新形势下基层业务部门是如何做好涉密档案管理工作的

刘海燕+王运德

摘 要：在当今信息社会，信息技术在国民经济和社会各领域广泛应用，成为支撑经济社会发展的重要基础设施。国家档案事业在信息技术应用的推动下带来了深刻变化，信息技术成为档案管理的有效手段，改善了公共服务，提高了工作效率。然而，作为一个涉密部门的业务档案管理工作，不能回避的一个问题是信息时代涉密档案的管理问题。

涉密档案是一种特殊的档案，它承载着记录国家安全和单位敏感的涉密信息，对涉密档案的管理工作是涉密工作部门的重中之重。 在当今信息社会，信息技术在国民经济和社会各领域广泛应用，成为支撑经济社会发展的重要基础设施。国家档案事业在信息技术应用的推动下带来了深刻变化，信息技术成为档案管理的有效手段，改善了公共服务，提高了工作效率。然而，作为一个涉密部门的档案管理工作，不能回避的一个问题是信息时代涉密档案的管理问题。笔者从事档案工作多年，从最初的普通文书档案到现在的业务档案，其管理工作的各个环节，无一不凝聚着档案管理工作者对档案工作的情怀和热爱。下面，笔者结合自己的工作实际，就本单位如何管理涉密档案谈几点认识：

1 配齐配强高素质的档案管理工作人员是关键

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定因素。档案工作人员素质的高低是管好涉密档案的关键所在。涉密档案管理者身份特殊，具有知密多、知密早、知密深的特点，有着比一般档案管理者更重大的责任，所以，选好人用好人是做好这项工作的关键。 一要选拔政治素质过硬的人员。要有全心全意为人民服务的精神和高度的政治责任心，要有坚定的理想信念和爱岗敬业、无比忠诚的担当精神。在涉密档案的整理归档时，要把保守机密，全心全意投身本职工作作为自己神圣的职责和应尽的义务，作为终生的追求和必须的政治素养。能做到无论何时何地都能守口如瓶，确保万无一失。每一件经手的事情都能有头有尾，手续清楚，还要防止无形秘密的泄露。二要培养专业素质过硬、文化水平高的队伍。档案管理人员的业务素质，关系到档案工作的质量和档案事业的发展。它是一门专业性很强的学科，从收集、保管、利用等都有一整套的理论和方法，特别是对涉密档案的管理，要求更高。所以，我们部门选定了熟知档案法规和保密法规的人员从事档案管理工作。定期组织他们参加学习和培训，学习国家档案法律、档案行政法规和地方性档案法规和规章制度，学习《保密法》、《保密守则》以及保密工作的制度和文件管理规定，学习涉密档案的管理知识等，不断提高档案管理队伍的素质，来适应对业务档案管理工作的要求。同时，还要求人员要有较高的文化知识水平，能正确分析和总结档案管理工作中出现的问题，从中掌握一些规律性的东西，指导和推进下步工作。

2 健全完善各项制度并抓好落实是保障

涉密档案管理的工作不能一时松一时紧，也不能完全靠人的自觉性来工作，要有完善的制度做保障。由于笔者所在的单位是一个成立时间不是很长的涉密部门，人员新，工作新，一切没有什么可以参照和遵循，所以，要做好这项工作，必须要不断健全完善各项制度。经过几年的实践，我们从无到有，建立健全了《涉密档案保密制度》、《涉密档案交接制度》、《涉密档案文件借查阅制度》等，用制度规范行為，用制度规范工作。工作中，我们要求业务工作开展到哪里，保密工作就做到哪里。档案管理人员要“围绕三个环节，做好严管文章”。一是密件形成和接收环节严。在密件形成和接收过程中，要做好密件接触者和保存者的保密教育，努力做到密件形成不泄密，密件传送不泄密，密件存放不泄密。要求单独用密码保险柜存入密件和档案资料，交接时严守交接制度，严格交接手续，做好交接登记，还要求分管领导要做好审核和监督管理。二是密件的收集整理环节严。根据国家档案局下发的《机关档案工作条例》和省市区档案局下发的归档文件管理规则，结合部门工作实际，收集齐全，并进行整理、分类、归档、立卷，进而装盒上架。对国家规定不得归档的，不擅自归档。在设立保管期限上，严格按照《档案法》中规定的条款确定保管期限，并注意学习档案解密的相关规定届时按要求解密。三是档案管理利用环节严。涉密文件资料一经成为涉密档案，管理和利用环节的工作就必须慎之又慎。要始终按照既确保国家机密又方便各项工作的原则，来开展涉密档案的利用工作，这就要求档案管理工作人员要紧绷保密这根弦，严守各项制度规定，不能为了人情省手续，省环节，防止造成泄密。在档案利用过程中，要明确告知利用者必须承担保密义务；要使每一个利用者始终处于档案管理者的视线之中，做到“眼观六路，耳听八方”；要始终保持警醒的头脑和敏锐的嗅觉，勤分析利用者的情况和利用效果；最后要在利用者离开之前，仔细检查被利用案卷，督促利用登记制度的落实，以便能发现问题及时处理。对不符合知悉范围的人员，必须按规定报经相关领导批准，才能查阅涉密案卷。

3 完善数字化系统防护是得力措施

信息时代的到来，使信息资源成为一种无形的资产，而档案管理数字化、信息化越来越成为一种必然趋势，也对涉密档案的管理带来了新挑战。作为涉密工作部门，我们在管理上多措并用，在技术上多手设防，完成了从纸质档案到数字档案的转变。一是加强对密件载体的管理。现在的文件从初稿形成开始都是电子稿，所以加强涉密文件储存方式的管理至关重要。我们首先配备了足够的涉密微机和U 盘、刻录机等专门的涉密媒体介质，将各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机和数据库中，由专人管理，专人查询，完成了档案管理数字化的关键动作。二是将整理归档后的文件实现电子检索管理。针对纸制档案不好查阅的特点，利用专门的软件录入查询目录，来实现电子检索，大大提高了查阅的效率。三是建立针对管理对象的信息数据查询系统。根据部门业务特点，将所管理工作对象的个人详细信息，逐人录入涉密电脑，建立信息查询数据库，并对工作对象的变动信息及时更新和完善。利用者如需查询某个人的基本情况，只需输入人员名字，就可以实现检索打印，并能兼具简单的统计功能。这个系统基本上实现了以机代人的检索工作，提高了工作效率，增强了实用性。另外，我们还对涉密档案电子数据进行定期检查，确保数据的可靠性与长期可读性；对数字信息进行备份，建立非常规状态下数据恢复机制，确保数字信息档案的绝对安全。

总之，管档用档意义重大，涉密档案更是如此。作为基层的涉密单位，我们要以《档案法》和《保密法》为遵循，研究探索实践档案管理工作中一些行之有效的好做法，为进一步促进档案事业的发展，推动本部门的档案管理工作再上新台阶做出最大的努力！