新时期关于加强学校教务档案管理工作的实践与思考

毕强梅

[摘要]学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织管理的各个方面，不仅记载着学校师生员工的方方面面，更是承载着一个学校的发展历史，档案工作显示出其举足轻重的作用。档案管理工作对于深化和促进学校创新改革、提高办学水平、优化教师队伍水平都有着重要的参考价值，它集中呈现着学校的基本职能活动，真实记录着教职员工的教学活动，可以说是从事教研活动、学校管理不可缺少的重要资料，是展示学校办学水平的窗口。笔者根据多年从事档案管理工作的实践经验，结合自身的工作体会，从档案管理制度建设、管理人员素养、信息化建设等多方面进行全面深入的探讨，对如何在新时期加强学校教务档案管理工作提出了一些建议。

[关键词]教务档案 管理工作

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）22-0102-02

学校档案是学校党政管理和教育教学管理活动有序进行的证明，一套完整的学校教务档案包括了学校各项管理、教学、科研等活动的档案资料，档案管理工作人员通过规范的方法统一将档案资料收集在档案室，将其作为学校的重要信息资源。学校教务档案作为学校教职员工长期在教学活动、学校管理等工作中总结的具有保存和收藏价值的材料，有着特殊的功能和价值。可以说，学校教务档案管理是一项专业性、政策性、机密性都比较高的工作，无论是学校领导还是教职员工都要加强认识，充分意识到教务档案管理工作的重要性。

学校教务档案是衡量学校综合教研管理水平的重要材料，是学校各项管理工作的真实写照，凝聚了学校教职员工的智慧，可以真实、客观反映出学校的教学质量。作为新时期的档案管理人员，要不断加强档案管理的能力，及时解决在教务档案管理中遇到的各种问题。本文就新时期如何加强学校教务档案管理工作提出自己的几点认识，以供借鉴。

一、学校档案管理的作用和意义简述

近年来，随着教育改革的不断深入，我国的教育教育事业迎来了快速的发展，与此同时，对教育系统提出了更高的标准和要求。一方面，新的发展时期，学校更加重视硬件建设、师资力量、学生综合素质等客观因素；另一方面，学校更加重视校园文化建设。

这种情况下，学校教务档案是历史的一面镜子，记录着学校的历史和现在，更是承载着学校未来的发展，是学校建设发展过程中的依据和证明，作为学校宝贵的资料，有着科学文化的历史属性。学校档案的特点决定了其功能呈现出面向教育教学中心工作，服务全体师生的特征。跟学校图书资料相比，学校档案具有更大的利用价值。学校的教务档案作为教学实践中形成的重要内容，反映了学校教育管理、工作方式、组织机构及校园文化等等方面的内容。随着学校教育教学活动的发展，学校档案作为第一手资料，综合说明了学校的全部活动和精神面貌，是一所学校教学成果的缩影。或者说，一所学校的优良学风的形成，学校档案起到了重要的意义，是全校师生智慧的结晶。

总之，学校教务档案管理工作和学校文化建设之间存在密不可分的关系，学校应把档案室建成学校文化建设的基础，使学校成为社会主义文化建设的基地。

二、新时期关于加强学校教务档案管理工作的措施及建议

（一）健全档案管理制度，形成规范管理的体系

一套完善的档案管理工作制度是做好档案管理工作的重要前提。新时期的档案管理是建立在信息技术、良好分工基础之上的。学校教务档案管理工作作为一个复杂的管理系统，单单依靠技术是不行的，需要制订和贯彻各项标准来实现科学规范的管理，形成一个有机、统一的整体，以保障档案管理各项工作有条不紊地进行。

因此，在我校檔案管理工作中，我们会制定相关档案管理的各项制度。档案管理制度会使学校的档案管理工作做到有章可循，能够有效地保障档案管理工作质量，有效促进档案管理工作顺利开展。如在档案管理中，我们要严格做到归档要有标准和范围，各个部门都要积极参与和配合，将相关有价值的资料能够及时收集，做到档案资料的准确性的完整性，在档案管理过程中涉及到的人员做到奖罚分明，能够充分体现教务档案管理制度的权威性，从细节上来把控档案的各项工作目标。

（二）强化了档案管理职能职责

忠于职守、热爱管理档案工作、创新钻研是作为一名学校档案管理人员应该具备的职能和责任。一方面，在日常档案管理工作中，要按时、有效地做好学校各项材料的整理、收集和统计工作，以高度责任感来维护学校档案资料的完整性，做好档案材料的保护和防护工作。另一方面，在汇编档案材料时，要严格遵守保密制度，确保档案机密资料不泄露，未经分管领导批准的文件，必须经领导批准，才可以公开查阅。各种不同载体的材料必须有原则地进行归档，保证资料质量，装订美观，确保档案的整洁性和耐久性。

（三）提高和加强档案管理意识

教务档案管理工作是学校教学水平好坏的重要前提和条件，受到学校领导的高度重视。

调查发现，一些学校档案管理工作存在很多漏洞和问题，当需要查找某些档案资料时，往往一头雾水。剖其原因，一是学校管理层对档案管理工作没有足够的认识，片面地认为学校做好科研和育人两项工作就可以，从而忽视了教务档案管理工作，不能够从档案管理工作中总结有效的教育经验。鉴于此，我校在档案管理工作过程中，将教务档案管理工作列入议事日程，建立健全组织管理机构，并不断加强档案管理工作的宣传力度，提高学校全员做好档案管理工作的意识。首先，加强《档案法》的宣传力度，通过举办档案相关的知识竞赛、讲座等来提高全体教职员工的档案管理工作的意识，形成人人重视档案管理工作的良好氛围，并且能够自觉维护教务档案管理工作的开展。

（四）提高档案管理工作人员的工作素养

档案管理工作很大程度上，取决于档案管理人员的工作能力和素养。作为新时期的档案管理工作人员更要跟上时代发展的步伐，能够及时掌握档案管理知识与技能，提高自身工作能力，开拓档案管理工作的创新意识。

在日常的工作中，我们不断加强档案工作人员的自身素质与工作能力，通过组织一些自学、培训等活动，使档案工作人员能够熟悉和了解档案管理工作环节和要求，从而有效提高档案管理质量，掌握科学有效的档案管理方法，從而提高档案管理的有效价值。同时，我们不断探索新的档案管理新模式，以更科学的工作方法为档案管理工作服务，从而为提高学校整体教学水平提供更好的资源。

作为档案管理工作人员应该意识到，档案整理的目的在于有效利用档案资料，是为了更好地为教育和教学服务，不合理的收集和整理，将会把一些有用的教务资源变成“死档案”，失去其应有的价值。为此，档案管理人员在档案收集过程中要加强档案的开发利用，体现档案工作的实效性和价值性。档案工作人员一方面要做好档案的收集、整理、保管、鉴定等方面的工作，另一方面做好编研、检索、编目等工作，此外加强档案保管的工作，随时为利用者提供有价值的档案资料。

（五）与时俱进，运用信息化管理方法

随着信息时代的到来，给我们学校档案管理工作提出了新的要求。因此，在学校档案管理工作中，我们要恰当地运用科技手段创新工作方法，从而有效提高学校档案管理工作的水平和效率，以实现学校教务档案的信息化管理。档案管理信息化指的是利用计算机软件系统，将学校教学资源与社会资源信息实现有效的整合，建立一个科研一体、开放丰富的信息资源平台，将文字、图片、录音、影像资料能够统一收集和存储，实现数字化管理。信息化档案管理模式一方面可以更方便、快捷地实现交流，大大促进学校的科学有效管理，提高学校的教学水平、管理水平，还能使各部门在交流的同时，提高学校整体教研水平，不仅大大降低档案管理成本，还可以加快信息的资源共享，使部分档案资料成为师生员工可以共享的知识财富，从而营造一个智能化的教学环境。

除此之外，在不断加强档案信息化管理的同时，也要注意原始档案的保存，注重防火、防尘、防虫、为档案室增加必要的配备，以便于教务档案工作顺利地开展。

（六）优化档案管理的服务水平

档案管理工作具有服务性、管理性、保密性等特点，负责档案管理的工作人员要始终贯彻落实科学发展观，认真做好基础工作，把握好源头，推动档案管理服务水平迈上新的台阶。另一方面要狠抓细节，要在收集、整理、保存等各个环节做到细致认真，建立完善的档案调用和保存的工作机制，进一步提升档案资料“查、借、用、阅”的工作效率，促进档案工作向规范化、制度化、标准化的发展，以实现更好更便捷地为学校持续健康发展提供优质的服务。

此外，作为学校档案管理人员要具备爱岗敬业的态度和决心，明确档案接待工作的主要任务和根本目的。在日常工作接待中，注意文明用语，要耐心细致地解答前来查找资料师生的提问，高度重视档案管理中的服务接待工作细节，充分发挥档案管理工作的职能和价值，提供专业的档案管理服务，在沟通过程中，使师生感受到便捷和温暖。

三、结论

实践证明，学校档案管理工作对于推动教育改革、提高教育质量、规范管理、开展教学研究、展示学校的风采，展现文化和历程具有重大的推动作用，提高档案工作服务能力建设既是贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神的重要内容，又是推动我国档案事业健康发展的重要动力。

在新的历史发展时期，学校的教务档案管理工作应当与时俱进，积极地适应信息化时代的发展需要，强化专业服务水平，贯彻落实科学发展观，完善服务功能，端正服务的态度，提供优质高效的服务，为学校教务档案管理工作提供优质服务，自觉、主动地提高档案服务工作意识和能力，以认真负责的精神整理和收集各种资料，严格规范整理方法，提高档案利用率，转变观念，牢牢紧紧抓住创新，在工作中激发活力，更好地为学校实现更好更快发展做出应有的贡献。

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责任编辑：张丽