浅谈党校教学档案管理科学化路径

张锦华

摘 要：《干部教育培训条例》中指出，干部教育培训是战略性、先导性工程，而党校是干部教育培训工作的主渠道，其教学正根据党与国家要求进行必要的改革，而在改革中所沉淀的教学档案管理也将面临新的挑战，教学档案的科学化管理成为改革目标，本文主要围绕党校教学档案特点与现状，从教学档案管理中存在的问题入手，探讨教学档案管理的科学化路径。

关键词：教学档案；管理；科学路径

一、党校教学档案的特点

教学档案是教学管理机构，根据教学管理活动以及教学实践过程中，形成并积累的大量文字、图表、音像等各类载体的相关记录，包括：招生通知、教学计划与课程表、专题讲稿与教学大纲、教学管理制度、学籍管理方面的文件材料、不同教学形式（研讨式、现场教学等）方面的材料、教材资料与师资管理方面的文件材料、学员管理方面的材料等。

党校教学不同于国民教育，其现实针对性很强，无固定教材，根据组织、岗位与个人三大需求，开发相关专题，其内容主要围绕理论教育、党性教育、战略思维与世界眼光，因此教学内容变化频繁，教学形式不拘一格，教学活动丰富多彩，造成教学档案具有以下鲜明特点：

1.党校教学档案具有分散性。因党校教学管理部门比较多，其教学档案来源相对分散，种类多样，彼此封闭，缺乏共享。

2.党校教学档案是探索干部教育培训规律的基础。因党校是党委重要组成部分，行政化比较强，其教学档案是领导层决策的信息来源与重要参考，是保障教学活动与教学运作的基础，也是总结和提升先进的教育培训理念与经验，探索干部教育培训规律的主要源泉和记忆库。

3.党校教学档案具有现实服务性。党校教学档案不仅记录了课程教学活动的过程，还记录了干部培训成长过程。这些记录对研究干部成长规律至关重要，同时也为干部选拨任用提供必要的参考。

二、党校教学档案管理现状

当前党校教学管理部门虽然普遍建设了教务管理系统，但是其系统多为辅助日常教学之用，也有些党校将重要教学活动以年鉴方式进行归档，但这些只不过是教学档案的冰山一角罢了，达不到现代档案管理的要求。党校教学档案管理主要问题表现如下：

（一）认识层面不够重视。对党校教学档案的重要性认识不够，重教学管理协调，轻档案积累，档案意识淡薄，造成教学档案遗失，归档不全，致使许多管理改革仅凭经验，缺乏数据支撑。

（二）管理机构方面九龙治水，缺乏合力。党校教学管理机构比较多，含教务处、学员处、研究生处、教研部门、继续教育学院等等，各管一摊，缺乏沟通，档案建设重复，缺乏合力，信息共享不足。

（三）党校教学档案管理制度缺乏統筹。校级层面缺乏教学档案管理制度，各职能处室忙于日常事物，许多管理制度更多是规范具体行为的，而档案管理规定多散见于各种制度中，缺乏统筹，造成档案管理系统化严重不足。

（四）党校教学档案信息开发不足。多重数据存储，轻开发分析，使用效率低下，许多高价值的教学档案都是归档而已，缺乏相应的分析和编研工作，造成教学档案的有效利用率低，无法满足教学改革的需求。

（五）党校教学档案管理人员缺乏。分散于各职能部门的教学档案，没有专门管理人员进行分类管理，多散见于各科室，甚至个别人手中，缺乏部门内部统筹，更不用说部门间的档案归类了。

（六）党校教学档案管理手段落后。当前教学档案管理主要靠纸质档案为主，容易损坏，也容易丢失，保存更占用大量空间，档案的连续性也无法保障，查阅分析也比较麻烦。

这些问题的解决，急需我们拓展思路，紧抓信息社会发展契机，尤其是利用大数据管理理念，改进当前管理弊端，使之实现信息化、科学化管理。

三、党校教学档案管理科学化路径

当前党校教学改革正进入深入区，急需对干部教育培训规律与干部成长规律进行研究探讨，因此提升党校教学档案管理科学化程度势在必行，而制约其大规模普及的因素，既有主观方面的保守思想与路径依赖，也有技术准备不足，更有管理人员的素质能力匮乏，提升党校教学档案管理科学化水平，主要路径应包括：档案管理的系统信息理念与意识、高效合理的档案管理方式、教学档案共享资源建设、现代化的教学管理信息技术系统与支撑设备、教学档案管理人员素质能力。具体如下：

（一）树立教学档案系统信息管理意识与理念

思想先行，党校教学档案管理部门和领导者首先要树立档案系统信息管理意识与理念。利用现代管理方法来改造改进现有的教学档案管理，并在教学实施的每个环节都融入档案管理的意识，善于引进现代档案管理手段，使之完美融合现代系统信息技术。教学档案工作者在践行这些理念的同时，要注重宣传汇报，尤其是转变领导“重管理轻档案”的理念，适时汇报宣传党校教学档案的新动向、新成就、新思路，争取领导的支持，完善相关的档案管理制度，这是党校教学档案管理科学化提升的关键所在。

（二）改进档案管理方式，实现标准化和规范化

目前，党校教学档案的管理手段与方式相对比较落后，严重制约党校教学档案科学化管理的发展。为了促进教学档案管理科学化水平，实现教学档案信息的最大价值效益，党校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。

档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。国家档案管理标准化和规范化的许多要求，对党校教学档案管理提供了思路。

笔者在大量搜集和探讨有关档案科学管理标准化和规范化建设的资料基础上，将标准化和规范化的教学档案管理归纳为三个方面要求：一是教学档案管理性标准化和规范化，主要体现在“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。二是教学档案业务性标准化和规范化，主要是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范；三是教学档案管理技术性标准化和规范化，主要体现在电子文件和档案的“数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等”。

（三）完善教务管理系统平台，实现教学档案共享资源建设

当前党校普遍开发和使用教务管理系统平台，但是，此类教学管理系统更多是工具性的，配合教学流程之用，自动化程度低，数据无法共享，同时，数据管理与分析不足，无法进行延伸开发与使用。因此，完善教务管理系统平台，可从三个方面进行突破，以实现教学档案共享资源建设：

1.要提高综合教务管理系统平台的自动化程度

要提高教务管理系统平台的自动化程度，首先要符合整个教学流程，从前端数据库的基础建设，如师资库、专题库、教师库、学员库、教学项目库等教学资源库，到招生计划、教学计划、课程表、教学评估、教学工作量统计、教学评优等流程间的相互关联，相互支持，实现自动对接，相互验证；其次要具备灵活的数据库管理功能，实现全方位的教学档案信息传送共享，把文件处理和档案管理统筹考虑，能及时进行信息数据归类汇集与分析处理；最后要實现教学档案业务管理自动化，教学管理信息的互通互联，实现随时查阅、统计与打印，让教学档案管理人员从繁杂的日常事务中解脱出来，从事业务学习和业务创新。

2.提升党校教务管理系统平台的安全保障水平

党校教务管理系统平台是电子版教学档案信息生存的基础，数据的互联互通与共享共建，必然带来教学档案信息的安全威胁，要注重提升党校教务管理系统平台的安全保障水平，一是要经常升级系统，实行密码防护，给数据加密等方式，提升防范能力；二是可以采取物理隔断形式，即教务管理系统实行局域网模式，不进入互联网，只保证学校内部信息的共享，不对外发布。

3.整合现有资源，实现档案信息的合作开发

优化教务管理系统，同时，需要多部门联合，避免九龙治水现象，共同参与整合相关联的所有教学信息，并从各自工作角度开发档案信息数据的价值，使教学档案的综合查询和数据使用更加系统方便。同时，强化制度建设，进行分口收集，归口管理，统筹协调各个部门的教学档案管理工作。

（四）以人为本，提升教学档案管理人员的科学素养

人才是教学档案科学化管理的保障，提高教学档案从业者的素养与技能，造就一支适应教学档案科学化管理需要的队伍，应以人为本，采取“引进来，走出去”的人才战略，引进高素质，懂技术的档案管理人才，支持档案人员走出去学习、交流，学习其他地方先进科学的管理理念和模式，这是教学档案科学化管理的重要保障。对提高教学档案管理人员的素养应包含以下内容：一是具备良好的道德品行和敬业精神，务实求真的工作态度，作风正派，处事公道；二是具备灵活使用电子信息技术的能力，包括计算机运用基础知识、数字化技术知识、网络技术、现代管理技术知识等；三是具有科学管理理念和团结协作的精神，党校教学档案管理者要根据教学改革发展需要，注重创新积累，提升科学管理方法，同时，要注意团结协作，教学档案建设绝非一日之功，也非一人之力，要懂得发挥团队作用，才能实现资源共享，实现教学档案管理的科学化水平。

参考文献：

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