探析数码照片档案管理办法

戴建华

摘 要：随着信息技术水平的提高，数码照片已取代纸质照片成为主流，加强数码照片档案管理工作刻不容缓，本文结合实际工作，对数码照片档案管理办法进行探讨，提出进一步提高数码照片档案管理工作的一些途径和办法。

关键词：提高；数码照片档案；管理办法

随着信息技术水平的提高，数码摄影技术因其具有使用方便、可以随时检查拍摄效果、存储量大、传播便捷等特点，迅速成为今天被普遍使用的摄影技术。数码照片成为主要的照片形式，它以特殊的载体方式，反映悠久的历史重大变革和重要人物的历史面貌，极大的弥补了纸质档案的不足，是单位档案资源的重要组成部分。由于数码照片在存储上有自身的特点，与一般传统照片档案在整理有所不同，为了更好地保护、利用这些生动、形象的特殊载体档案，采取有效措施，加强数码照片档案管理工作刻不容缓。本文就如何提高数码照片档案管理办法进行探讨。

1 数码照片档案管理工作的现状

1.1 对数码照片档案管理认识意识亟需加强

由于传统的档案观念，基层单位一般重视文书档案管理，忽视照片档案的收集与管理，相对照片档案管理，数码照片档案起步更晚，从领导到一般干部对数码照片档案管理认识程度不深，宣传不到位，管理意识淡薄，制度和规范不健全，影响了数码照片档案的制度化管理，使数码照片档案的完整和系统性受到影响。

1.2 数码照片档案收集意识淡薄，收集难度大

一是数码照片收集来源更广泛，由于数码照片机及智能手机的普及，“拍照”不是办公室的专利，数码照片的形成方式更为隐蔽，接收的触角更为广泛，收集更难。二是收集制度不健全，拍摄者和档案管理人员职责不明确，档案人员与拍摄人员没有及时沟通，多数部门的照片处于自由形成、自由处理的状态，没有统一管理。许多珍贵的照片散落于各职能部门，许多人员对照片档案没有意识，甚至将照片视为己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丢弃、遗失，都造成数码照片档案收集难的原因。三是拍摄者缺乏数码照片收集意识和档案业务知识，拍摄完毕后只是将大量的数码照片卸载，转存于电脑上，很少有拍摄者会及时对其进行筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作并主动上交，而随着时间的推移，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确，甚至丢失。

1.3 数码照片档案保管存在安全隐患

一是数码照片易损，由于数码照片数据的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，因此任何电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程等因素的影响，都容易导致出错和误操作，造成数据文件的破坏或丢失。二是数码照片易改，目前数码照相机常用存储格式是JPEG，这种格式的图像浏览和编辑都可以打开它，因此这种格式的图片文件极易被修改，而且一般难以看出痕迹。三是数码照片易转，复制或者转移数码照片档案等相关行为很难察觉，威胁到了照片的保密性；另外一个方面照片源头不容易控制，且拍摄者自身保密意识较低，随意地进行储卡的拷贝，或者用非指定电脑来传输以及存储照片，这些都在一定程度上影响着档案的安全性。四是存储设备不可靠，常用的光盘存储存在着数据无法读取等问题。

2 加强数码照片档案管理的方法和途径

2.1 加大宣传力度，提高对数码照片档案重要性的认识

一要大力宣传《档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，逐步引导广大职工树立起正确的照片档案管理意识，尤其是要不断提升领导层的照片档案管理意识，从思想上切实把照片档案作为一项重要的工作内容来抓。二是善于抓住机遇，结合基層单位特色，以制作纪念画册、创建展厅为契机，大力宣传数码照片的价值和重要性，全面征集照片，提升照片档案工作在整个单位内的影响力，拉近了照片和职工的距离，使广大员工了解照片档案作用，充分认识照片档案的重要性，增强全员数码照片的档案意识，使照片档案的收集工作获得各方面的支持。

2.2 加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变数码照片档案管理工作的现状，制定一个切合实际的管理办法是很有必要，根据已有的《数码照片管理办法》，不断完善单位的照片档案管理规范并制作流程，使照片档案从归档范围、收集方法、价值的鉴定、整理、归档到保管统计利用，每一个环节都有有章可循，让所有职工对数码照片档案管理工作流程有明确的理解，提高对数码档案管理工作的配合程度，使之成为自觉。

2.3 加强档案人员及拍摄人员专业技能培训，提高业务水平

信息技术是数码照片档案存在和发展的前提，数码照片档案既具有文件的特性信息，又是以数字信息为特点的文件。对数码照片档案的管理不仅涉及到著录、整理等档案业务工作环节，而且还涉及到档案管理软件的应用、图片处理应用等与计算机相关的专业知识，各单位要加强档案人员继续再教育，通过培训、交流、自学等方式不断扩展其知识面，在加强对档案业务知识学习的同时，要增强档案人员及拍摄人员对计算机、网络技术和摄影技术的掌握力度，使其能熟练地掌握计算机数据库技术、图片编辑软件技术等，以确保数码照片的安全性、完整性和真实性。

2.4 实现数码照片档案工作的数字化管理是数码照片档案科学化管理的有效途径

随着文件档案一体化管理的日渐成熟，数码照片档案数字化是发展必然趋势，是提高照片档案工作科学化的必由之路。借助办公自动化管理平台，利用综合档案管理系统通过著录功能将照片和数据库挂接，建立信息的关联性，具有“操作方便、立卷、检索快捷、资源共享”特点，实现数码照片档案“收、管、存、用”各种功能，以服务广大职工，是单位数码照片档案数字化建设的最终目的。

2.5 全面出击，抓住关键环节

数码照片档案的收集是整个档案管理工作的起点和基础，收集工作的质量高低直接影响到整个数码照片档案管理水平。由于数码照片的形成方式更为隐蔽，接收的触角更为广泛，收集的内容更多，相对传统照片档案收集也更为复杂。为了保证收集完整，档案部门应主动实现“等靠要”被动式收集向“走出去”开放式收集转变，多管齐下，切实做到应收尽收。一要明确收集范围。档案人员应根据本单位照片档案的形成规律和特点，确定本单位的档案收集范围。二要建立数码照片收集制度，实施前端控制，档案部门密切关注单位工作动态，要对预归档部门进行有针对性的业务指导，使他们清楚自己的职责，清楚归档的范围和要求。对于重大活动，档案人员应主动参与，跟踪服务，全面了解档案信息资源，提出管理要求，做到“提前介入，全程监管”。三要明确收集时间。采用定期收集与随时收集相结合。四要抓住重要环节。引导与控制照片档案的流向，如领导或业务人员外出开会、调研、考察形成的照片和单位机构调整、人员变动过程中会出现照片被经办人带走的情况。五要点面结合，抓住重点部门和重点人员，对产生照片档案较多的宣传、生产一线、党政工团等重点部门和重点个人，作为照片档案收集工作的重点。

2.6 加强措施，确保数码照片档案安全

由于数码照片数据的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，因此任何电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程等因素的影响，都容易导致出错和误操作，造成数据文件的破坏或丢失，为保证数码数据的安全，需对其进行备份，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线结合的方式实现多套备份，在线存储着眼于应用，离线存储则侧重于保存和备份。一是在综合档案管理软件对数码照片档案进行在线备份；二是利用稳定的载体光盘进行脱机备份，并按保管条件购买光盘专用柜进行储存，为了防止图像被修改，光盘只能采用只读光盘，一次性写入，还要做封盘处理；三是对于重要的和利用频率高的数码照片档案冲印成纸质照片实现双套保存。同时，建立数码照片档案检查制度，定期对数码照片档案读取设备和相应软件进行检查，发现问题，及时解决，随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档的数码进行数据迁移。

3 结束语

对于数码照片档案这特殊档案的管理，只有通过不断地探索，不断总结合理、科学的管理模式，才能达到数码照片档案安全长效地管理。

参考文献

[1]周升华时把好“五关”破解照片档案管理瓶颈，《档案时空》 2015 年第8期

[2]刘泓 企业数码照片档案管理问题及对策探究，《档案时空》 2012年第12期

[3]何涓 数码照片档案的管理与研究，《办公室业务》 2015年8月