浅谈电子档案安全管理存在的问题与对策

李莹

摘 要：随着科技的发展及现代化管理技术的广泛运用，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案。如何保障这些电子档案信息的安全，已成为各企事业单位需要面临的问题。本文结合工作实践，分析了电子档案管理的特性及其在使用和维护过程中产生的安全问题，并提出相应的改进措施。

关键字：电子档案；安全；特性；问题；措施

1 电子档案的特性

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

2 电子档案管理工作中存在的安全问题

根据电子档案所采用的载体及使用环境，将电子档案管理中存在的安全隐患分为“硬件”和“软件”两个方面。

1. 电子档案“硬件”方面。电子档案通过磁盘、磁带等载体储存，这类载体成分较复杂，受外界环境影响较大，可能会因天长日久、磁电潮湿、意外事故等因素，而出现档案失真的潜在隐患。也可能与储存空间的介质发生化学反应或生化反应，产生霉菌腐蚀、微生物侵害乃至发霉、变质，会破坏记录信息。这类存贮载体对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等要求较高，耐久性低，易损耗，保存年限低。……