主要还是通过公开发表的形式进行展示、传播和共享。一方面缺少集中展示、主动传播和交流共享的平台，另一方面还有大量成果类型缺乏公开发表的渠道。调研中有81.6%的科研人员表示希望通过机构知识库促进机构或个人知识成果共享，提升成果的可见度和利用率。75.6% 的科研人员表示希望通过机构知识库扩大个人或机构成果影响力，提高机构和科研人员的声望。其中，科研人员对期刊论文（78.7%）、学位论文（65.7%）、研究报告（63.2%）、专利标准（54.3%）的共享需求最高，而其中主要集中于公开发表、受知识产权保护的资源类型。对个人科研成果的展示、传播和共享是科研人员视角下机构知识库的另一重要功能。

1.2科研管理人员对机构知识库的需求

1.2.1机构知识资产的管理在农业科研机构，科研成果源于职务工作，属于机构的知识资产。现实中大部分科研成果尤其是科研数据、音视频资料等未公开发表的成果产出掌握在研究室、项目组、实验室甚至科研人员手中，而这些成果常常随着项目的结题、人员的流动而丢失或转移，在机构知识资产的收集、组织、保存、传承等管理过程中存在严重的漏洞。调研中发现，所有的科研管理人员都认为机构知识库的建设有利于机构知识资产的管理和传承。同时，而84%的科研人员表示赞同通过机构知识库将机构分散的科研成果统一管理、长期保存和综合利用。

1.2.2科研考核与评价科研考核与评价是科研管理人员的重要职责，每年繁琐、重复的科研成果上报、审核、统计工作不仅周期长，而且信息的准确性和全面性都难以检验，给科研人员和科研管理人员双方都带来沉重的负担。机构知识库可以为从机构、学科、团队、人才等各个视角，从科研生产力、科研影响力、发展趋势、知识结构、研究动态等多方面为科研考核与评价提供准确而全面的数据支撑。同时，机构知识库还可以为人事、知识产权、办公室等其他管理部门的科研成果相关工作提供数据报表。调研中90%以上的科研管理人员认同通过机构知识库来提供科研考核与评价数据的做法。

1.3科研机构管理决策对机构知识库的需求

1.3.1科研战略规划农业科研机构的管理决策者在制定本机构的科研发展战略规划过程中需要对本机构的科研历史、现状、发展历程、优劣势等方方面面有准确的认识，而其中需要大量的统计和分析数据做支撑。机构知识库的建设能够将本机构的成果产出系统科学地存储管理，在此基础上可以根据管理决策者的需要，快速、动态地获取本机构科研工作相关的数据，为管理和决策提供数据支持。

1.3.2机构影响力提升机构的对外影响力和彰显度是管理决策者关心的另一重点问题。开放获取运动为科研成果的宣传、推广和交流提供了机遇，据相关报道，开放获取论文的被引频次约为非开放获取论文的2倍[15]。因此，机构知识库的建设与推广能够将本机构的科研成果集中展示，主动宣传推广，促进机构知识资产的交流和共享，从而提升机构的显示度和影响力。

2融入农业科研管理的机构知识库的功能框架

融入农业科研管理的机构知识库并非一个独立的数据库系统，而是与农业科研机构中的人事、科研、知识产权等科研相关业务系统进行关联交互，实现数据共享。因此，其框架结构需要进行梳理和分析。融入农业科研管理的机构知识库框架结构见图1，整个框架可以分为标准机制层、数据管理层、系统平台层、用户体验层4层平台。

2.1标准机制层

对于机构知识库建设而言，最关键的问题不是技术，而是能确保机构知识库继续健康发展的相关标准和支撑机制等软性措施。因此，标准机制层是整个融入农业科研管理的机构知识库的建设基础。首先，需要研究制定战略决策、组织架构、管理制度、专业技能、工作规范等组织管理机制，为机构知识库建设奠定基础。其次，需要研究制定资源建设流程、信息分类依据、数据结构规范、信息质量控制、技术标准、服务流程和标准等业务运行机制，促进机构知识库的顺利建设和运行。再次，还需要研究制定权限分配、考核激励、权益保护、经费保障、知识产权保护、信息安全管理等保障机制，确保机构知识库的可持续发展；另外，还需要宣传推广、共享原则、权限设置、功能拓展等推广机制，能够最大范围地宣传机构知识库的影响力，拓展共享范围，提高平台数据的利用率。标准机制层是确保机构知识库顺利运行的重要保障措施，但其并非一成不变，而是在系统建设、运行、管理过程中可根据现实情况和需要及时动态进行调整。

2.2数据管理层

数据管理层不仅仅是一个数据输入和输出的简单循环，而是涉及机构知识库建设整个工作流程的重要环节。融入农业科研管理的机构知识库建设的一个重要目标是实现科研工作从申报立项、开展研究、验收归档、成果产出、示范转化全过程的数据关联，并且在数据的采集过程中避免重复输入、格式散乱、管理分散等问题，减轻科研人员在科研数据录入中的负担。目标的实现要求数据管理层能够建立定位清晰、分工明确、过程完善、操作简单的工作流程。

首先，需要明确数据管理层的功能定位，即以融入科研管理、实现共建共享为原则，提高数据采集、整合、传输、统计和共享的效能，提高数据的准确性和全面性。其次，需要确定数据管理层的人员分工、完善优化工作流。机构知识库的数据管理层涉及科研人员、各层级科研管理人员、其他管理人员、服务人员多种类型。各人员之间、各部门之间要严格按照分工协作机制设定操作权限，实现数据录入、提交、审核、反馈、修改、再审核、发布的工作流，确保所有数据的写入来源唯一、准确。

2.3系统平台层

系统平台层是整个机构知识库的核心层，它将数据管理层和用户体验层关联起来，将分散的数据有机整合，实现了从数据到知识的转化。系统平台层包括3个部分：各现有的业务管理系统、机构知识仓储和信息展示平台。其中，机构知识仓储实现数据整合、数据保存、数据管理等功能。信息展示平台则通过读取机构知识仓储中的数据，进行数据挖掘、关联分析、可视化展示，从科研团队、科研人员、科研成果、科研项目、科研经费、成果收益、人员绩效、学科领域等角度提供排名、对比、分布、趋势等直观形象的结果呈现。而机构知识仓储和信息展示平台中的数据与科研、人事等现有的相关科研管理系统对接，及时进行数据交互，能够为科研人员、管理人员提供动态、及时、准确、直观的统计数据，从而真正实现支撑科研、辅助决策的功能。

2.4用户体验层

用户体验层是机构知识库建设成效的试金石，只有得到了用户认可，才能说明机构知识库建设的目标得以实现，也只有得到用户的广泛使用，才能不断地发现问题、提出问题、解决问题，不断地优化系统，实现机构知识库的可持续发展。在用户体验层，（1）要注意倾听用户的需求，以用户为中心，持续地拓展功能、优化流程、规范机制。（2）要注重宣传推广，通过多种手段的宣传推广提高用户对机构知识库的认知度和利用率。（3）要加强对外交流共享，可以通过搜索引擎、数据库平台、机构知识库联盟等多种形式，加强与外界的交流共享，提升本机构科研成果的影响力和展示度。

3融入农业科研管理的机构知识库保障机制

机构知识库的保障机制建设从不同的分类角度、针对不同的单位类型有多达20余种[7，16-17]。针对农业科研管理的大环境，在机构知识库建设之初，笔者建议重点从组织领导、数据管理、技术支撑、分工协作、考核评价5种保障机制进行探讨。

3.1组织领导机制

机构知识库建设是一个机构的知识保护和传播工程。目前，国内外机构知识库建设的主体都是图书馆，然而，对于农业科研机构而言，该项工程涉及研究所、实验室、科研处、人事处、知识产权处、办公室、图书馆、网络中心等科研、管理、服务各类型的部门，图书馆作为一个服务性机构显然难以协调各部门之间的业务协作。最理想的方式是成立由该机构领导牵头的专业化领导小组，由领导小组负责重大事项决策、确定目标计划、明确责任分工，进行监督评审等工作的战略和任务部署。

3.2数据管理机制

对于机构知识库建设而言，数据类型筛选、数据结构定义、元数据定义、资源分类、数据整合、数据加工、数据分析等过程均须要遵循统一的标准和技术规范。其中，科研成果的类型就有研究论文、专著、论文集、研究报告、科技报告、试验数据、软件代码、演示文稿、项目会议资料（幻灯片、文本、音频、视频等）、项目信息（项目申请书、审批书、阶段性报告、结题报告、验收报告等）以及用数字形式表达的想法、观点、经验及诀窍的总结等近20种[3]。在融入农业科研管理的机构知识库建设初期，可以从中筛选如期刊论文、会议论文、专著、学位论文、研究报告、演示文稿等较为成熟的成果类型入手，研究统一数据定义、结构、分类等标准规范。在成熟运用的基础上，再逐步进行成果类型的补充和标准规范的优化完善，从而实现数据管理的统一有序开展。

3.3技术支撑机制

虽然技术问题不是机构知识库建设与运行的难点，但是在系统平台建设之初，必须确认适合本机构科研管理要求的技术方案。目前，机构知识库建设的主流做法是利用开源软件进行定制和扩展性开发，市场上常见开源软件有DSpace、Cspace、Prints、Fedora等多种类型，且每种类型均有自身的应用市场。此时需要结合本机构的软硬件环境、功能需求、数据规模、现有业务系统状况等多种情况进行分析筛选。再者，不仅要考虑与农业科研机构现有的办公系统、科研管理系统、人事管理系统等相关业务系统的兼容性，还要考虑与各系统平台对接时，对机构知识库应用接口、服务封装、数据交换、用户整合等方面的技术规范要求。另外，机构知识库平台应该预留开放的元数据收割接口，支持与开放资源集成揭示系统（例如OpenDOAR）的开放统计与检索接口[7]，以及与文献数据库、OA平台、搜索引擎等其他信息服务系统的开放服务接口。

3.4分工协作机制

融入农业科研管理的机构知识库涉及部门人员类型繁多，合理通畅的分工协作机制是机构知识库有效运转的必要条件。研究所、实验室等研究机构是科研成果的生产者，在机构知识库建设中应该是原始数据的输入者。科研处、人事处、知识产权处、办公室等机关职能部门是科研成果的管理考核者，且作为管理部门，权威性较高，在机构知识库的建设中可以承担审核把关、需求提出、组织协调、任务分配等职能。而图书馆、网络中心等服务部门，应该主要致力于基础建设和服务拓展等职责，图书馆重点可以从事标准规范制定、数据加工、整合、管理、分析以及宣传推广等工作，网络中心重点可以从事系统建设、维护、网络安全、网络维护等工作。

3.5考核评价机制

科研人员向机构知识库缴存的意愿和态度，以及管理服务人员的工作热情和主动性都是机构知识库能否持续发展的关键问题。从科研人员角度看，如果科研机构、科研人员的荣誉、利益、绩效、升迁等考核与机构知识库直接挂钩，他们的积极主动程度必然会提高；而如果机构知识库只是一个成果存储和展示的功能，科研人员仍然会认为这是一种可有可无的工作。从管理服务人员尤其是服务人员角度看，机构知识库建设是一项繁琐、枯燥、长期的纯服务性工作，如果没有合理考核评价激励机制，长期下来，他们的工作积极性和主动性必然会打折扣，这样会直接影响机构知识库的建设和服务质量。

4结语

开放获取运动造就了机构知识库的诞生，先进的网络信息技术促进了机构知识库的发展，而科研管理过程中遇到的种种难题为机构知识库建设融入到科研管理环境中提供了良好的机遇。对于国内农业科研机构而言，机构知识库建设尚处于起步筹建阶段，如何在建设之初摸清现状、对接需求、打牢基础是现实问题也是核心问题。本研究紧紧围绕农业科研管理中面临的难题，从需求分析、功能架构、保障机制等角度进行了分析探讨，为农业科研领域的机构知识库建设提供了参考。融入农业科研管理的机构知识库建设的问题分析探讨任重而道远，有待结合实践深入研究。

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