文书档案现代化管理策略探究

廖蓓蓓

【摘要】随着信息技术的高速发展，现代化管理策略在机关企事业单位的文书档案管理中得到了普遍施行，且逐渐趋于成熟。本文在结合工作实践的基础上，分别从制度、技术和人才三方面，对文书档案的现代化管理策略进行了探究。

【关键词】文书档案；现代化管理；策略

文书档案管理是档案管理工作的重要内容，文书档案记载着单位、组织的发展概况和现实状况，在机关企事业单位的发展中具有不可替代的作用。近年来，随着网络信息技术的普及，文书档案的现代化管理和利用成为一种必然趋势。在文书档案管理工作实践中，笔者累计整理文书档案313卷6387件，其中长期122卷3084件，30年134卷3084件，10年57卷2047件，随着现代化管理策略的应用，笔者切实感受到手工劳动强度的不断降低以及工作效率的快速提升，促使单位文书档案管理不断适应形势发展需求。下面，就文书档案的现代化管理策略做如下介绍。

一、建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

二、采用现代化的文书档案管理技术

在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技術的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。

三、打造高素质的文书档案管理队伍

专业化、高素质的人才队伍在文书档案的现代化管理进程中发挥着重要作用，因此有必要通过专业技能培训、信息技术培训和现代管理方法培训，不断提高文书档案管理人员的综合素质，打造一支高素质、高水平的文书档案管理队伍。在具体实践过程中，应当加大对文书档案管理人员的培训力度，对现有人才招聘机制作出适当调整，最大限度地吸纳高素质人才到现有队伍中来。同时，注重计算机网络信息技术人才的培养，因为计算机网络信息技术在文书档案的现代化管理中发挥着非常重要的影响。此外，为满足组织单位快速发展对文书档案管理工作的要求，还应当重视文书档案管理人员综合素质的提高，通过形式多样的学习培训活动，帮助员工树立现代化的工作服务理念。例如，在新员工入职培训活动中，通过计算机信息技术培训、考核及技能大赛，增强文书档案管理人员的竞争意识和对现代管理技术的重视，进而培养出专业化、复合型、高水平的人才，全面推动文书档案的现代化管理。可见，切实增强文书档案管理人员的竞争意识与责任意识，引导其不断提升综合素养，与同事间保持融洽的合作关系，同时不断学习现代化的管理知识和技术，这是确保文书档案实现现代化管理的基础保障。

四、结语

现代化管理策略在文书档案管理中的应用，实现了文书档案由传统案卷管理向现代文件管理的转变，加速了文档一体化的实现进程，提高了文书档案开发管理的效率与质量，促使文书档案管理工作走上了规范化、标准化之路。然而，现阶段已有的文书档案管理手段尚不能完全满足实际工作需要，也无法全面取代传统的文书档案管理办法，所以需要将两者进行互补结合，让文书档案发挥出应有的作用，为单位提供优质高效的服务。

【参考文献】

[1]方爱荣.文书档案的现代化管理探索[J].教育教学论坛，2010（21）：245-246.

[2]夏永强.文书档案的现代化管理对策分析[J].山西青年，2016（08）：228.

[3]顾翔.强化文书档案现代化管理的有效方法分析[J].办公室业务，2012（21）：190.

[4]郑海红.浅谈加强文书档案管理的现代化[J].青春岁月，2013（12）：489.