论EPC模式下核电站运营方对工程文件电子文件接收过程中的前端控制思想

马哲文

【摘 要】电子文件的前端控制，是实现电子文件全程管理的重要保障，在电子文件管理中至关重要。论文以核电工程为例，阐述了核电工程项目中运营方在接收工程方移交的工程电子文件过程中，通过对系统流程的建立，工程文件电子文件接收来源及其模式的控制等多个维度，对核电站工程文件电子文件接收过程的经验进行了总结，提出了目前电子文件接收过程中的问题及应对策略。

【Abstract】The front control of the electronic documents is an important guarantee for the management of the whole process of electronic documents， especially in the electronic document management. Taking the nuclear power project as an example， paper expounds the establishment of system process， the receive source of engineering documents and electronic documents and the mode control in the process of receiving the engineering documents and electronic documents for nuclear power plant operator， summarizes the experiments in the process of receiving engineering documents and electronic documents， and puts forward problems in this process and the countermeasures.

【关键词】核电站；工程文件；电子文件

【Keywords】 nuclear power plant； engineering documents； electronic documents

【中图分类号】F426 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）04-0099-04

1 引言

核电工程建设大多采用EPC模式，EPC模式是指由业主或运营方负责核电站移交接产后的运营管理，由工程方受业主委托，按照合同约定对工程建设的设计、采购、施工等实行管理。为了确保移交接产后的顺利进行，运营方接收工程方电子文件是根据工程建设的不同阶段以及工程文件演变的不同阶段实时接收、控制的，以满足不同阶段运营方生产人员的不同需求。由于电子文件具有虚擬实在性、集散性和非线性特征，所以必须实行前端控制的原则，以保证电子文件的真实性、完整性和可读性。

所谓前端控制，按照国际档案理事会电子文件委员会的观点，就是在文件形成前采取行动，将干预的时机确定在电子文件生成和管理系统的设计阶段，把档案管理的要求和手段向前延伸到电子文件管理之中。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改特性，因此针对电子文件“稍纵即逝”的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在电子文件形成、产生过程。

核电工程项目中运营方文档部门人员正是运用了前端控制思想，在工程文件电子文件接收中“提前介入”，对电子文件的产生、接收、鉴定与移交归档进行规范化、标准化、系统化和流程化管理，以确保接收的电子文件的完整性、系统性和准确性。

2 实行规范化、标准化管理模式

电子文件的控制，离不开文档的规范化、标准化管理。规范化管理是指在文档一体化管理流程中，对各项管理活动都必须有规范的管理标准，对每一任务都必须有明确的定义、标准的格式和详细的要求；标准化管理是指将所有的规范化管理要求编写为各类管理程序，工作中严格按照程序开展工作[1]。

核电工程项目中电子文件数量巨大，来源于上游的多个承包商，因而制定统一的程序加以规范各承包商编制的文件尤其重要。运营方文档部门与工程方文档部门编制了大量标准化程序对工程文件电子文件进行规范化管理，使得这些数量庞大的文件从其产生开始就具有统一的文件编码，统一的文件格式，严格的升版制度和规范的文件状态控制措施。采用这些标准化、程序化管理手段，使工程文件电子文件接收无论是收集的完整性、系统性和内容的准确性方面都达到了较高的程度，实现了前端控制的目的[2]。编制的程序及细则如下：

①文件产生；

②文件档案编码、分类规则；

③文件格式及编写要求；

④工程文件电子文件接收、检查规范；

⑤文件的变更、修改或取消规定；

⑥文件材料归档范围和要求；

⑦生产准备期间文件控制；

⑧生产准备文档管理；

⑨工程项目档案接收与管理；

⑩生产准备工作大纲；

11文件材料标准分发清单；

12文件归档、统计、鉴定与销毁；

13文档的保存、利用与服务。

具体控制手段如下：

①建立了统一的文件编码规则，每一份工程文件都必须编制具有唯一性的19位文件编码，其规则必须符合程序的要求。

②建立了统一的文件格式。

所有工程文件都必须使用规范的格式，包括规范的封面格式、规范的内容要求和统一的文件编码，任何不规范的文件不得生效使用。其中封面格式中包含标题、文件编码、版本、状态、修改原因等信息。这些信息都在封面格式中显示，方便了文件利用者和文档人员第一时间获取关键信息。

③建立了严格的升版制度。

在工程文件产生时，采用文件版本来对文件的时效性进行控制，文件版本是文件升版的标识，文件的修改升版必须通过版本号作出区分，并经相关授权人审批、生效。现场工作必须使用最新版本的文件。对于设计文件，规定每份文件的初版为A版，如有原因需要升版，则升为B版，以此类推；对于施工文件，初版为A版，如升版后则文件为A0版，以此类推。

④建立了规范的文件状态管理措施。

采用文件状态来对工程文件的功效性进行控制，同一编码的文件从编制到各个阶段的使用，可以有不同的状态变化，如试用、执行、竣工等文件状态等。采用文件状态与文件版本一起使用，可清楚地反映文件各个阶段的情况和当前所处状态。

⑤建立了统一的电子文件接收、检查规范。

规定了统一的电子文件格式要求，统一的命名规则和严格的质量标准，这样无论哪个承包商产生的工程电子文件，产生后的格式、命名规则都是一致的，质量是可控的。

⑥建立了高效的文件利用服务方式。

提供利用服务是保管电子文件的终极目标。电子文件以其积极、动态的方式改变着人们长期以来传统的利用方式，在给利用者带来前所未有的便利时也给其安全带来了威胁。因此，为了确保电子文件的长期可存取性和可利用性，在确保电子文件利用时的安全与便利性时，必须对某些控制要素进行分类设定和控制，如不同的保护级别、载体形式等，以便提供不同种类的服务模式。核电工程项目中运营方文档部门在对工程电子文件提供利用服务时，严格对电子文件采取加密、授权、操作监控等不同控制手段，并结合水印技术，进行不同的安全控制，较好地起到知识产权保护的作用。我们根据用户的需求、文件的保密级别，用户的授权等级提供不同形式的电子文件的服务，对于一般查询的授权用户，我们提供电子文件利用平台的在线查询服务，对于文件修改部门，我们提供电子文件离线下载服务。

这些程序和细则的编制，从源头确保工程文件的电子文件从产生、接收、分发到移交、归档、利用各个环节都有据可依，有章可循，确保了工程文件电子文件的接收实行一体化的管理流程。

3 实行电子文件有效性、完整性控制

3.1 电子文件有效性控制

前端控制战略的实质是通过文件生成过程采取非线性控制，使得电子文件一经生成便纳入档案管理范畴，纳入一体化管理模式，防范因疏于管理或管理不当导致的文件的失真、失密、分散和流失等风险，因此必须完善文件管理系统的功能，保证机构记录活动的真实性、完整性。实际工作中，并不是所有的电子文件都在文件生成系统内产生，因此我们必须根据他们的来源制定控制策略[3]。

核电工程项目中工程方文档部门接收的工程文件电子文件的来源主要为：①工程公司从供货商或设计院通过正式通信渠道获取的已經审查的纸质文件、经工程方文档部门自行扫描上载到工程文档系统的电子文件；②供货商或设计院在提交纸质文件时同时提交的一套已有授权人签名的电子文件。

控制策略：为确保接收的电子文件的有效性，运营方文档部门仅接收来源于工程公司文档部门提供的工程电子文件，并依据工程文件演变的不同阶段，对工程文件电子文件的接收分为两种方式控制与管理：工程参考文件电子文件的接收控制和工程母本文件电子文件的接收控制。

①工程参考文件电子文件的接收控制。

对生产准备各部门确定的需求范围内的文件，在尚未进行正式的母本审查与最终移交前，为了配合生产准备各专业程序编写需参考相关的工程上游文件的要求，由运营方文档部门实时同步接收各专业所需工程上游文件的过程版本，这些工程上游文件的过程版文件统称为参考文件。对此类文件的电子文件，我们采用对关键元数据实时同步接收方式，对其过程版本实行电子文件共享的方式管理。其中，工程文件（含过程版本）总数约几十万份，有效文件约十多万份。

②工程母本电子文件的接收控制。

对工程上游设计、供货商提供的系统设计，设备制造最终版文件，在经过运营方技术接口部门审查认可后，由工程方文档向运营方文档部门正式移交的工程技术文件，我们称之为母本文件。母本文件主要包括系统设计手册（SDM）母本和EOMM（设备运行维修手册）母本。对此类母本文件的电子文件接收，依据母本电子文件检查、接收规范进行检查、存储和上载。

这些电子文件的元数据由于通过工程方、运营方文档系统的数据交互实时获取，而电子文件通过共享方式接收，且其技术内容通过了技术部门的审查，因而从源头保证了其电子文件的有效性。

3.2 电子文件完整性控制

电子文件的完整性包括两个方面：

一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

完整性是电子文件价值的重要保障，因此，维护电子文件的完整性是文档人员的重要职责。

为了确保接收的电子文件的完整性，我们首先编制了SDM审查、EOMM审查、接收技术规范，明确以下两点：

①对于SDM手册，要求：第一章文件清单应为编制单位编制的该SDM的完整清单，即，各章节所列附件清单应汇总至SDM第一章的总清单中，在审查承包商提交的文件是否完整时，应检查工程方提供的SDM文件清单以及各章节文件所列附件是否提交完整。

②对于EOMM手册，首先需确认图纸与文件章节上所列出的文件是否列入该份手册的移交清单中。其次，需对照目录页中所列出的章节及其附件核实其电子文件是否提交完整，以确保EOMM手册主、附件的完整。

电子文件的元数据信息，如文件编码、版本、状态、电子文件名、电子文件大小、文件最后修改时间等则通过文档系统自动获取。

通过以上控制手段确保了运营方接收的工程文件电子文件的有效性和完整性。

4 实现了电子文件管理流程的重组

在文档管理信息系统中，需要对“档案管理性工作”的归档、鉴定与著录等环节进行管理流程的重组，使这些环节前置在电子文件的形成或流转阶段进行，将档案管理的要求渗透到实现电子文件管理的系统之中，以达到前端控制的目的。核电工程文件电子文件在接收过程中，将前端控制思想、一体化管理理念以及归档、鉴定、著录、保密功能等一同纳入电子文件管理系统设计之中，对电子文件的接收进行了管理流程的重组，具体实施方式如下：

4.1 环节前置

4.1.1 提前鉴定、实时归档、实时分发

在电子文件管理系统中，电子文件的鉴定与归档，是在文件生成之际乃至生成之前就进行的。在嶺澳核电站二期，由于在系统的设计时，工程方文档部门已根据档案分类编码规则将电子文件的归档范围、电子文件保管期限表、电子文件的密级嵌入其中，因此当接收来自上游的电子文件之时，就同时将每份电子文件的归档保存期限、密级及解密日期等进行自动（或手动）著录进了文档系统，实现了电子文件的同步鉴定与归档，同时根据运营方文档部门的文件需求清单实时进行电子分发。

4.1.2 提前著录

将档案著录嵌入文件登记环节，在文件形成之时便由文件形成者工程方文档部门进行，融合文件、档案的管理需求，统一设计，将著录的数据一并纳入文档系统中，这样在工程方、运营方文档系统对接后，运营方仅需补充著录相关元数据信息，避免了重复劳动，提高了工作效率。

4.2 环节后延

即进行全程管理，将需持续的环节向后延伸，原来只在某一个时间点完成的工作，在电子文件系统中可能需要一个持续的时间段来完成直至电子文件的整个生命周期。如著录必须贯穿于整个工程电子文件接收、处理、分发、归档、迁移、利用等各个环节。

4.3 环节交叉

对文档管理系统来说，某些环节存在功能交叉或包含关系，时间重叠或穿插现象，这是电子环境中文档一体化管理的必然结果，因此核电工程的工程电子文件的接收采取鉴定、著录、归档同时在文件形成之时进行，登记与著录、分类与归档交织在一起进行。

5 电站工程文件电子文件接收的改进建议

虽然核电工程文件电子文件的接收采用了将运营方和工程方文档系统建立接口，实时导入数据和电子文件的共享方式，实现数据交互，方便了运营方直接利用电子文件，满足了运营方对文件时效性的要求，实现了所谓的前端控制。但实际上它还不能称之完全意义的“前端控制”，工程电子文件还未在文档系统中直接产生，实现在线接收、在线审查的情况。因而在实际工作中仍然存在编码、版本、状态相同的技术方审查的文件与工程方移交的文件内容不一致问题、接收的电子文件与移交的纸质文件不一致问题等，因此笔者建议可通过以下方案改进。

5.1 建立工程文件电子文件在线接收与管理系统

实现对电子文件在线接收、审查、存储和利用管理的全程控制。由在线接收接口、中间库（类似于工程文档交换系统）、正式文件库三个部分组成。

①在线接收接口。

在线接收接口是工程文件在线接收与管理系统和外部文件系统的入口，外部文档系统通过该接口在线移交工程文件元数据及电子文件。

②中间库。

各供货商或设计院经过授权后均在此库进行电子文件上载，文档人员对此系统的电子文件检查合格后，经审查合格的、有效电子文件方进入正式文件库。

③正式文件库。

用户利用统一在正式文件库进行，并可根据授权实现在线阅读、打印等，同时技术部门与文档部门审查的电子文件，均为同一系统的文件，避免了技术部门审查的电子文件与文档部门最终接收的电子文件因来源不一致而出现差异的现象。

5.2 文档部门提前介入

由于人力原因，运营公司文档部门在EOMM审查启动初期阶段并未介入，而技术部门在审查时更多的是关注技术内容，对文档相关的检查点不关注或关注不够，导致在后续的文档部门审查环节中发现较多的问题（如文件不完整，文件编码错误等），使得移交的母本文件退文率较高，同时由于运营技术方审查的EOMM电子文件可能直接来源于供应商，也可能来源于工程方的文档系统，导致实际中出现编码、版本、状态相同的技术方审查的文件与工程方移交的文件内容不一致。对比SDM审查、移交，由于文档部门在前期参与了SDM母本移交前的技术协审，因此SDM母本移交时文档审查环节退文率比EOMM低很多。因此，在相关技术部门启动EOMM的审查初期，文档部门必须尽早参与到此项工作中，与技术部门同步审查其电子文件，以避免技术部门审查的文件与文档部门接收审查的文件存在版本相同但内容不一致问题，并提早启动电子文件检查、接收规范的编制工作[4]。

6 结语

核电工程文件电子文件接收中应用“前端控制”思想，将工程方与运营方的系统对接，实现了两系统同步接收数据、同步共享电子文件方式，使工程文件电子文件一经形成，即刻赋予归档标记，并纳入文档部门的归档范围和管控之中，同时采用程序化、规范化控制手段对电子文件的产生、接收到移交、归档与利用等各个环节进行有效控制，并实现了电子文件的流程重组，使归档、鉴定与著录等各个环节前置在电子文件的形成或流转阶段进行，将档案管理的要求渗透到实现电子文件管理的系统之中，确保了电子文件的有效性、完整性和系统性，因而建立了一个涵盖工程文件电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和方法体系，此种管理方式对其他在建核电站工程文件电子文件的接收具有借鉴作用。

【参考文献】

【1】冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

【2】张华.论电子文件管理中的“提前介入”[J].档案学研究，2001（4）：49.

【3】王健.对电子文件形成特点的再思考——兼议电子文件前端控制战略的实现[J].档案学研究，2002（11）：43.

【4】金鑫.前端控制在电子文件管理中的应用[J].前沿，2007（3）：44.