试论秘书的角色定位及实践策略

张慧

摘 要：随着时代的发展，社会对秘书工作水平的要求不断提高，秘书在日常工作中要做好合理的角色定位，这对于提高其职业素养和办事效率，改善工作作风具有重要意义，有助于为领导及组织机构提供更好的服务。本文从秘书职业的特点入手，进行秘书角色的合理定位，并提出相应的实践策略。

关键词：秘书；职业特点；角色定位；实践策略

一、秘书职业的特点

（一）从属性

秘书的一切工作都从属于领导工作，无论是在思想高度、工作方法还是处事风格等方面，秘书都要遵循领导的标准，设身处地为其考虑和处理问题。秘书与领导在工作上是一种从与主的关系，要听从领导的安排和指示，但两者在人格上是平等的[1]。

（二）辅助性

秘书地位的从属性决定了其工作性质的辅助性。秘书在工作中发挥着辅助参谋的作用，需要在领导授意范围内开展活动。除此之外，秘书要积极主动地为领导搜集相关信息与资料，提出建设性的意见，为领导决策提供新思路和新方法；及时收集、筛选反馈信息，为领导科学决策提供参考[2]。

（三）综合性

领导工作的全局性决定了秘书工作的综合性，秘书所在的部门成为为整个组织提供服务的综合性办事机构，包括调查研究、信访接待、督查各部门情况等工作，起到承上启下、协调沟通的作用。面对繁杂的工作，秘书必须掌握时间管理的技巧，分清轻重缓急，合理安排并高效高质地完成各项工作。

二、秘书角色的合理定位

角色定位是指个体在社会活动中该处于何种适当的位置，明确社会分工并承担相应的责任。秘书作为一种职业有其特定的角色要求，秘书角色的确立取决于秘书与领导之间的关系[3]。因此，从反映两者关系的秘书职业特点分析，秘书角色的合理定位具体表现为以下几个方面：

（一）参谋角色

秘书在组织机构中处于较为特殊的地位，参与政务但没有最终决策权，起到辅助参谋的作用。秘书的参谋作用体现在领导决策的形成过程中，从决策前期的实地考察、信息搜集、数据分析，以及决策过程中的综合调度、研究讨论到决策后期的督促检查、信息反馈等，秘书要站在领导的高度考虑问题，树立大局观念，为领导出谋划策。

（二）助手角色

助手角色是秘书角色定位中的基本角色。秘书要自觉担任领导的助手，协助其处理各类工作，如文件收发、档案管理、来宾接待、日程安排等。领导在组织中发挥着统筹全局的作用，因此需要秘书协助领导处理部分琐碎工作，为领导节省时间和精力。

（三）协调者角色

秘书的协调工作在组织机构的顺利运转中发挥着十分重要的作用。一是加强组织内部的沟通，秘书要广泛听取各部门和人员的意见，针对有关问题做出适当的协调，增强组织的凝聚力；二是促进组织与外部有关机构之间的联系，构建良好的长期合作关系，为发展提供安全稳定的社会环境。

三、秘书角色的实践策略

秘书人员要正确理解秘书角色的内涵，并以此为目标寻求自身综合素质和能力的全面发展，有利于增强工作责任感和自信心，提高办事效率，为组织提供更加周到有效的服务。为保证角色实践的成功，秘书应该从以下几方面进行提高。

（一）培养正确的角色观念

当今社会中仍存在许多秘书角色错位现象，从秘书自身角度出发，原因在于秘书人员对秘书角色的认识不够深刻，对秘书职责的把握不够准确[4]。因此，秘书要加强对于角色的学习，深入了解秘书职业的特点。

在工作中秘书除了要听从领导的安排，还应充分发挥主观能动性，改善工作作风，进一步为领导分忧。此外，秘书经常得到领导的授权，参与各种管理性活动，这很容易让部分秘书产生自己可以替代领导决策的错误认知。因此，秘书必须将自己摆放在恰当的位置，培养正确的角色观念，才能真正做到不失职不越位。

（二）加强职业道德修养

职业道德是秘书人员要做好本职工作的重要条件，秘书应当按照职业道德标准严格要求自己，在对比中找出差距，改正自身存在的不足。其中要特别注重加强政治素养，秘书必须认真学习党的相关方针政策和法律法规，提高政治觉悟，与党中央保持高度一致。坚持正确的政治立场有助于秘书增强认识、分析和解决问题的能力。此外，秘书要甘当配角、乐于奉献；绝不能因为经常与上级接触就狂妄自大，应该谦虚自律、平等待人；针对工作任务的综合性，秘书还要善于合作、讲求效率等。职业道德修养的提升促使秘书加深对角色的认识，始终对工作保持热情和信心。

（三）提高自身的文化水平

秘书在工作中扮演着多重身份，工作内容也涉及各个领域，秘书不仅要进行不同场合的角色转换，还要增强自身的知识储备，提高文化素养。秘书要在扎实专业理论知识的同时广泛涉猎自然科学、人际交往等领域的内容，提高思维水平和处事能力。作为组织的协调人员，秘书还应充分了解各部门的职能，并对其具体运作流程和注意事项做到心中有数，便于加强与各部门的联系。充足的知识储备为秘书日常工作的顺利开展提供保障。

（四）增强相应的工作能力

提高相应的工作能力和水平是秘书角色实践的重要内容之一，需要从以下几方面进行。第一，锻炼语言表达能力。秘书在参与政务和管理事务中，经常进行公文起草、会议记录和工作汇报等工作，必须具备较强的语言表达能力。第二，培养高效办事能力。秘书的工作内容较为繁杂，要求秘书能够掌握办事程序，区分轻重缓急，制定合理的工作计划，保证各项工作有条不紊、快速高效地完成。第三，提高辅助参谋能力。秘书在工作中要不断学习和积累，形成符合领导思想高度的看法，真正发挥好参谋作用。第四，增强沟通协调能力。秘书的协调作用是促使组织稳定发展的重要因素。在工作中秘书要加强与不同部门、员工的沟通，保障各部门之间能够實现有效配合[5]。第五，具备出色的应变能力。秘书工作中难免会面临突发状况，要求秘书具备良好的心理素质和清晰的思维逻辑，能够根据现实情况做出迅速准确的判断和安排。

（五）合理对待角色期望

角色期望从主体上可分为两种，一是秘书的自我期望，秘书的工作成果集中体现在领导的工作成果中，因此秘书要正确看待秘书工作，找准自己的位置，否则会因无法获得直接的成就感而产生消极心理，影响工作效率。二是外界对角色的期望，秘书要正确对待来自社会和组织的角色期望，不能因自身与角色期望之间的差距而感到沮丧，应将外界对秘书角色的期望设定为自己的目标，通过实践逐渐缩小差距，不断获得进步[6]。

四、结语

秘书在组织机构中扮演着不可或缺的角色，要想真正发挥好自身的作用，促进秘书工作的更好发展，就必须进行合理的角色定位。秘书要准确把握自身的岗位职责，不断提升工作水平和综合素质，从而真正成为一名优秀的秘书人员，适应当今社会发展的需要。

参考文献：

[1]陆瑜芳.秘书的定位、换位和越位[J].秘书，2015（6）：21-23.

[2]李荣莉.论秘书的参谋作用[J].才智，2015（23）：354.

[3]赵毅.秘书角色及其“把关人”特征[J].秘书，2008（2）：8-11+19.

[4]王金.秘书人员角色错位现象浅析[J].秘书之友，2005（6）：15-16.

[5]王德.新时期高校党政办公室秘书面对挑战应具备的能力[J].前沿，2011（13）：52-54.

[6]冯俊伶.试论秘书的职业角色定位与角色调适[J].山西财经大学学报，2006（S1）：52-53.