档案信息系统建设若干问题探讨

马世仙

[摘 要] 档案信息系统建设面临着有价值的归档记录管理和传统纸质档案信息化两个方面的新挑战。分析了目前信息化时代下档案信息化建设面临的诸多问题，即档案信息化管理体系仍需完善、应用系统建设体系尚待统一、远程交互认证体系待以构建。探讨了信息资源整合、资金投入、远程利用等问题。针对这些问题，尚待进一步深化完善，理论的研究对档案信息化建设具有重要的理论意义和实践价值。

[关键词] 档案信息；系统建设；资源整合；问题探讨

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 099

[中图分类号] G270 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）03- 0179- 02

0 前 言

档案信息系统建設是科技信息时代对档案管理运行工作的新要求，是提升信息系统开发利用总体水平的技术支持，是推动档案管理模式由实体向信息化转变的助力，是实现档案管理事业更快发展，进一步提高档案事业为经济社会服务能力的重要手段。档案信息系统建设是提高档案管理工作水平的最快捷方法，也是提升档案服务水平的必由之路，更是完善档案信息安全的有效途径[1]。

目前档案信息系统建设，一方面面临着如何更进一步有价值地在电子政务活动中记录归档管理，另一方面存在着将传统纸质档案逐渐转变为数字化两个方面的新挑战。因此，档案信息系统建设正逐渐开展起来，并形成了符合自身实际的建设规律。但是在发展建设过程中，关于系统建设方法的争论和实践道路的争议一直延续着，无论是理论工作者还是档案业界人士，都有各自的思路和见解，应用对象的需求也与档案工作者的成果存在差异性，因此档案信息系统建设过程中，相关问题的探讨显得尤其重要。

1 档案信息系统建设内容

2002 年国家档案局、中央档案馆发布的《全国档案信息系统建设实施纲要》，规定了“十五”期间档案信息系统建设的主要内容和任务[2]。软件、硬件及相关基础设施建设是档案信息系统建设的重要内容，是区别于非信息化档案管理的物质条件。档案信息系统工作软件包括系统软件和应用软件，系统软件例如计算机的管理监控、调试、语言翻译、数据库管理、存储、安全管理和操作系统等。应用软件则是根据档案信息系统实际需求，按照档案业务发展开发相应的计算机应用系统。并且除档案业务管理系统应用外，也可处理与之相关的公文系统等。除此之外还包括信息发布系统和档案信息资源网站的建设，所建设的硬件系统包括计算机服务器、路由器、存储设备、网络设备、安全设备和档案数字化加工设备等。

2 面临的若干问题

档案信息系统的建设应具备与时俱进的特点，必然要经历探索、发展、再探索、再发展的过程。这就导致了档案信息系统建设不可能一劳永逸，档案信息系统建设在不断完善中不断前进，需要解决一些面临的若干问题。

2.1 体制机制影响

体制机制的制约不仅存在于在档案信息系统建设过程中，也反应在档案管理和档案相关业务开展的过程中。而对这些制约的问题，一方面应重视市场经济环境下行政管理体制的改革和改革滞后的因素，另一方面也应重视信息化对工作体制机制改革的渗透、推动和促进的作用。针对档案信息系统建设所面临的体制机制问题，既要看到阻碍性的一面，也要客观地认识到这正是需要突破的方面。

2.2 信息资源整合

档案信息资源整合面临的问题表面上反应出的是技术层面和业务攻关上的问题，实际上根本原因不在档案管理工作环节，而是由于业务部门信息资源整合工作不到位。在目前信息资源建设方面，开展并完善的工商、质监、税务等部门与部门之间的数据共享与信息比对，开展相关业务过程中发挥了明显成效。但从宏观环境分析，目前档案资源体系建设未形成全国性战略规划设计。从各个行业环境下分析，档案资源流失情况严重。从档案管理工作内部成效分析，馆藏结构单一、重藏轻用现实条件制约了档案资源体系建设。从技术层面分析，档案资源体系建设目前采用的技术手段较为落后，存在信息安全隐患。以上皆为档案信息资源整合方面面临的问题。

2.3 资金投入

信息化建设本身就是耗费资金投资的系统性工程，档案信息系统建设特别是在初期建设的阶段，单从硬件配置革新上，就是一项较高投入的过程。资金滞后必然导致档案系统中软件、硬件和相关基础设施建设受阻，进而影响延迟档案信息系统实现应用见效的时间，甚至在初步建成并具备应用条件时，却又面临着系统的升级和淘汰，导致档案信息系统建设应用是失效的和实现信息系统建设积极性的受挫。

2.4 远程利用

档案信息远程利用是档案利用工作的发展趋势，是档案信息系统建设的应有之义，也是广大人民群众的迫切期盼，有助于解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题。

3 结 语

档案信息系统建设是一个长期的过程，实施过程面临问题较多，且针对性的处理较为艰难。同时各部分工作均具有阶段性，都需要关注行业实时动态，保持与时俱进。也不排除在信息化发展的过程中，出现比档案信息系统更为有效的和更实用可行的方案。也不能因为档案信息系统建设的逐渐兴起而忽视其需要进一步完善的必要性。档案信息系统建设后对社会的应用成果日益重要，完善建设过程也同样重要。

主要参考文献

[1]高庆收.数字档案馆的建设[J].航空档案，2002（2）：18-23.

[2]贾姝.档案信息网站建设与著作权问题初探[J].档案与建设，2002（3）：7-9.