新时期下档案管理模式中存在的问题及对策分析

张利萍

摘 要：随着网络技术的飞速发展，世界逐渐步入“互联网与大数据”时代，信息技术成为人们生活必不可少的要素之一。面对信息化浪潮强势席卷全球，档案管理作为经典地信息储存与信息记录手段，其势必要紧跟时代步伐，加快信息化发展。现如今，由于记录档案的方式变得越来越多样化，档案管理的工作模式与工作内容都明显得到了改善，进一步提高档案管理工作的效率是国家未来的重点扶持研究对象。但是，在档案管理模式进入信息化的过程中，传统的档案管理方式已经无法满足新时期的发展需求，并且我国在档案管理制约与安全方面的发展情况始终不尽如人意。因此，本文立足于信息化的时代背景，仔细阐述了档案管理工作面临的问题，指出导致问题发生的原因，最后提出几点建设性意见，期望能构建一种适应新时期的档案管理模式，建立有序高效的档案管理体系。

关键词：档案管理；新时期；模式创新；传统管理；改进方式

在这个以“信息技术”为主题的新时代背景下，大量的互联网、云计算、大数据管理技术迅速融入人们的生活，改变了人们传统的生活方式与思维模式，各行各业的不断转型与变革已经成为当今社会发展的必然趋势。此时，传统的档案管理工作却难以适应社会上每天产生的对大量档案原始数据的搜集和检索，其发展状况不容乐观，进入了瓶颈阶段。如果新时期的档案管理部门仍然采取以往的职业模式，那么这一职业很有可能会面临被新的职业替代从而退出历史舞台的危险。因此，从时代发展的角度来看，促进档案管理工作的信息化进程、将网络技术与档案管理工作相结合是未来不可避免的发展趋势。只有看清档案职业所面临的困境，并且认真审视和思考应该如何在新时代背景下探索档案职业的改革方法和与生存方向，才能为档案管理行业开辟新的舞台和发展空间。

1 新时期下档案管理面临的问题

随着信息社会的深入发展，“互联网”与“大数据”这两个词已经成为现代行业改革的主要方向与热点话题。最初，档案行业是由于人们对“信息记录”的发展需求而产生的，并且一直是采取“文件记录”的方式，完全反应了每个人的个人履历、个人学历、工作经验、思想品德等方方面面。这样所记录的档案不仅是社会衡量一个人的人生价值的标尺，同时也是其进入社会、在社会中历练的主要评价标准，是关乎单位发展、国家人才输出的重要资源。因此，在以往的社会环境中，档案行业的发展十分迅速。在资源不断累积、工作规模不断扩大的过程中，也创造出了专业化的技能和稳定的发展环境，稳固了其独立的社会职业的地位。然而眼观当下，因为档案行业与信息变动的深度关联，所以在整个世界信息化的过程中，不免面临了一些难以解决的困境和痛点。从近几年来看，我国在档案行业信息化变革方向的发展还是十分有限的，其现有模式下存在的问题大致可以分为以下几点：

第一，档案管理工作存在纰漏，可能出现档案伪造、档案不完整等情况。本文通过调查得知，造成这种问题的原因主要有两点：一、档案监管手段缺失，法律稀疏，一些单位甚至没有档案管理体系；二、群众对档案的重要性缺乏认识，不按规定配合档案管理工作。这两个原因造成了在人员流动的档案交接过程中出现的“弃档”、“无头档案”、“多头档案”等工作纰漏现象。除此之外，由于没有完整的法律规定，部分人会利用不法手段篡改档案中的信息，增加一些对自己有利的部分以牟取私利。

第二，档案管理缺乏现代化技术，传统的管理技术已经难以满足社会日新月异的需求。即使互联网技术已經非常发达，但是在档案行业却没有得到很好的应用。目前，大多数单位虽然已经成立了档案数据库，但却仅限于录入和检索功能，并没有真正地实行档案信息统一和共享，真正使用的时候大多数还是去档案库查阅。然而，以往的查阅技术太耗费时间和人力成本，逐渐不再适用于新时代。因此，寻求档案行业的未来发展趋势和采用现代化的档案管理技术迫在眉睫。

第三，缺乏档案管理人才，难以推进档案管理工作的信息化进程。人才一直是行业革新中的中坚力量，是新时代背景下变革成功的关键资源。目前的档案行业缺少懂得信息化技术和大数据观念的新型人才，而以前的档案管理工作人员也有很多并非科班出身，缺少足够的档案管理知识与经验。

2 新时期下对档案管理工作的建议

针对上文对档案管理工作问题点的分析，本文提出如下解决对策，期望能够促使档案管理工作在新时代背景下得到更好的发展。

（一）迎合时代发展，更新档案管理理念

在传统的档案职业中，档案管理的目标主要是规范档案收集、保存、检索、查阅等过程，使得档案信息得到有效的监管和保护，信息资源的利用是实现档案管理的价值所在。如今，在互联网与大数据构成的新时代下，人们更倾向利用数据从而客观地解释时代变迁的原因与趋势，信息的核心价值得到了转变。因此，现在的档案管理人员应该努力适应时代发展潮流，将档案管理活动的目标设定为对数据资源的有效利用，扩展档案职业的社会职能，从简单的“文件记录保存功能”加深到“档案社区构建功能”等等。

（二）加强档案监管工作，对每一份档案进行规范化整理。

针对一些档案管理工作频繁出现纰漏的现象，本文认为应该加强对档案部门的监管工作，制定统一的档案管理体系和业务标准，并安排相关部门进行抽查，以避免一些单位疏忽档案管理工作的情况。除此之外，在建成完善的档案流程制度和监管制度之后，还需要及时加强对档案管理人员的技能培训。很多单位因为不重视档案管理工作，所以聘请的档案管理员都是没有经历过专业训练，他们本身就对这个行业不太了解，难以抓住工作的重点和难点，并且可能对一些工作认识上存在误区。因此，各部门都需要定期对档案工作人员进行考核，并且利用完善的监管体系促使他们不敢马马虎虎地对待自己的工作，能够真正做到规范地整理每一份档案。

（三）利用迅速发展的网络信息技术加快档案管理信息化进程

网络的快速发展使得所有的行业都在往信息化方向转型，档案行业的信息化管理成为未来发展不可避免的趋势。就目前来看，档案管理信息化进程的瓶颈分为三点：难以迅速搭建合适的数据库、网络信息安全难以得到保障、管理人员缺乏运用档案管理软件的能力。因此，首先需要在原有的档案文件的基础上，利用科学的检索体系，加大人力资源投入，建立完整的目录索引档案数据库，加强档案资源的有效利用率；其次，需要增强对档案信息的保护，配备齐全的防泄漏、防篡改软硬件设施；最后，对于管理人员来说，需要对其进行一些软件知识方面的培训，加强他们运用数据库检索的能力。从长远角度来看，这些措施不仅能够提高档案资源的利用率，还可以有效节省人力成本，加快档案行业的转型与变革。

3 结语

“互联网”与“大数据”这样信息化新时代的来临，不仅是档案行业变革过程中的挑战，同时也是调整行业模式、促进行业创新的机遇。除去提高和完善档案管理的核心技术之外，还需要时刻关注社会发展动向，准备面临新的挑战。即使现在国家、政府和多数人事部门已经有了自己的一套完整档案管理工作流程，但是这些完备的档案管理措施可能明天就无法满足工作需求。因此，对于每一名档案工作者来说，都必须以最严谨的工作态度认真对待档案管理工作，时刻调整档案管理工作方向，学习和迎合时代变化，勇于探索和创新，敢于将以往档案工作封闭的状态变成直面全球信息化浪潮，这样才能让档案工作在新时期获得巨大突破，真正地与国际接轨。

参考文献

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