如何保证档案在各项事业中发挥更大的作用

高伟

摘 要 本文主要分析了新形势下如何抓住档案工作重点，保证其在各项事业中发挥更大的作用。

关键词 档案工作 事业单位 作用

1当前档案工作应重点抓好的事项

1.1加强对重点档案管理的依法监督、指导

要将国家机关、社会团体、国有企业事业单位和国家控股企业的档案工作作为档案行政管理部门重点管理的对象与范围，实施重点监督指导。其原因在于“这些单位形成的档案是国家的重要财富，确保国家档案安全与完整，是档案部门义不容辞的责任。

1.2加强对专业档案管理的依法监督、指导

从现实看，这几年政府执法部门、专业部门和事业单位的各项工作与事业广泛开展，各领域各部门实际的专门工作活动中产生了大量的专门档案，比如像学籍档案、出生档案、婚姻档案、公证档案、地名档案、地籍档案、房产档案、劳模档案、保险档案、农村土地承包合同档案等等，这些档案资源具有较高的公民个人凭证性、生活利用性价值，如能全部进馆对实现档案馆的亲民性和公共性将起到根本性作用，可以彻底改变档案馆只有党政文书档案的窘境。因此，要加强对这些档案的依法监督、指导，使其更广泛更好地为建设和谐社会服务。

尤其是集体林权制度改革，是涉及到广大农民切身利益的重大改革。关于这一问题，有一点要注意，既要深刻理解政府的方针政策，也要严格把握档案的法律法规，作为档案行政管理部门要重点加强与林业主管部门的协调配合，共同制定能够解决实际问题的、操作性较强的集体林权制度改革档案管理办法，积极提供多种形式的业务服务，重点做好依法监督、指导。

1.3加强对电子档案管理的依法监督、指导

随着办公自动化的广泛应用，电子文件大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子文件的法律地位，明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件；档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。各级档案行政管理部门应赠设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。

计算机技术的出现使传统的档案管理工作发生了深刻的变革，给档案监督指导工作赋予了新的内容，对档案监督指导部门和人员提出了更高的要求，这不仅仅是社会各行各业的关注点，更是我们档案界依法监督的重点，要将监督的重点逐步从现代化技术接触较少，掌握不多的困境中走出，积极探索电子档案管理的新思路。

2创新档案工作依法监督的方式与途径

要提高档案依法监督的时效性，加强对“十二五”时期各项建设中形成的大量档案、资料的经常性监管，发挥事先预防、事中控制和事后监督的作用，构建全方位的立体档案依法监督指导模式。通过监督指导发现问题、进行处理处罚和提出加强管理的建议是档案依法监督指导工作的基本模式。实践证明，这种依法监督模式同时也使监督指导的依据存在严重的滞后性，跟不上形势发展的需要。因此，我们必须考虑到依法监督指导应当在如何保证档案及档案工作不出现问题上发挥作用，而不能把查处的问题越大看作依法监督指导的成绩越大。如何从制度上和机制上加强管理和监督，从而有效避免问题的发生，维护档案的安全与完整，这才是應该着重考虑的问题。从档案行政管理部门角度看，就是要建立适应各个门类档案，特别是各种特殊载体档案形成特点的事后归档监督与事前参入监控结合的依法监督指导模式。要建立重点档案直接监管控制模型，有条件的要实施联网监控。

重点档案直接监管的方式，是指档案行政管理部门在重点档案形成、积累、归档和管理等重点和关键环节上采用登记、验收、检查、组织、调节等各种有效形式实行及时、超前、跟踪监管。这种方式相对于传统的直接微观的业务指导和政府职能转变后的间接宏观的执法监督，具有监管直接具体、时效性强、对象复杂、聚合效应明显等特点。重点档案直接监管体现了监管对象和监管方式的有机统一，体现了档案工作基本要求和实现手段的统一，符合既要管住，又要管好的行政职能转变精神。

近几年各地围绕重点档案监管进行了有益的探索，国家档案行政规章和一些地方档案法规在某些方面有了新的突破。山东省蓬莱市档案局为强化档案行政管理职能。从多方面对档案直接监管进行了系统的尝试。最近该局将“重点档案直接监管”和“档案行政执法”作为两项主要行政职能，通过新闻媒体进行公开。结合现有的政策法规对“重大活动告知和档案登记”、“建设项目、科研项目档案验收登记”、“党政活动中某些重要档案建档的组织与管理”、“重大变动事项档案处置”等作了严格规定，对重点档案直接监管的内容、途径及方法作了详细的说明。该局坚持和完善了重点工程项目跟踪服务人制度，依法参加重点工程项目验收工作，保证重点工程竣工项目档案的齐全完整。加强了与国资部门的联系，做好改制、破产国有企业档案清查工作，并及时监督有关部门做好移交国家综合档案馆，确保国有档案不流失、不毁损；支持、鼓励和引导民营企业开展档案工作，探索建立有利于民营企业发展的档案工作机制；督促开发区及乡镇工业园建立档案行政机构和档案室，并将开发区档案工作纳入目标管理考核范围；进一步规范了保险档案、环保档案及已公开现行文件利用、政务信息资源管理、公共文献基础数据库建设、档案信息资源社会化服务工作。同时积极介入本地区、本部门电子文件的产生运行过程，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。积极探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，做好电子档案的接收进馆工作。

综上所述，明确“重点档案直接监管”的档案政策，一是有利于国家重要档案的完整形成和安全保护；二是有利于将档案行政管理部门的监督职能落到实处；三是有利于档案行政管理部门紧贴中心搞好服务。