高校档案信息化建设的研究与探讨

摘 要：档案信息化建设的地位在各单位内部都逐渐得到重视，作为一项基础性工作，其工作水平随着整个单位的工作水平的提高而提高。因此，依托教育改革的不断推进，高等教育的重要组成部分——高校的各项工作水平得到了明显提高，档案信息化建设水平也水涨船高。然而，就现在的发展形势与速度来看，高校的档案信息化建设与时代的需求有着显著的差距。由于档案信息化建设对高校的发展有着不可忽略的影响，对社会人才的培养也发挥着举足轻重的作用。因此，面临社会越来越快的发展形势，我们必须加强对档案信息化建设的重视。完善档案信息化建设制度，促进档案信息化建设水平的进步一步提高以更好的为高校培养人才服务。本文就在分析档案信息化建设的作用和现状的基础上，提出了一些更为合理的改进途径。

关键词：高校；档案；信息化建设

1 档案信息化建设的存在意义

（一）档案能够反映高校的发展历史

高校的档案，不仅记录着学校内部的党政工作，更是对学校内部一切教学活动和管理工作的原始记录凭证。只要是称得上完善的高校档案，必然是包含着整个学校的各种教育教学活动和校务管理活动过程中留下的原始材料。在这一套完整的档案中能够看出这个院校的发展历程以及发展水平，对高校的改革发展，推陈出新，有着宝贵的参考价值。

（二）档案可以衔接起各项工作

具体来说，高校的档案不仅能够为各位领导了解本校历史，基于此状，提供改进的借鉴价值。更重要的是，由于档案本身来源于文书文件，文书处理之后最终变为档案。因而，无论是高校的管理部门还是教学部门，如果能够对本校档案进行深入研究，必然能够提高管理工作的力度或是教学工作的针对性和具体性。高校的科研和教学以及管理工作都和学校一样有着连贯性的特点，将档案完整的保存下来，对学校内部各项工作都能起到衔接作用。

2 新形势下高校档案信息化建设面临问题

（一）档案信息化建设重视程度不够

虽然高校已经把档案信息化建设明确归为一项基础性工作，但是由于档案信息化建设的服务性质，导致院校上至领导、下至教师都对档案信息化建设对学校产生的效益和价值抱有怀疑态度。因此，在大多高校中，档案信息化建设处在一个不显山不露水的尴尬境地，成为给其他管理工作做陪衬的绿叶，为其他管理工作做铺垫。虽然各校领导对档案信息化建设给予了高度的重视，但是在实际扶持工作的落实中，档案信息化建设的实际职能和作用被削弱，处于一个较为低下的位置。这种人为的不重视，容易导致面临检查、审核、评估的时候，这些院校都会选择突击编造完成档案，毁坏了档案的真实性。

（二）档案管理人员综合素质不适应信息化建设

据调查显示，虽然部分高校已经开始聘请专业的档案信息化建设人员进行档案的收集、分类、归档等日常管理工作。但是不可忽视的是，仍然有很多高校的档案信息化建设人员不是科班出身，甚至有些人员并没有接受过高等教育，专业知识与技能水平过低，对现代化信息技术的掌握能力也很低。就此影响了档案信息化建设的速度与质量，最终影响高校管理水平的提高。

（三）基础设施建设投入力度小

虽然当前电脑的普及程度已经很高了，各大高校也在办公室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪等等现代化办公设备。但是对于档案管理这种地位不高的部门，配备的电脑数量和质量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的电脑用来进行档案的录入，一些陈旧的电脑无法安装最新的软件，影响了档案信息化的建设进程。甚至有些高校没有给予档案信息化建设一个足够的管理空间，严重影响了档案信息化建设水平的提高。而且现如今的信息化时代，电子档案已经开始流行，而高校内部还是因循守旧用着纸质档案，不利于越来越多的档案保存。这种繁重的工作量导致在进行档案的收集、整理与分类的过程中，工作人员出现倦怠情绪，出错率也骤然上升，影响档案质量。

3 高校档案信息化建设改进途径

（一）落实对档案信息化建设的重视程度

只有真正得到领导的重视，才能获得迅速的改变。而是否能够得到领导的高度重视，是高校档案信息化建设有效进行的重要依据。高校的上级部门如果能够定期检查档案信息化建设，并高度重视其科学化建设，以学校整体发展规划为目的，这样才能引起相关学校领导的重视。作为档案信息化建设人员，应该充分发挥其管理职能，必要性的向领导宣传档案对于教育健康发展的重要性，从而引起学校领导的高度关注。同时，加强对档案功能的宣传，让大家共同参与、高度重视档案信息化建设，让档案信息化建设向着规范化发展，让档案信息化建设得到长期健康的发展，不断为教育事业发挥其应有的作用。

（二）完善档案管理制度，致力于信息化建设规范化

所属高校档案人员都应当掌握档案信息化建设，强化档案信息化建设意识，学习了解关于档案信息化建设的法律法规，结合本校的具体实际情况，对档案工作的管理做到具体问题具体分析，建立完善的归档制度，从源头上做好档案的收集工作。对各部门应归档的档案材料要按照相关规定保证能按时、按量、按质归档，从而确保专职人员对档案信息化建设的顺利进行。档案室也应负起责任，认真保存、接收档案，确保档案的完整性。

（三）加强档案队伍建设，培养信息化人才

如今高校最缺少的就是复合型的档案信息化建设人才，专业知识与能力的不足和学习能力的缺乏严重拉低了档案信息化建设水平。因此，双管齐下的培养档案信息化建设人员的专业素质和业务能力，为档案信息化建设部门拥有高精尖的档案信息化建设人员而努力，是校内相关领导与部门应该高度重视的。不仅如此，由于档案工作的特殊性，要求档案信息化建设人员必须拥有高度的责任心和使命感，以及相当高的耐心。因此在培训过程中，应该注意陶冶档案信息化建设人员的情操，培养他们的思想道德素质，打造一支德才兼备的高素质管理队伍。

（四）明确档案管理工作性质，提高档案利用率

纠其根本来讲，高校的档案信息化建设属于一项服务性工作，其根本任务是为高校的其他管理事务服务的，也是为了高校的工作水平提高而服务。为了完成这项职能，必须科学规划档案信息化建设制度，转变工作思路，开展档案信息化建设的调查与研究工作，多方面的进行档案编研工作，力争把档案信息化建设的作用发挥到最大化，也尽可能的提高档案的利用率。

4 结束语

当前我国的档案信息化建设正在向着数字化、信息化、现代化的方向进步，面对瞬息万变的新形势，各大高校必须紧紧抓住信息技术的尾巴，实现档案信息化建设的现代化转变，实现资源共享，加强各大院校之间的联系，齐心协力向着更美好的未来迈进！

参考文献

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[2]孙艳丽. 高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J]. 情报科学，2012，02：254-258+263.

[3]贾晓宇. 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2015，01：181-182.

作者簡介

刘萍（1991-），女，河南信阳人，本科，毕业于安阳工学院，初级，助理馆员，研究方向：信息化与档案的关系。