基于知识管理的企业档案管理探讨

江丽红

摘 要：企业档案管理水平对企业的发展方向有很大影响，若在企业未能重视档案管理工作，有可能造成企业损失。目前，在我国大多数企业的档案管理措施中，仍存在很多问题。传统的企业档案管理模式已经不能满足现代社会发展需要，长久档案管理水平落后，会制约企业的发展。本文通过分析传统企业档案管理所面临的困境，探讨采用基于知识管理的企业档案管理应用效果。

关键词：知识管理；企业档案管理；传统档案管理；困境分析

企业档案管理能够起到稳固企业发展、为企业指明前进方向的作用。通常情况下，企业的档案具有数据庞大、资料繁多的特点，尤其是公司规模较大的企业，档案数量更为庞大[1]。然而，当前大部分企业在进行档案管理时，仍然存在一些问题有待解决。

1 企业档案管理所面临的问题与困境

1.1 传统档案管理技术落后

传统档案管理技术明显与现代信息技术发展程度存在落差，造成企业管理水平较为落后。随着信息技术的不断发展，已经逐渐渗透到我们的日产生活、生产之中。传统的档案管理方法通常是采用人工记录、纸质记录的方式对企业档案进行管理。而这种管理方式很容易造成企业档案丢失或损坏的情况，不利于企业人员进行管理[2]。除此之外，对于具有悠久历史的大型企业而言，长久积累之后，所拥有的档案资料数量巨大。而在管理过程中，当管理人员出现交替时，容易出现交接漏洞，导致某些企业重要档案在此过程中遗失。

1.2 企业档案管理重视度不够

企业领导对档案管理工作的重视度不足，会大大降低档案管理水平。根据调查显示，我国大部分企业对档案管理工作的投入力度均相对较弱，很多企业领导认为档案管理仅仅只是资料的收集与储存，而忽略了档案管理所能带给企业的指向作用。当企业领导对档案管理重视不足时，会影响档案管理工作人员的工作态度。有可能会让档案管理人员出现懈怠的工作情绪，极大的影响了档案管理工作效率。

1.3 企业档案管理人员素质不高

企业在选择档案管理人员时，通常只会关注人才的耐心、细心度，而不会特意选择具有专业档案管理能力的人才。甚至在很多企业，为了节省人力成本，会选择从其他部门，如办公室部门调任或兼任档案管理工作。当档案管理工作人员能力不足时，会降低档案管理工作的所应有的效果，导致企业领导更加不重视档案管理工作，呈现出恶性循环的状态。在档案管理人员管理制度方面，大多数采用同样酬劳雇佣人才。长久下来，会让表现优秀的工作人员慢慢变得失去工作积极性，认为无论做多少工作都会得到相应酬劳，导致工作效率与质量的降低[3]。

1.4 档案管理搜索性差

在传统的档案管理方法中，通常会对所收集的档案资料进行档案盒归纳与整理。当需要寻找某份资料时，即便是档案管理人也很难在短时间内将档案资料快速搜索出来。当资料年份较长时，甚至可能出现“无迹可寻”的状况，极大的降低了档案管理水平。档案管理中，档案资料管理的搜索性较差，在关键时刻无法及时提供必需资料，可能会对企业造成巨大的损失与影响。

2 基于知识管理的企业档案管理模式应用

2.1 构建企业档案文化管理模式

企业档案管理水平需要良好的企业文化背景进行支撑，先进的企业文化背景可以改变企业人员落后的思想观念，让企业员工能够主动学习新知识与新事物。为了更好的建设企业档案文化管理制度，企业应当为档案管理工作人员建立能够进行知识共享的交流平台，还可以将档案管理的相关知识以讲座的形式定期在企业进行宣讲，让档案管理人员能够接触到新信息与新知识，以此来提高企业档案管理水平。

2.2 采用企业档案信息管理模式

为了能够满足知识时代的需求，在基于知识管理的基础上，将企业的档案资料信息进行整理与分类[4]。传统的档案管理模式下，会出现档案信息混乱的状态，导致企业各个部门不能得到良好沟通，档案信息共享实现困难。而构建完全的企业档案信息管理制度，可以为企业的档案资料设立不同类型、专题等进行信息分拣，以求最大程度能够利用企业档案，充分利用知识管理优势，提升企业档案管理质量。

2.3 充分实现企业档案的服务性

企业档案管理的目的之一，就是为了能够满足后续人员对资料的查阅与经验的获取。在所收集的档案资料中，包含人事管理资料、企业经手项目详细资料等很多内容，相当于是企业的成长日记。在企业的成长过程中，通常不会一帆风顺，每一次磕绊、损失都能成为后期发展的借鉴。企业档案管理应当在企业人员需要时提供有用信息，才能充分实现档案管理工作的服务性。而基于知识管理的企业档案管理模式，可以利用现代先进技术，改变传统纸张管理，将档案管理移动依附于计算机技术中。利用计算机技术，能够快速搜索所需资料，还可以对重要档案进行多重备份，避免出现档案的遗失或损坏，确保了档案的完整性。

2.4 提高企业领导对档案管理的重视度

企业领导应当加大对企业档案管理的重视度，改变传统管理观念，充分融合知识管理理念，运用先进信息管理技术，将企业档案管理的效用充分发挥出来。当企业领导对企业档案管理工作具有足够的重视度时，能够给予企业档案管理工作更多支持。首先，在资金投入方面。有足够的资金，档案管理工作人员才能更主动、更积极的开展工作，还能购买足够的工作所需设备，充分满足档案管理工作需求。然后，在影响力方面。当企业领导对企业档案管理工作足够重视时，会感染档案管理工作人员，让档案管理人员能够在工作时感受到自己对企业的贡献，挖掘自身的价值[5]。只有这样，才能显著提升企业档案管理质量。

2.5 加强对企业档案管理人员的培养力度

企业领导在定岗时，为了充分实现企业档案管理的实际作用，不得隨意选择档案管理人员。在选择档案管理人员时，应当进行综合性思考，观察招聘人才的档案整理能力、档案收集能力、档案分析能力以及总结归纳能力。优秀的档案管理人才不仅能够将档案进行有序管理，还能在将档案资料有序管理的同时，还能从企业的历史档案资料中，对企业过去的不足进行总结，进而能够帮助企业获得更长远的发展。除了在初始选择需要慎重外，企业领导还应当定期开展基于知识管理的档案管理相关讲座，聘请专家进行定期讲解。知识在不断进步，技术在不断提升，档案管理人员只有不停歇的进行学习，才能保障自己不会处于落后状态，才能更好的完成档案管理工作。同时，对于档案管理能力强，工作质量高的工作人员，企业应当给予适当的精神、物质奖励，以此来激发其他工作人员的积极性，让全体员工能够保持积极向上、努力工作的状态。对于管理能力差、工作状态不良的员工，应当及时进行了解，给予帮助，让员工可以早日恢复状态。

3 结束语

综上所述，传统的档案管理模式已经不能满足我国企业的发展需求。因此，为了能够真正实现档案管理在企业中的作用，应当早日进行改革，选择基于知识管理的企业档案管理模式，以此来提升企业档案管理效果，确保企业能够朝着健康、繁荣方向发展。

参考文献

[1]张晓娟，马瑜，左田原，黄兰.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯，2012，04（15）：76-79.

[2]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011，02（10）：24-28.

[3]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013，01（16）：31-34.

[4]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业，2013，02（13）：71-72.

[5]王婷婷.基于知识管理的企业档案管理模式选择[J].企业改革与管理，2016，10（21）：22.