高校档案信息化建设存在的问题及对策

裴高华

摘 要：高校档案建设工作是学校基础工作的重要组成部分，包括档案的收集、整理、归档等，与此同时，借助于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而形成的新型档案信息形态，给高校档案工作的顺利进行带来了新的机遇和挑战。本文通过分析高校档案信息化存在的问题，为充分共享、开发馆藏档案信息及办公自动化提出相关实施措施。

关键词：高校档案；信息化建设；问题；对策

高校档案客观反映和记录着高校教学、科研、党政管理等各方面的改革发展过程，随着网络信息技术的广泛应用及飞速发展，高校档案信息化建设势在必行。采用什么样的改进措施，来推进高校档案信息化水平，为学校、教师及学生更好的服务，是档案信息化需要面对的重要课题。本文试以档案信息化建设相关的几个基本问题进行分析，并提出改进措施，以期为高校档案信息化建设工作的更好开展提供帮助。

一、高校档案信息化建设存在的问题

高校档案信息化建设相对其他行业信息化起步较晚，发展较慢，各高校之间的发展水平参差不齐，主要存在以下几个方面的问题。

（一）高校档案信息化建设意识落后

随着各行各业信息化的迅猛发展，高校信息化建设在服务广大师生中发挥了明显作用。很多高校已经开始使用信息系统，如办公自动化系统、学籍管理系统、校园卡管理系统等，但是高校档案信息化建设明显滞后于学校建设与发展。主要原因，一是部分高校领导对档案信息化建设工作的重要性认识度不足，推进高校档案信息化建设的热情度不高，尤其学校在对档案信息化建设投入经费、人才支持均不足的情况下，高校档案信息化建设也就仅仅是纸上谈兵；二是高校档案管理部门自身信息化建设意识、创新意识不够，档案工作人员固步自封，安于现状，不愿接触和掌握信息化建设的新技能和新知识，传统的管理理念、思维方式和服务方式束缚了档案管理工作的发展。

（二）高校档案信息化建设软硬件设施落后

高校档案的信息化建设需要必须的专业设备与软件，这些设备与软件也是档案信息化建设的前提和基础。高校档案信息化建设中如果没有配齐处理电子文件所需要的设备与软件，那么就无法实现高校档案建设的信息化。这些硬件设备主要包括计算机、网路设备、扫描仪、交换机等，档案建设所需要的软件方面主要包括档案信息数据库、档案信息处理系统以及相关软件和程序等。虽然，当前大多高校档案管理部门都有自己的局域网，信息化体系具有一定规模。但是仍有相当一大部分高校档案馆不仅没有基本硬件设备，也没有配套的软件。至于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用等，仍采用原始的手工操作与单机归档手段，从而造成在查阅档案的过程中出现文件丢失、资料损坏等现象，另外加之办公效率低、文件流转过程不规范文件与档案管理相对孤立，无法形成一个统一的整体，造成档案管理的非高效性。

（三）高校档案信息化建设专业人才缺乏

在档案信息化建设过程中，首先要对现存档案进行数据化处理，通过缩微、扫描等手段，将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范，便于检索利用，对其归类，并根据电子信息技术的进步，更新软件，设置防火墙，进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力，档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下，学校很少会把档案管理视为重点，去培育优秀的档案管理人员，人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。

二、做好高校档案信息化建设的对策

近年来，高校信息化建设已经深入到学校各个部门，高校档案信息化建设作为“数字化校园”的一部分，已经越来越受到重视，加快高校档案信息化建设，应做好以下几方面的工作。

（一）加强高校档案信息化建设的认识

高校档案信息化建设的根本解决方法是更新档案管理观念，创新档案管理模式，建设具有本学校自身特色的档案信息化管理模式尤为重要。为此，高校领导要进一步增强做好档案信息化建设的认识，要把档案信息化建设列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案信息化建设与“数字化” 校园建设有机结合，统筹协调，同步推进，加大对档案部门的人力、物力、财力支持，为档案信息化建设提高强有力的保障。特别是从事档案管理工作的人员要以对学校负责、对历史负责、对自己负责的精神，敢于创新、勇于担当，以更加有效的举措，切实把学校档案信息化各项工作落到实处。

（二）加强高校信息化基础设施建设

档案信息化建设不仅仅是几台电脑，能够联网，就可实现档案信息化了。高校档案信息化建设除了硬件设施建设之外，档案建设的软件设施也是不可或缺的，物质条件的建设仅是档案管理的基础、前提，档案资源和各项管理过程数字化管理更为重要。首先，要普及和提高档案管理人员利用信息化归档技术和水平，实现档案信息化各项工作的顺利推进；其次，学校档案管理部门应在保障资料真实、完整、有效的前提下先对各类电子文档进行收集、存储、鉴定、分类、收录，然后再在全校范围内逐步开展档案管理信息化工作；第三，档案管理部门可充分利用校园网的信息功能，建立档案信息管理专栏，定期公开档案信息、开放档案目录，从而为学校师生和社会各界人士进行档案信息查询提供便利条件，并不断完善上传的档案内容，使得校园网成为高校档案信息化资源共享与管理的平台；最后，开通档案信息目录检索服务，使学校的电子公务文件系统与档案部门实现无缝连接，从而实现各类电子文档即时归档，并在此基础上进行全程管理。高校档案管理部门应把档案管理工作重点与学校工作重心结合起来，从而服务于教学和科研，使高校档案管理信息化走上正轨，进而实现管理手段多元化和优质高效化。

（三）加强档案信息资源建设

高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的一个重要组成部分，它主要包括高校档案目录数据库和高校档案全文数据库。档案管理部门要加强征集对学校具有重要保存价值的档案资料，并及时录入档案数据，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用，使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

（四）加强档案人才队伍建设

推进高校档案信息化建设，关键在人才。高校要坚持以加强档案人才能力建设为重点，不断加强档案人才队伍建设，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质高校档案人才队伍，为发展高校档案信息化建设提供智力支撑。首先，高校档案管理人员要具备无私奉献的崇高精神，愿做学校发展的铺路石，以高度的责任感潜心钻研相关业务；其次，学校也要为档案管理人员提供接受教育和培训的机会，使档案人员不断学习新知识、优化旧知识，并为档案管理人员提供良好的外部环境，充分调动档案人员钻研业务的积极性，从而使高校档案的信息化管理真正得到有效的贯彻与落实。

综上所述，高校档案的信息化建设是科学技术发展和社会进步乃至学校发展的必然趋势，对档案管理人员而言，应培养其信息化观念，并把档案信息化建设作为一项长期、艰巨的工作使命来完成，进而提高高校档案管理的信息化水平，以促進高校档案管理工作的健康、可持续发展。

参考文献：

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