电子档案安全保管面临的有关问题思考

谢佳鑫

摘 要：随着社会的不断发展，人们对电子信息技术的重视程度也有很大的提升，加上现在社会发展过程中经常会产生大量档案信息，在这种情况下就需要制定合理有效的档案管理方法，但是由于现在社会上涉及的档案信息数量非常多，也就是说采取传统的方式进行档案信息管理是根本不行的，在这个过程中就要将传统档案管理方法和信息技术进行有效结合，这样对于提升档案保管的便利性起到非常重要的作用。

关键词：电子档案；安全保管；问题；对策

对于在目前社会上使用的档案在很大程度上是属于电子档案，这种电子档案在管理和收纳上与传统档案相比较还存在很大的优势，但是在对电子档案进行管理的过程中还经常会发生安全问题，这些安全问题对电子档案自身保密性产生的影响是非常大，针对于这一点就需要对电子档案保管中出现的安全问题进行全面分析，并根据分析结果提出有效解决措施。

1 电子档案信息安全管理面临的问题

在对现在社会上实施的电子档案进行研究的时候，了解到其和传统档案相比较自身存在的优点非常多，不仅仅能够提高整理和收纳的效率，对于减少查询档案过程中消耗的时间也起到非常重要的作用。但是在对电子档案进行安全保管分析的时候，发现电子档案在保管的时候经常发出现安全问题，这些安全问题对档案自身安全性和完整性产生的影响都是非常大的，针对于此，就应该在进行电子档案保管的时候，对其自身涉及的保管方法进行有效分析，并对其中存在的安全问题进行合理的解决。

1.1 电子档案安全管理不符合相应标准

在目前实施的电子档案对于促使我国社会发展起到非常重要的作用。但是在进行电子档案管理的时候还经常出现一些安全问题，在对这些安全问题进行研究的时候，发现发生这些安全问题的主要原因在于制定的安全管理标准不符合相应档案管理要求。这主要是因为我国目前档案信息管理工作的发展时间还不是很长，其内部涉及的安全不管理制度并没有达到完善的地步。加上现在社会上电子档案不断发展，对其制定有效的管理方案就显得非常重要。但是目前各个档案管理部门对这一制度的重视程度还有很大的不足，这就导致电子档案在进行管理的时候经常会出现安全问题。

1.2 电子档案的标准型和统一性还存在问题

对电子档案进行管理往往是依靠计算机系统的，但是在进行电子档案管理过程中选取的计算机系统与档案管理需求并不能做到完全衔接，也就是说现在社会上使用的计算机系统并不能完全进行电子档案管理，其中还存在一定统一性和标准型问题，这样对各个区域和各个单位之间的档案信息共享产生非常严重的影响。

1.3 档案管理人员并没有进行有效培训

尽管电子档案管理在很大程度上是通过计算机进行的，但是在这个过程中还需要档案管理人员对计算机系统进行有效控制，这就需要对档案管理人员进行相应培训，保证电子档案能够得到良好的管理。但是对现在进行电子档案管理的人员进行全面分析中，了解到电子档案管理人员自身素质并不符合社会发展需求，其根本原因在于电子档案管理人员对计算机系统的了解还有很大不足，这就导致在进行电子档案管理的过程中受到非常多的阻碍。另外，我国各个区域的电子档案体系也存在一定差异，档案管理人员在对不同区域的电子档案进行管理的时候经常出现一些问题。针对于这一点就要采取有效的技术方法提升档案管理人员自身综合素质，借以保证電子档案管理更好的进行。

2 加强电子档案信息安全管理的有效策略探究

2.1 构建科学有效的电子档案工作标准及规范

科学有效的电子档案工作标准及规范是电子档案信息实现安全管理的前提。基于电子档案，需确定标准及规范分为多个环节，且这些环节需要充分遵循循序渐进的原则，比如：电子文件的形成→积累→整理→鉴定→归档；又如：电子文件的分类→排序→存储。其中，在电子文件的积累中，需要明确收集的范围、收集积累的要求等；在电子文件的归档中，需要对归档的范围、时间及检测等内容充分把握。另外，在电子稳健归档之后，还需要进行电子档案的移交与保管，以相关规定为依据进而将归档后的电子文件移交至档案馆等档案保管部门，使电子档案能够实现集中保管，以此充分体现出电子档案工作的标准性与规范性。

2.2 建立完善的维护电子文件真实及安全的法律法规

为了规避档案信息被更改或者出现丢失等情况，建立完善的维护电子文件真实及安全的法律法规便显得尤为重要。首先，在现有的法律法规的基础上对立法信息资源进行整合，以循序渐进的方式，逐步构建以《电子文件法》为核心的电子文件法律法规体系，以此为电子文件真实及安全的维护起到推波助澜的作用。其次，文件与档案在立法上要形成一致性，做到两者之间不盲目立法，以此为文档一体化工作的顺利开展起到帮助作用。再则，需确立电子文件的法律地位，制定有效的电子文件管理法律法规，并强化宏观指导，以此为电子文件单独立法提供基础依据。最后，档案管理科部门应跟各个部门进行密切合作，这些部门包括了：法律部门、信息部门以及技术部门等。对电子文件的特殊性质进行充分考虑，借鉴西方一些发达国家相关的具有完善性质的法律法规，进一步构建符合我国国情的电子文件法规体系，为档案部门工作的顺利开展起到全面性的帮助。

2.3 提升档案管理人员的整体素质

提升档案管理人员的整体素质对于档案工作而言，是非常有必要的。做好这方面的工作，需要从两方面着手：一方面，对档案管理人员进行培训，努力提升档案管理人员的文化程度及专业化知识水平，并且在培训过程中将计算机应用作为重点培训内容，以此让每一位档案管理人员都具备高水准的计算机应用能力。另一方面，档案管理人员在日常工作中，不但需要努力学习理论知识，还需要以实践作为档案工作的绝对支撑点，擅于总结经验，在工作中激发出高度的积极性，既要熟悉档案业务，又要会操作并设计程序。另外，档案管理人员需要充分融入到档案编程工作当中去。

结束语

综上所述可以了解到在目前社会上进行的电子档案管理在安全上还存在一些问题，其根本原因在于构建电子档案体系的过程中并没有对档案整体需求进行全面考虑。对于在进行电子档案安全管理中出现的问题来说，其不仅仅影响电子档案管理的顺利性，对电子档案自身安全性和准确性产生的影响也很大。针对于这一点就要在进行电子档案管理的时候，对其自身涉及的管理方法进行全面研究，并根据研究结果提出有效解决措施，促使我国电子档案管理的安全性和准确性得到进一步提升。

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