数字化技术在房地产权属档案管理中的应用分析

王正月

【摘 要】随着信息技术的发展，数字化技术逐渐的应用在了各个领域，“数字化”也被大多数人所熟知。因为手动管理的局限性，所以，在房地产权属管理中数字化技术也得到了广泛应用。为了更好的进行房地产权属档案的管理工作，笔者在本文就数字化技术在房地产权属档案管理中的应用进行简要分析，希望可以给同行提供一些参考。

【关键词】数字化技术 房地产权属 档案管理 应用

传统的管理房地产权属档案的方式是指派专门的管理统计人员，完全依赖于管理人员的手工操作，存在较大的误差性和不确定性。而数字化技术的规范性、严谨性、准确性，可以实现房地产权属档案的科学化管理，简化管理人员的工作，提高管理工作的效率和准确性。

1 数字化技术的内涵

数字化技术是多媒体技术的基础，将文字、数字、语音、图像等整合在一起，可以虚拟现实亦可以存储信息。数字化技术是通过光信号和电信号对数据进行扫描，通过相关设备，将光信号和电信号转化成数字信号，转化成的数字信号适合远距离传输，由于受外界影响较小，因此，能在传输过程中保持较高的稳定性和可靠性[1]。

数字化技术可以压缩数据，实现海量存储，可以将模糊的图片处理清晰，可以解除压缩等等，基于上述优点，目前已被广泛应用到房地产权属档案的管理工作中。

2 房地产权属档案信息化管理的必要性

手动的档案管理方式非常繁琐，当需要查询某个档案信息时，需要翻阅大量记录才能找到所需要的信息，效率非常地下，在这个快节奏的社会中，这种管理方式显然已经不能满足人们的需要，人们追求更高效率的档案管理模式。数字化技术的使用，在查询信息时，只需要输入关键字，所需要的信息便可以呈现在用户面前，非常便捷，节省了时间，也节约了纸质资源。

对房地产权属档案进行管理的目的在于：分类整理档案、统计档案、分析档案。数字化技术可以按照管理人员想要的分类方式进行整合，统计不同分类标准下各个档案的数目，分析系列档案中的发展趋势，房地产市场走向，为房地产开发商提供有效数据[2]。

3 数字化技术在房地产权属档案管理中的应用

3.1 数字化系统设计所遵循的原则

数字化系统最重要的原则是具备稳定性和安全性。稳定性能够保证整个数字化系统在运行的过程中具有较强的容错性，在系统发生错误是后台能够实现备份，防止数据无故丢失、后台数据库崩溃。安全性是指设计的数字化系统能够符合保密的原则，后台数据库设有数据保护和数据监控的功能，客户访问页面时，接受一般性访问，不接受泄露其他顾客信息的访问。

其次，数字化系统在设计时还应该遵循先进性的原则。现在信息技术发展速度非常快，技术更新换代的速度也非常快，因此，具备先进性的数字化系统可以保证系统的运行速度。先进性要求运用最新的设计技术和设计理念，使这个系统在未来的一定时间内保持活力，保证系统运行的优良性，能够完成正常的管理工作。

最后，数字化系统在设计的时候还需要具备便利性的原则。便利性要求管理人员以及用户能够非常方便的查询到所需要的信息，档案归档以后，在保证用户权益的同时，可以分程度的向不同部门开放档案，直接借助网络查询即可，无需手动查阅[3]。

3.2 对数字化信息系统的构架设计

前后设计：在房地产权属档案管理的前台设计中，主要是档案查询系统，这个系统面向企业业务人员以及查询人员，应该设置档案查询端口、档案日志基本信息显示、档案具体图像信息显示三个项目。

后台设计：在房地产权属档案管理的后台设计中，面向档案管理人员的的扫描系统应该设置档案归档入档、档案图像处理、设置密码权限、建立索引目录四项内容；面向档案管理人员的档案图像存储系统和数据库应该设置数据导入＼导出、数据维护、数据备份、系统日志四项内容。

3.3 数字化技术在房地产权属档案信息化管理中所需要注意的事项

3.3.1 建立健全数字化信息管理的制度

数字化技术带给人们便利的同时，也存在着潜在的危险，为了统一数字化管理，需要建立健全一套涉及各个方面的管理制度。数字化信息管理制度里面需要明确规定整个系统的运行环境、安全制度、保密制度等，对于一些敏感的档案，应该严格规定保密协议，一旦发生泄密事件需严惩不贷。对于房地产管理部门内部工作人员利用职务之便更改信息的，需要交给相关部门处理。同时，还需要建立一定奖赏制度，对于工作良好，在一定时间内无错误发生的职工，应该给予一定的物质和精神方面的奖励，来提高工作人员的工作积极性。

3.3.2 档案管理人员需具备一定知识水平

数字化信息管理并不是一项简单的工作，他对工作人员的知识水平以及专业性要求很高。从事房地产权属档案管理的工作人员需要掌握系统的常规操作，面对查询人员所提的要求，能够及时的整合出合适的档案，同时，管理人员还需要掌握一定的处理异常的能力，在系统奔溃时能够及时的修复。为实现档案管理的高效性，房地产部门需要定期对管理人员进行技能培训，并用相关标准对员工进行考核。

3.3.3 数字化管理和手动管理相结合

通常对档案的信息化管理的档案录入过程是通过光电信号转换的，不可以直接进行读取，需通过计算机设备进行转换，但在转换的过程中，容易受外界的影响导致信息丢失或者重复，人们由于事先并未研究过档案，因此，这种错误难以查询。为了能够保证信息的准确性，在存储了电子信息档案以后，还需要手动进行纸质版档案的存取，保留原稿，以免信息丢失。

4 结语

综上所述，房地产权属档案的数字化管理能够极大便利房地产部门的管理工作，但数字技术的发展迅速，各个黑客网站实实力雄厚，档案的安全性存在一定的风险。因此，为了保证房地产档案的安全性，减少风险，需要不断的更新数字化技术，用做可靠的保密系统做保障，这是一项长期的任务，需要在管理中不断摸索。

参考文献：

[1]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013.

[2]张小虹.房产档案管理中数字化技术的应用分析[J].科技创新与应用，2012.

[3]吴学智.房地产档案管理中数字化技术的运用分析[J].数字技术与应用，2015.