浅谈我市急救指挥中心档案管理存在的问题及对策

邢国亮

【摘 要】急救指挥中心档案管理是中心在各项职能活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录，它以实物或者电子文件的格式保存。建立健全和完善档案管理的各项规章制度，提高档案管理信息化水平，增强其提供服务的能力，适应新形势的需要，积极推动档案管理长足发展，搞好急救指挥中心的档案管理，具有重要意义。

【关键词】急救指挥中心 档案管理 存在问题和对策

2016年全国卫生计生工作会议已经在京召开，深化当前医疗卫生体制改革处于关键时期，此改革在公共卫生体系中具有重要性、紧迫性和艰巨性；而医疗急救系统是社会公共安全和公共卫生体系的重要组成部分，急救指挥中心档案管理是急救指挥中心管理工作中一个重要组成部分；在新形势下，急救指挥中心档案工作也呈现出一些新特点、新情况、新问题、新任务，那么，在探寻新途径适应发展的同时，如何发现急救指挥中心档案管理存在的问题，制定出新的改进措施，从而适应新的挑战和机遇，是档案工作者急需解决的新问题。

1 档案管理工作在急救指挥中心建设中的重要性

1.1 急救指挥中心档案定义[1]

急救指挥中心档案是指中心在各项职能活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录，它以实物或者电子文件的格式保存。我市急救指挥中心档案起始于急救指挥中心的规划、建设、发展的全过程，同时又贯穿于急救指挥中心各职能部门、组织、管理的各个方面，真实地记述和反映了中心的发展轨迹，是重要的信息资源，它包含大量有形资料（如：房屋、设备及其规划、建设、购买等相关资料）和无形资料（如：管理思想、管理制度、急救经验传承等）；这些信息资源忠实地反映了历史的全貌，可以清楚地了解急救指挥中心艰难发展历程，也为其在以后的发展奠定基础。

1.2 急救指挥中心档案是管理工作的依据[2]

急救指挥中心建立一整套管理运行机制。自运行以来，先后建立健全了30多项管理制度和运行机制，起草并修订《菏泽市社会急救医疗管理办法》，编印《菏泽市院前急救人员岗位职责和工作规范》、《菏泽市院前急救中心（站）绩效考核细则》、《规章制度和岗位职责》等规章制度，确保工作有章可循，规范运行。同时，强化考核监督，制定完善绩效考核奖惩办法，将日常考核与定期考核相结合。每月对中心人员考核，结果与待遇挂钩；每半年对急救站考核，作为年底评先树优的依据。加强全市院前急救行业管理，规范了急救市场，促进全市医疗急救事业健康发展。这些做法均形成档案材料在急救指挥中心备案。因此，急救指挥中心档案是急救指挥中心日常工作和管理的原始记录， 它不但如实地反映了上级的指示、意见，而且也记录了历届决策者和执行者的指导思想，以及本中心开展各项业务活动的措施和办法；这些各项活动真实地凝聚了急救指挥中心的工作成就、经验和教训。由此可见，急救指挥中心档案为各部门工作人员提供了查考历史的依据，为以后的工作制定计划和进行决策寻找凭证，以便制定科学化决策，减少无效或重复劳动，有效提高工作效率和质量。

1.3 急救指挥中心档案是精神文明建设重要组成部分[3]

急救指挥中心档案记载着全市急救卫生事业发展的历程，凝聚了各届卫生工作人员的心血与汗水，是一笔宝贵的精神财富。从急救指挥中心建设以来，档案工作占有重要角色，它不但记载着中心演化和硬件设施的更替，更记载着历届中心优秀干部职工为中心发展所做出的贡献和先进事迹等情况，以及急救指挥中心发展史上的重大事件，这些都凝聚成一种精神，这种精神引导着职工积极进取、艰苦奋斗的优良作风，它们丰富而生动，富有极强的说服力和感染力，能够激发中心全体职工爱岗敬业、热爱急救工作，也使这种精神文明延绵不断地得以传承。

1.4 急救指挥中心档案是急救医学的基础和条件[4]

急救医学是一门具有继承性、连续性、传递性的学科，它的发展和进步，不但依靠成功经验材料的不断积累，而且需要历年血的经验教训的积累，这些都为后人的工作提供参考和依据，例如我中心在2015年12月份正式上线互联急救APP，在关键时刻为自己、为他人提供快捷的120报警服务，解决了工作当中所出现的聋哑人、空巢老人、方言过重等群体呼救“120”沟通障碍的问题，实现了手机呼叫精准定位，同时将市民个人健康信息反馈到中心，为调度员快速指挥调度提供科学依据；互联急救APP还可根据积累的急救医学知识，使当事人或亲属掌握并应用简单急救医学知识及时施救，所以相关资料和档案的保存非常重要。

2 我市急救指挥中心档案管理现状及存在的问题

2.1 急救指挥中心历史短，档案库存量少，发挥作用有限

菏泽市120急救指挥中心于2011年6月批复成立，2012年11月正式运行。该中心是以现代通信网络为基础，将全市急救指挥中心、急救站、急救报警点联合起来，形成覆盖全市城乡、指挥统一的医疗急救网络体系。引进珠海安克公司应用软件使用平台，具有GPS、联通手机定位、互联急救APP、视频、生命体征回传等先进技术和功能，做到了国家、省、市、县应急视频会议四级联网。由于中心建设时间短，硬件和软件设施和人事建设都从空白开始，可借鉴的经验少，职工院前急救知识和各仪器设备使用知识匮乏，各种规章制度建立和各分支机构无法协调工作等大量档案材料无法及时收集归档，致使有价值的档案流失，造成了保管的档案数量较少，制约档案管理和业务工作的开展。由于现存的档案信息少，而急救网络建设、调度预警建设、急救站管理等材料都在建设初期，从而也无法收集齐全及时归档，也就无法给目前工作决策提供帮助。另外，各种电子档案不能入档检索，造成档案查阅不够繁琐，开发利用率低。

2.2 档案工作重视不够，导致职责不清，分工不明[5]

中心不少职工没有经过档案知识培训，对档案了解少，认识浅，加上人员少，人手不足等原因，只能应付日常工作，无暇顾及档案管理；大家对档案管理在日常工作中不够重视，认为档案只是承载过去历史，对现在工作不能起到推动作用，在向上级汇报工作或内部进行质量检查时，相关职能科室人员对材料要么只是电子版，要么只是纸质版，没有意识到这些材料也是具有利用价值的档案材料，遂造成无法及时归档，从而影响档案的系统性和完整性。同时，由于中心成立晚，中心一直无独立档案室，相关工作也是其他人员兼职，造成档案工作分工不明，任务落实不到位，造成档案材料无人管理，无人收集的尴尬局面，更不会进行系统归档整理，造成档案残缺不全。

2.3 涉档资金投入低，基础设施不健全

菏泽急救指挥中心成立以来一直没有建立独立档案室，档案材料都是放在办公室，不能及时整理、分类存放。同时，单独涉及档案管理方面的软硬件资金投入几乎空白，遂造成档案基础设备建设比较落后，设施严重不足，如：档案管理需责任到人，消防设施不完备，电脑及硬盘设备需要及时升级，音像影像设备需要添置等，只有这样，档案工作才可顺利开展。

2.4 电子信息档案工作发展滞后，不能跟上时代发展步伐[6]

面对网络信息化、现代化的发展趋势，档案管理也应该跟上时代的步伐，从过去的纸质档案保存模式，应该进化到电脑数据储存和纸质并重的过程，尽管一些纸质档案能及时归类整理，但电子影像档案越来越重要，它们分散在各个工作人员电脑中，不能及时集中管理，使得一些珍贵电子影像资料极易遗失，遂造成难于挽回的损失。

3 急救指挥中心档案管理工作改进措施[7]

3.1 组建一支机构健全，职责明确的档案管理队伍

组织成立由中心领导直接负责制的档案领导小组，建立综合档案室，设立有专职档案员和各职能科室指派兼职档案员三位一体的档案管理组织网络，并将档案工作列入科室责任目标的考核范畴，让档案工作渗透到业务工作中，使两者相互协调、相互促进。

3.2 加强职工档案知识培训，增强档案意识

中心定期召开专兼职档案工作培训制度，定期通报档案现状和制定中长期年度档案工作计划，并邀请档案管理专家进行档案法规基本知识培训，增强档案法制观念和意识，统一思想，提高认识，提升档案管理的专业水平，确保档案质量。同时加强全体职工档案管理目的、意义、作用认识，正确处理档案管理与日常工作关系。

3.3 增加档案专项资金投入，完善和健全各项规章制度[8]

增加档案管理方面的专项资金投入，增强软硬件设施；急救指挥中心一方面从机构设置、人员配置和房屋设施等方面提供了有力保障。另一方面购置档案柜、计算机、打印机、管理软件等。使档案室设施更加合理，达到档案保管保护“八防”要求。

建立健全和完善档案管理的各项规章制度，制定《菏泽市120急救指挥中心档案管理办法》和《档案分类编号归档范围及保管期限表》，并分门别类制定各个职能部门档案管理规定和档案查阅、借阅、保密、鉴定、入档、销毁、库房保管等方面的制度，规范急救指挥中心档案管理行为；使档案在收集、分类、管理、利用中做到有章可循、有法可依，为档案管理科学化、规范化、制度化保驾护航，从而保证了目标管理的顺利实施。

3.4 提高档案管理信息化水平，增强其提供服务的能力[9]

随着计算机应用的普及，档案管理也应该提高其信息化水平，如购买档案管理软件，使档案归集录入规范化，提高案卷整理效率和质量；在收集纸质档案的同时收集电子档案，并定期做好备份管理。

急救指挥中心档案工作的根本目的和意义在于利用这些档案资料，使其为急救指挥中心各项工作服务。提高档案管理的信息化水平，建立一套完整、方便、快捷的档案查询检索系统，对全部库存各类档案进行案卷级和文件级的目录查询。除计算机检索外，还应建立一套手工检索工具，更好的做好档案服务利用工作，更好地服务中心的发展。

4 结语

急救中心档案管理是一个系统工程，在取得各方力量支持的同时，更要从管理思想、方法、手段等各方面进行创新。同时，在档案信息凸显重要的今天，档案工作需要根据新任务、新问题、新情况的变化，又要立足档案、更新观念、与时俱进，凭借云计算技术及大数据分析， 提高管理效率及质量。总之，急救中心档案管理需要从整体上利用创新思维，扎扎实实做好档案的规范化管理工作，以便更好地服务当地急救中心工作的开展。

参考文献：

[1]汪旭青.院前急救档案管理存在的问题和对策研究[J].兰台内外，2012，（3）：40.

[2]唐梦雅.浅谈急救中心档案的现状与对策[J].法制与经济，2015，（8）：88-90.

[3]刘家敏，朱剑.120医疗急救指挥体系建设与管理[J].中国卫生事业管理，2006，（7）：388-389.

[4]俞善浚.重视档案工作促进医院建设[J].档案与建设，2001，（9）：54.

[5]范立梅.浅谈做好急救中心档案管理工作的重要性[J].才智，2015，（27）：362.

[6]陈嘉祥.新时期档案工作的新作为[J].浙江档案，2008，（5）：12-13.

[7]盛家鹏，丁传明，邱晨，等.对改进急救中心档案工作的一点思考[J].档案与建设，2010，（4）：55.

[8]张星，李晓恩.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务，2016，（5）：92.

[9]刘建明.信息技术应用于档案检索的思考[J].山东档案，2009，（4）：8-9.