企业基建工程档案的收集与整理

陈丽敏

摘 要：基建档案，是作为基本建设工程项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的重要历史记录。基建档案中关于工程项目立项申请、批复与用地规划许可等档案资料，是该建设项目是否具有合法性的一个重要原始凭证，而项目竣工图与对应的文字材料等档案资源，则是项目后期设施使用、后期维护改造等一系列工作开展的重要依据。为此，要想发挥出基建项目工程档案的真正作用，就必须确保其工程档案的完整性与真实性。

关键词：企业；基建工程；档案；收集；整理

1 基建档案管理现状和问题

1.1 基建档案齐全性和完整性不够

近年来，基建项目数量多，规模大，项目涉及单位部门较多，同时，一个完整的基建工程项目需经立项、设计、施工、竣工等多个阶段，同时在不同时期需设计单位、施工单位、建设单位、监理单位等众多部门，加大了基建档案收集管理的难度。另外，随着项目规模和数量加大，项目实施通常时间紧、任务重，但与此同时，对资料的搜集和整理的重视却并未同时加强。随着工程建设招投标制的实行，建设项目参与单位，如施工单位、监理单位等更加多元化。但不乏某些领导对基建档案管理工作重视不够，只注重工程本身的建设进度和质量，忽略工程资料的搜集、整理与管理，使得部分单位对基建档案的重视和实施程度得不到保证。这在一定程度上也影响了基建档案的齐整性。

1.2 基建档案案卷质量还不够

由于基础建设项目的工程特点，项目实施受多方原因影响，工期经常定期或不定期拖延，使得相关单位，尤其建设单位不得不进行相关人员的临时变动，因而在项目验收过程中，由于工期中断、人员更迭等原因，使得基建档案与实际工程脱节，档案不连贯或错误，丢失、不完整的现象时有发生。另外，由于基建工程档案工作技術人员专业素养、工作态度等原因基建档案材料书写和提名等不够规范，或案卷装订不够合格牢固导致保存无效等，这些都大大降低了基建档案的质量，也大大降低了基建档案的利用价值。

1.3 基建档案管理制度还不够完善

基建档案管理是基建管理较为薄弱的部分，档案管理制度还不够完善，存在职责不明的现象。工程验收作为一项阶段性工作，通常业务部门技术人员与档案人员为临时到岗，身兼数职，人员有流动性，临时性，其工作素质具有不确定性，规章制度尚不够固定，责任划分也不够清晰。这也间接导致档案技术人员档案保护意识较为薄弱，为基建档案工作的开展设立了障碍。

2 规范基建工程档案管理业务流程

首先，有必要将相关工程档案资料的收集、整理和归档要求纳入合同管理，以发挥合同本身的法律效力。这是从建设项目开始建设，相关资料的收集管理工作分配给合同管理工作相应的单元，如在招标文件和合同，必须明确具体要求的文件资料收集归档规定的申报要求，并作为本合同的附件，在合同条款在具体材料清单文件的范围、时间和分数；设计、施工单位与项目管理单位签订相应的网站建设公司，现场监理、材料供应、咨询服务相应的合同，明确档案工作的内容应遵循“四氯“耳朵要求”的文章，以规范文件的收集和归档工作。其次，在项目的建设单位、施工单位要做好档案工作，网站的具体项目相关的文档作为项目建设条件的要求，专门准备的文件柜、文件袋、文件保管场所的害虫控制、防潮、防火和安全工作等项目，电子文件备份工作，确保项目文件的安全性和完整性。二是档案管理与基础设施建设工作。在工作中，要逐步完善工作机制，明确职责分工，尤其是档案机构和人员，必须协调和督促项目建设监理和施工单位配备相应的、明确的工作职责，在工程质量管理与发展、绩效考核数据的收集和管理，以确保项目档案管理工作有序。最后，做好竣工验收阶段的文件采集工作。在项目竣工验收，这是数据符合项目的要求完成的一个必要条件，对相关管理部门的项目，监理工程师和信息管理员，需要重点检查验收标志，严格审查竣工图、文字资料和报告建设单位准备实施。真实的情况和相关的工程变更和隐蔽工程验收记录单位的审查重点，检查资料是否齐全，如果是真的，都是按照规定，根据工程档案信息管理，建设工程质量保证。

3 优化基建档案整理分类立卷方法

3.1 按照工程建设阶段进行档案的整理分类归档

一般来说，大型工程项目的建设过程中有一个相对重要的阶段，结合这一特点，可以结合项目的各个阶段形成的子项目文件的收集。因此，档案管理人员必须确保自己的工作同时在工程建设阶段，随时收集相关文件，并在项目完成后的期限内，进行分类和归档编号。其中，分类原则可以分为四大类，即按单项目分类备案的特殊性。

3.2 根据生产车间或单个项目文件进行文件整理归档

在企业的实际生产经营中，为了改革产品或扩大规模，大部分需要进行小规模的改造或扩张。此时，档案管理人员需要根据每个单独的项目或生产车间，并结合专业和项目建设阶段收集相应的数据文件，文件编号可以用三个类别来表达。也就是说，基本建设-生产建设-生产车间或单项目-文件序列号，排序文件中的工矿企业在项目文件管理中被广泛使用。

3.3 建立监理机构内部责任制和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生与监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。

3.4 要重视对施工资料的监理

在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件，监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。

3.5 加强与建设单位的沟通

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与建设单位的沟通，争取建设单位的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等，都由建设单位提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和建设单位有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与建设单位沟通。对施工资料的严格要求也需要争取建设方的理解和支持。

4 结论

随着电子信息技术的推进和大型基础建设项目的增多，基建档案的收集和管理表现出了一定的滞后问题，还不能与基建工程本身及档案传播的电子信息技术的发展相适应。但随着项目管理人员意识的提高，基建档案管理制度的健全完善以及档案从业人员职业素养的提高，基建档案管理工作将能更快适应项目的发展和社会的需求。

参考文献

[1]高雅.论基层单位基建档案资料的收集、整理和归档[J].办公室业务，2016（8）：103.

[2]张春霞.基建项目档案归档难度与对策[J].办公室业务，2016（1）：140.

[3]关媛瑞.新时期基建档案管理的重要性与优化策略探讨[J].办公室业务，2015（13）：54-58.