浅议如何加强财务档案管理

谭雪丽

摘 要：财务档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥着积极的作用。财务档案是在会计活动中形成的、反映经济业务的历史记录，是反映各单位的经济活动的原始凭证和依据。财务档案包括财务凭证、财务账簿、财务报表和其他财务专业材料。随着社会主义市场经济的发展和档案管理工作的加强，财务档案管理工作正在逐步走向规范化、标准化。文章通过对财务档案管理现状的分析，提出合理化建议，以期促使财务档案更好的为改革发展提供服务。

关键词：财务档案；管理；对策

一、财务档案管理的概述和内容

《会计档案管理办法》中会计档案主要是记录和反应单位经济业务发展中最重要的史料及证据依据。其中具体的档案管理内容包括会计凭证、会计账簿及财务报告等。其中会计凭证包括原始凭证、记账凭证、日记账及固定资产账等等；财务账簿包括总账、明细账、日记账及固定资产账和其他会计账簿等等；另外，关于财务报告类，通常包括月度、季度、财务报告、会计报表、附表及附注等等。另外，电算化的会计档案中包括存储会计的凭证、账簿移动硬盘及纸质等等。除此之外，数据按照一定的时间都有相应地备份，财务软件升级前还应当对数据库进行备份。打印输出经过盖章签字的会计资料中每年一次的系统管理员签字能够委会相应地记录，并且对于所有的版本而言，系统、网络、数据库及软件应当对资料或者数据进行有效地存档。

二、目前财务档案管理存在的问题

1.财务档案管理人员整体素质偏低

一是学历方面，具有大专以上学历的为少数。档案人员学历低，也在一定程度上制约着队伍的发展。另外，取得会计专业技术资格的人数少之又少。二就业务方面来说，对于财务档案管理人员，严格的讲，不仅要具备财务人员从业资格，还要具备档案人员从业资格。有些单位没有配备专职的财务档案人员，只是由会计人员兼职，他们对于档案知识缺乏，没有受过正规培新，墨守陈规，不懂业务，更就谈不上科学管理财务档案了。但是随着我国经济飞速发展，档案数量也逐年增加。所以，配备专人管理财务档案，并且提高档案管理队伍素质尤其显得至关重要了。

2.档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

3.财务档案开发利用不充分，档案编研水平有待提高

当前，由于档案队伍整体素质偏低，也造成了财务档案编研成果少的现象。普遍认为财务档案仅仅需要收集整理归档，服务意识差，只是单纯的为了保管而保管。而对于档案的开发利用来说，它是档案价值集中体现，其成果可谓微乎其微。由于编研产品少，档案开发利用不充分，直接影响人们对财务档案重要性的认识，档案的价值也不能充分体现出来，从长远来看，也不利于财务档案的有效管理。

4.管理制度有待健全

一般来说，多数单位都比较重视内部管理制度的建设，建立了较为完备的管理制度体系，但涉及财务档案管理的制度、职责、考核标准却较少。由于缺乏系统、完备的财务档案管理制度，使得财务档案管理松散无序，严重影响了财务档案管理工作的规范化发展。日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

三、如何加强财务档案管理

1.提高相应的管理人员综合素质

对财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。

2.做好财务档案的编研究工作，加大开发力度

财务档案是档案重要的组成部分，也是财务档案工作人员首先要根据市场经济的需要，大力开发和利用本单位财务档案信息资源，为单位的经济增长方式的根本转变服务。首先要转变思想。我们要全面树立起财务档案工作为单位经济发展服务的观念，变被动变主动，实现服务范围、对象逐步向经济、技术方面转变。比如：通过对近年来本所财务档案资源进行的对比，特别是对收入来源、固定资产增减变动以及成本费用情况进行对比分析，可以一目了然地为领導改革方案的实施提供了详实有力地依据，同时增加了财务档案资源的透明度，提高了广大群众的工作积极性。

3.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。

4.加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

5.建立专门的资料保管库房

对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。

四、结束语

随着时代的发展，社会和经济的不断进步为企业的发展带来了更多的机遇，也带来了更大的挑战。优化财务档案管理的管理方式，大力培养专业知识丰富，自身工作能力较高的专业档案管理人员，提高整体财务档案管理水平，有助于提高企业的自身有效发展。尽快实行财务档案信息传递的网络化，使用的便捷化，以及服务的更加现代化。

参考文献：

[1]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务， 2012（3）：96-97.

[2]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010（05）：86-87.