Excel在中小企业财务管理中的应用

白翔

摘 要：许多事业单位和大型企业公司在财务管理中都是通过专门的财务软件来实现的，但对于我国为数众多的中小型企业来说，花费高金额来购买财务软件并不现实。财务软件不仅成本高，而且每一个企业公司的业务等各方面的情况都不尽相同，所以中小企业要想通过财务软件来实现财务管理就必须根据自身情况对软件进行改造升级，显然这是不现实的工作，而且软件中有许多功能对于中小企业来说是多余的。所以，利用Excel来实现财务管理就成了许多中小企业的选择。

关键词：Excel；中小企业；财务管理

中图分类号： G627.5 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2017）04-61-2

1 概述

传统的财务管理方式是通过计算器和笔来实现的，容易出错，而且需要花费大量的人力和时间。因此，自Excel被研发出来就受到了广大中小企业的欢迎。Excel是最基本的办公软件之一，它在处理数据上功能非常强大，利用该系统我们可以对数据进行输入、输出等基本处理，还能实现统计分析等，文章在Excel的功能和优势的基础上，就Excel在我国中小企业财务管理中的应用情况进行了分析。

2 Excel的功能简介

1985年，第一款电子表格成功研发并投入使用，经过三十年时间的发展，电子表格已经深入财务、数据分析等多个重要领域，给人们提供了很多便利之处。Excel是Microsoft office办公软件当中最为重要的组件之一，它在财务管理中的应用是最基本的，也是最常用到的。图表显示丰富、可以实现对数据的计算与分析等都是其最常用到的功能。

2.1 存储功能

Excel最常被使用到的功能就是电子表格。通过Excel工作表，我们可以实现对数据信息的存储、显示与处理等，而无须再使用笔、计算器和账本来实现对财务相关数据的管理，准确率提高的同时，工作效率也有了很大的提升。为了让数据信息显示得更直观更清晰，我们还能将数据表的编排形式根据需要来转化，并对表格里的单元格做删减或增加、按要求排列顺序等处理。

2.2 计算功能

Excel有着非常豐富且强大的计算功能，使用人工方法来对数据进行计算一般只有乘、除、加、减，但利用Excel则能够利用软件中预设的公式，如统计与财务等来对数据进行各种比较复杂的运算，而且计算的准确率与效率都有很大的提升。

此外，许多企业的财务管理中之所以会广泛使用该软件，主要因素是Excel有非常强大的统计函数以及财务函数，利用这些函数功能我们可以在财务工作中对固定资产折旧、收益率等财务工作进行计算。比如我们要计算到期支付利息债券的应计利息可以使用Excel中的ACCRINTM函数等。

2.3 图表功能

利用Excel软件我们可以让图表和数据之间实现快速转化，并且Excel软件的图表模板类型多样，除了饼图、折线图等基本图形之外，散点图等其他特殊的图形模板也具备，使用者无须再另外绘图，且Excel还能对更改了数据的图形进行自动更新，使用者不需要再对数据图进行手动式更改。除此之外，Excel还具备宏功能，针对那些需要频繁重复的指令我们可以通过宏指令来快速实现。

2.4 模板功能

Excel提供的模板类型非常多，财务人员在管理财务报表数据的时候既可以利用Excel现有的模板，也可以自己设计模板并将其保存，以便下次使用。利用这些模板我们可以省去许多不必要的操作，同时还能帮助刚入职的财务人员熟悉软件操作等工作事项。

3 中小企业财务管理的内容

随着经济全球化的发展以及我国市场经济的深入推进，现代经济环境下的中小企业所面临的挑战和发展机遇是同时并存的，同时财务风险也比较高，因此对于中小企业的财务管理也提出了更高的要求。

首先，管理企业的融资活动。在中小企业当中，对融资活动进行管理实际上就是对处在资产负债表右边的内容进行管理。计划经济时代，中小企业的发展资金主要靠上级拨款来获得。但随着市场经济发展的深入，企业现在的融资渠道也比较多，包括租赁、银行贷款等。其次，管理企业的投资活动，这是资产负债表管理下的一部分。一个企业的投资活动途径也是较多的，包括投资固定资产等。再次，管理企业的业务活动，包括库存、现金以及应收账款的管理。最后，对企业盈余资金的管理，包括所有者之间如何分红等问题。

4 Excel在中小企业财务管理中的优势及具体应用

4.1 Excel在中小企业财务管理中的优势

随着计算机网络技术的发展，Excel被研发出了更多功能，同时运用到财务管理上的相关软件也更加完善。中小企业在财务管理当中应用Excel占有明显优势。

首先，传统的财务管理方法多是使用笔和账本、计算器来完成相关计算与统计的，浪费时间不说，还很容易出错。而使用Excel来处理财务核算等问题则简单又准确。财务人员在管理企业财务的时候，很多时候都是在重复同一份工作，比如薪资的计算等，其差别在于数据的不同，但是处理思路与模板都是一样的，我们完全可以利用Excel的VBA（宏）功能，根据需要建立模板，在处理账务时调出设计好的模板，再输入会计信息，Excel就能够自动对其进行程序化处理，非常简便。

其次，Excel只需要下载即可，不像其他财务软件那样还需要花高额资金去购买。中小企业规模不大，在处理账务上自然也没有大型企业公司那么多的繁杂的业务，并不需要购买非常专业的财务软件来管理财务。Excel无须花大金额购买的同时也不需要聘请专业的技术人员来维护软件，这也能在一定程度上降低中小企业的成本。

再次，Excel是最常见的办公软件之一，学起来比较容易，基本上大多数的财务人员都有基本的Excel技能，根本不需要再花资金和时间对其进行培训或者后续的在教育学习。在处理账务上，Excel并没有那些非常复杂的程序代码，对于财务人员来说，仅仅需要熟练掌握其中一些经常会使用到的特定公式以及函数引用，并不要求使用者有较高的硬件与软件技能，而专业的财务软件则对使用者的技能要求非常高。

最后，利用Excel还能够将其他多种类型的数据源进行导入，并利用数学公式等功能来根据需要编制多种类型的报表，或者将其转化为图表展示出来，让大量的会计信息和商业信息通过图表这一简洁的形式展示给大家。同时，Excel在数据获取方面也比较方便，该软件支持VBA，我们能够通过VBA来编写Excel。

4.2 Excel在中小企业财务管理中的具体应用

4.2.1 处理和分析财务数据

中小企业财务管理工作人员可以利用Excel来对相关的财务数据进行处理，包括对数据进行排序、筛选需要的信息，对数据进行分类和汇总等。财务人员利用Excel菜单工具栏就可以直接实现对数据的处理，无须使用公式和計算。另外，Excel还提供了许多实用性比较强的分析数据的工具，包括统计分析工具、财务分析工具等，财务人员学会并熟练运用这些工具则可以轻松解决财务管理当中的许多比较复杂的问题。

4.2.2 利用Excel进行工资核算

现在有许多企事业单位在核算工资方面都是通过工作管理系统来计算的，不过这些系统应用在实际工作中还是有一定的缺陷，为此，中小企业可以利用Excel的一些功能来弥补管理系统的缺陷，进行工资核算。Excel的工资核算当中主要包括了职工考勤信息表、职工工资信息表等几个部分的内容。在这个基础上，中小企业要学会运用Excel当中的自动计算、排序、自动填充等多种功能来对工资名册进行编制。归结来说，运用Excel进行工资核算一共包括了下面4个步骤：首先，对工资报表进行制作；其次，根据企业的实际情况来设置工资项目；再次，对工资数据进行查询和汇总并分析；最后，工资发放磁条的生成以及打印。需要注意的是，在查询和汇总工资数据的时候需要使用到Excel的筛选功能，通过该功能来查询工资数据，然后再通过VLOOKUP函数，按照员工姓名来查找员工的个人工资情况，并对每一个部门的每一位员工实发工资以及应发工资情况进行查询与计算，最后才能根据每一个部门以及每一位员工的类别对其工资情况进行统计与分析。对于中小企业而言，掌握Excel的基本技能就能很方便地对工资进行核算与管理，即使是行业类别不一样，工资构成情况不一样也可以运用Excel来实现工资的核算。

4.2.3 利用Excel处理企业应收账款问题

企业根据客户的分类不同而编制了应收账款的明细账，这是企业应收账款的台账来源，所以中小企业的财务管理要进行应收账款的管理就必须建立和编制应收账款明细，这是进行应收账款管理最基本的工作。应收账款的汇总表这是在这份明细账的基础上编制成的，随后财务人员才能按照负债人欠款的时间来分析应收账款，并用应收账款计提坏账准备。中小企业应用Excel来处理应收账款问题继而实现对企业资金运转以及强化公司的经济决策的完善。财务人员在使用Excel的时候，需要注意的几点是：通过Excel对应收账款做销售业务方面的相关数据统计；对照相关财务软件来设置对应的明细账款，并对其进行编制与汇总；通过汇总表利用函数工具来分析与计提坏账准备。

4.2.4 利用Excel处理企业固定资产折旧问题

中小企业运用Excel来处理数据能够让固定资产折旧的问题处理变得高效率且便捷。在运算与分析过程中，一般我们在处理企业固定资产折旧问题上都是按照固定资产原值、预计净残值等方法来进行计算，不过这些方法还是有一定的知识技术要求的，对财务人员的技能要求非常高。所以我们可以通过Excel中的DDB以及VDB函数来处理，既能让固定资产折旧结果更准确的同时，今后查询数据时也会方便许多，对于使用者的要求也比较低。

4.2.5 利用Excel处理企业筹资决策问题

中小企业不像大公司那样有雄厚的资金，所以融资对中小企业而言是关系到企业生存发展的重要工作。所以中小企业必须结合自身的具体情况，正确分析市场行情，从而使用最合理最适当的方式来决定其资本结构。结合资本结构理论的基本原则，中小型企业可按照资本成本法等融资方式来选择资本结构。在这个过程中，财务人员通过Excel就能够快速准确地建立相应的分析模型，同时Excel系统中还有许多功能及工具，利用这些工具财务人员可实现对数据的定量分析，在此基础上，管理者可以通过这些分析和模型来做出正确的筹资决策。

5 结束语

市场经济的进一步推进以及经济全球化的发展给我国众多的中小企业带来了更多的发展机遇，同时也让中小型企业面临着更多的难题，如何降低投资成本，提高工作效率，做出正确的筹资决策都直接关系到企业的生存。在财务管理中我们可以运用Excel来实现工资核算、处理财务数据和固定资产折旧等问题，不仅能帮助管理者做出正确决策，还能节约大量的人力和时间，减少在财务管理上的投资，是中小企业进行财务管理较好的选择。

参 考 文 献

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