浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合

童刚+李耀炜

【摘 要】随着我国国民经济的快速提升，人们对于档案管理的意识也开始提升，传统纸质档案开始向电子档案转变，实现了信息多元化和多层次的发展。在我国部分省市对于纸质档案管理与电子档案管理融合就做的比较好，具有代表性的就是济南，这是一个历史文化悠久的城市，名胜古迹较多，各个企业部门都要加强对纸质档案与电子档案管理的融合，充分发挥档案资源管理的最大价值，要能够满足档案管理需求，提升档案管理效率。

【关键词】纸质档案；电子档案；济南；管理；融合

一、纸质档案与电子档案的介绍

通常所说的纸质档案其实早在我国古代就已经沿用，主要是为了纪念并保存一些资料和文化，纸质档案的流传为后世对歷史文化的研究提供了巨大的帮助。而电子档案则是将纸质档案中的内容转换为电子文件，可以将电子文件存储到光盘或磁带中，这样就可以减少对纸质资源的使用，也可以便于保存，防止资料的丢失。

纸质档案的使用时间较长，主要具有保存时间长、容易识别、存储方式直观等特点，这是电子档案无法替代的，但是纸质档案也存在着诸多缺陷。电子档案可以对资料信息进行自由转换，以计算机技术为媒介，具有储存信息容量大、载体多样性、共享性的优点。

二、纸质档案与电子档案管理的共性和个性

（一）纸质档案与电子档案管理的共性分析

1.管理过程中都存在信息载体的寿命问题

传统纸质档案的载体主要是纸张，纸张容易受到外界因素的干扰，如果保存不当就容易造成档案资料的损坏，想要延长纸质档案的寿命，就必须要加强对纸质档案保存环境的管控，要避免水分较多和氧化反应。而电子档案的主要载体是磁性物质，属于化学材料，容易受到磁场的干扰，磨损或卷曲后就会对资料信息造成损坏，这样就将直接影响电子档案的保存价值和读取能力，减少电子档案的寿命。

2.在管理上可以相互转化

纸质档案和电子档案可以实现相互转化，这样就可以方便档案的保存，首先，计算机中的电子档案可以直接打印成纸质档案，这样就可以增强档案资料的说服力，还可以反映档案管理人员的职业精神。其次，将纸质档案利用计算机技术，实现电子档案的转化，这样就可以减少空间和地域的限制，能够在网络上传输档案，实现对档案资料的查阅。

三、纸质档案与电子档案管理的个性分析

（一）在分类、编目、归档等管理方式上的不同

通常情况下，纸质档案的管理需要经过收集、分类、编目、归档等程序，将所有资料都排列整齐，然后进行统一管理。而电子档案所需程序就较为简洁，根本无须分类和编目，只需要借助计算机系统的强大功能，建立数据库，实现对档案资料的自动排序、处理工作。而且纸质档案对于归纳时间要求较为严格，电子档案可以在任何时间进行档案的整理和归纳，工作人员只需要在计算机系统中输入相关信息即可。

（二）在鉴定和利用方法上的不同

通常纸质档案的鉴定时间较长，需要经过多道程序的审核和复审，最终要逐页逐份进行价值鉴定。而电子档案所需的鉴定时间较短，电子文件的生成时间较快，也容易对电子文件的信息进行修改。纸质档案的利用主要是通过阅览陈列等方式来实现，而电子档案可以不受外界因素的干扰，摆脱时间和空间的限制，阅读者可以在网络上查阅资料，还可以复制档案资料。

四、加快档案信息资源开发，推进档案数字化进程

（一）建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于传统的纸质档案管理模式与电子档案管理模式存在很多差异，尤其是在收集时间和方式、存储、利用等方面都有所不同，因此，档案管理人员可以针对纸质档案和电子档案的特点建立两套不同的管理体系，但是也要确保两个管理系统之间要具有关联性，要建立必要的连接通道，要能实现文件的转换，内容的共享。例如，企业办公过程中会有大量的资料，对于普通文件可以采取纸质档案管理方式，而一些重要机密文件，就可以利用数字化技术对其进行档案管理，在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

（二）实行档案部门集中管理电子档案

企业在档案管理时，务必要建立专门的档案管理部门，要制定健全的档案管理制度，要实现对企业档案的统一管理，从纸质档案的收集到电子档案的转换，都需要严格按照国家相关档案管理标准来执行，要确保档案管理人员的专业技能水平达标，避免出现由于档案管理人员操作不当导致档案资料的丢失和破坏。同时还要加强纸质档案与电子档案之间的有机联系，要对数字化档案技术进行开发，企业要加强研发资金的投入，企业管理者要加强对档案管理的重视，在企业内部实行档案责任管理制度。

（三）扩大档案信息资源的开放范围

传统档案信息资源开放范围难以适应档案信息资源用户日益增长的信息需求。这就要求对现有的档案开放范围做出相应的调整，以满足社会公众对档案信息的需求。坚持在控制中开放的原则，尽量扩大档案开放的范围，扩大社会档案信息知情权。同时，还要切实做好档案的保密工作，正确处理好开放与保密的关系，以保障社会档案信息资源正常、有效地开放。

（四）提高档案管理人员的综合素质

电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。

五、结束语

综上所述，想要实现纸质档案与电子档案管理的融合，必须要对两者之间的差异和关联进行详细了解，企业管理者要加强对档案管理的重视，要培养专业的档案管理人才，加强对数字化档案的研发。

参考文献：

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