文秘人员文书管理的技能探讨

杨国丽

通化益信实业股份有限公司

文秘人员文书管理的技能探讨

杨国丽

通化益信实业股份有限公司

文书档案管理工作是单位进行各项社会活动的依据，因此，做好文书档案管理工作对于单位的建设与发展具有积极意义。就目前的情况来看，文书管理是一种学习和实践综合技术的过程，在实际管理中，其所涉及的每个环节都难以离开准确、及时、安全的管理要求，因此在实际应用过程中需要综合运用制度管理、细致管理以及人员管理等多项措施，从而能够提高管理水平。基于此本文分析了文秘人员文书管理的技能。

文秘人员；文书管理；技能

1 、文秘人员具备文书管理的要求

由于我国的机构设置和人员编制存在着一定的局限性，因此大多数的机关部门的文档管理工作都是由文秘人员执行的，但是文档管理工作按照规定是属于管理层的范畴，因此文秘人员进行文档管理时有着较高的要求，在进行文档管理时一定要充分体现实践性、持久性和科学性。研究表明，我国的很多文秘人员在进行文档管理时还存在着许多问题，例如：信息统计和分析时的差错，材料收集和整理时的遗漏等等。这些都会给档案管理造成严重的影响，因此，一个文秘工作人员应该具备良好的工作意识，才能有效的提高文档管理的效率，保证文档管理的质量。

2 、文秘人员文书管理的技能

文书管理是单位在各项工作中的真实记录，涉及到许多方面，因此，文书管理的内容丰富，进一步加强对其的研究非常有必要。

2.1 建立有效的管理制度和工作程序

为了改善文书档案管理工作，需要对档案管理工作进行规范化，建立有效的管理制度与工作程序，并督促文书档案管理人员严格按照规范程序办理公文。管理制度与工作程序需要尽可能地细化，具有可操作性。文书档案管理的工作人员需要严格执行公文行文规则，严格审核，确保公文在正式印制前的审核签发手续完整，在印制后还需要进行二次复核，如果需要修改就需要按照程序复审，只有这样建立有效的管理制度和工作程序，才可以确保文书档案管理工作的质量。

2.2 细致地整理文书资料

整理文书是比较细致的一种工作，各单位送来需要归档的资料一般都不会低于几十份，有些可达到几百份，在归档之前一定要查档案号，之后根据档案号逐个将材料放入档案袋，一个不小心，就很有可能出现错误，如果要更正的话，就需要逐个清查全库的档案。所以说，该项工作要做到尽可能不出错，在进行归档的时候一定要坚持细致这一理念。此外，还要做到档案材料要当日收、入档。比如，对于一些所收集到的档案材料中存在着粘连片、金属物、长短不齐以及宽度不一的纸张等情况的，应该细致地将其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，对于一些没有得到规范整理的档案，要逐一对其展开细致地整理，从而促使每一本档案都变得整洁美观、装订整齐、目录清楚以及编排有序等。

2.3 综合运用现代管理技术

在进行文书管理的过程中，需要具备一定的管理技能。运用计算机和各种其他技术来管理文书，有利于提高整体的管理水平。在以本质工作为立足点的前提下，可以一边学习现代化技术一边展开文书管理工作，对计算机处理技术进行有效运用，能够保证文书得到更高层次的保护。依靠现代化信息技术，引进一些具有先进性的管理理念，改革文书管理中一些不科学的做法，严格按照相关的程度及规定对文书进行管理，认真地对所有材料进行鉴别和筛选，最终实现规范化的文书管理。

2.4 加强文书档案管理队伍建设

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

2.5 注重文书档案基础工作的强化

注重文书档案基础工作的强化，促进企事业单位文书档案科学信息化管理目标的实现。通过强化文书档案管理基础工作实现文书档案管理目标。从基础工作入手促进文书档案管理人员文书档案录入、收集、整理、存档等工作的开展，避免失误、错误等情况的发生，以此保障文书档案管理质量。

2.5 加强文书工作与档案工作的规范衔接

文件作为档案的基础，其质量与档案的质量直接关联，而文书部门主要负责对文件进行处理，因此，其处理的规范性就决定了档案的准确性与完整性，这就要求文书工作与档案工作要做好规范化的衔接。为加强文书工作与档案工作的规范化衔接，文书工作人员需要具备较强的档案意识，及时地将文书材料立卷归档，避免有文书材料散失在外，在处理文件时文书人员还需要充分考虑后期的档案管理，尽可能地促使文书工作与档案管理工作可以实现一体化。同时，文书人员还需要加强文件材料质量的管控，确保文件的规范统一、标准化，避免因文书工作的拖延而影响文书档案管理工作。文书人员在收发文件时要及时登记，一旦发现有文件缺失就要立即查找，确保文件的完整性，这样文书档案管理才可以有序进行。

2.6 注重协调管理

由于文档管理工作经常会与文秘工作出现问题交织的情况，这种现象有时会导致整个工作的正常进行。因此，文秘人员不仅需要协调好文档管理的工作，还应该做好人事协调、部门协调、领导协调等方面的工作。

总之，文书管理这项管理措施不仅具有全面性而且具有系统性，加强文书管理工作，使文书档案管理工作规范化、标准化，这样才能有效提高文书工作的利用率，为单位的决策提供依据，因此需要进一步加强研究。

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