水利档案信息化管理中存在的问题与对策

权敏

摘 要：在信息技术的推动下，社会生产生活中都广泛的应用了信息化的管理方式，水利工程档案管理也开始了信息化的进程，可以肯定的是信息化给水利档案管理带来了巨大的进步，但由于各方面条件限制等原因水利档案信息化管理中还是存在着观念上、人员能力水平、管理制度等方面的问题，对此笔者在本文中对该问题进行了详细的分析，同时结合问题也提出了合理化建议，旨在通过本文的研究为水利档案信息化管理提供改进的建议和帮助，促进我国水利档案信息化管理水平的提升。

关键词：水利档案；信息化管理；问题；对策

1 水利档案信息化管理概述

（一）水利档案信息化管理的特点

水利档案信息化管理有着诸多的优点，首先，方便存储，体积小不需要占用过多的空间，对储存环境要求也较低；其次，同时信息化管理能够储存大量丰富的档案信息，计算机能够进行精准的计算，水利档案准确高，还能够根据不同的需要进行不同的分类；再次，信息化管理中网络技术的应用使得水利档案能够在不同的部门、机构之间进行快速的传递，档案查找利用也十分快速便捷。

（二）水利档案信息化管理的意义

国家在水利建设方面越来越重视，水利建设中各种现代技术的应用也使得水利档案内容和形式发生了重大的变化，其中最显著的一点就是电子信息类档案的增多，在这种形势下水利档案管理也走上了信息化管理的道路。水利档案信息化管理具有重要的意义：首先，信息化促使水利档案实现纸质与电子的统一，防止纸质档案因为环境、载体等各种原因造成损坏而无法恢复；其次，信息化的管理能够提高水利档案的完整性和安全性，纸质版档案在保管过程中因为各种原因总会出现找不到或者丢失、损毁等问题，而电子档案不但能够在硬件设备上存储，还能够上传到云端等，即使硬件受损丢失也能够从云端进行恢复；再次，信息化的管理最突出的优势在于提高水利档案的利用率，信息化的管理不单是本单位内部水利档案的信息化存储和管理，还能够在不同的地区、部门之间进行快速传递，进行档案信息的共享，实现档案资源的有效利用，发挥其对实践的参考和依据性作用。

2 水利档案信息化管理中存在的主要问题

（一）水利档案管理观念与信息化管理不适应

档案管理一直以来都是一项专业性的活动，但是人们对包括水利档案管理在内的各种档案管理的认识始终没有足够的重视，使得水利档案管理没有跟上水利工程建设与发展需要。从水利部门到水利档案管理人员在观念上都较为传统，一些领导认为水利档案信息化管理没有意义，还要耗费人力、物力、财力，所以不予重视也缺乏必要的投入，而从事水利档案管理的人员认为水利档案管理只需要对保留下来的档案信息进行存档，因此在信息化管理中也只是进行简单的录入，根本没有抓住信息化管理的本质所在。

（二）水利档案管理人员对信息技术的掌握应用能力不高

目前我国多数水利档案管理人员都是从其他岗位转岗而来，一般年纪较大，在信息技术的掌握和应用能力上更是十分匮乏，在已经配备了信息化设备的水利档案管理单位，现有管理人员也只是能够进行基本的录入、查询，而对于纸质档案转换为电子档案、扫描、刻录、图片转换等大多都无能为力，对于录入电脑的电子档案信息编辑目录、索引等更是能力不足，使得录入的电子档案信息在电脑中也是一团乱，甚至有时无法查找和利用，这主要是因为他们在信息化管理技能上存在欠缺。

（三）水利档案信息化管理制度不健全

虽然有的地方在水利档案信息化管理方面做出了努力也取得了一定的成绩，但是在制度方面不健全也是十分突出的问题，对此笔者主要介绍三点不足：一是水利档案资料的收集和整理；二是现在有的水利档案管理中已经配备了相关信息化设备，但是由于各种原因应用水平不高；三是信息化管理的安全性存在着隐患，信息技术与网络技术相连，无论是在保管还是共享利用的过程中都有可能遇到安全问题，包括硬件设备和软件系统自身的漏洞、黑客的攻击等，一旦遭遇风险就会给档案管理带来毁灭性的损失。

3 水利档案信息化管理的对策

（一）与时俱进树立水利档案信息化管理的新理念

针对上文提出的水利档案管理观念上的落后，笔者认为要与时俱进的进行观念的转变，树立水利档案信息化管理的理念，尤其是相关的领导和管理者一定要有这种理念，真正重视起水利档案信息化管理，并进行科学规划，制定合理的建设方案和管理方案，设定短期内要实现的目标以及长期的规划和目标，加大对水利档案信息化管理的资金、技术、人才等各方面的投入与支持，只有在新理念指导下才能进行水利档案信息化管理的改革，进行信息技术应用。

（二）加强水利档案管理人员信息技能培训，满足信息化管理的需要

档案管理本身就是一项专业性的工作，信息化也是需要由掌握信息技术的专业人才来实施，因此对档案信息化管理更需要专业人员支持。针对目前水利档案管理现有人员状况，笔者认为应当加强对其信息技术技能的培训，尤其是当前计算机网络技术不断进步，要将信息技术的学习培训作为一种长效机制，才能保证水利档案管理人员不断提升其信息技术的水平，从而为水利档案信息化管理的不断发展提供强有力的技术支持。与此同时还要进行档案管理知识的培训，促进水利档案管理与现代档案管理步伐的一致。为了满足信息化管理的需要，除了对现有人员进行技能培训，还要不断充实水利档案信息化管理队伍，招聘专业技术人才，提升信息化管理的水平。

（三）健全水利檔案信息化管理制度

水利档案信息化管理制度包含着多个方面的内容，作为水利部门应当统一进行水利档案信息化管理制度的完善，为下级单位提供完善的规范化的参考。笔者在此主要介绍三点内容：一是对水利档案资料的采集和整理进行规范化制度的建立，针对水利工程不同工期的长短确定追踪采集或者是分段采集的方式，确保档案资料的完整性和准确性，尤其是要保证原始资料的收集和整理，收集过程中采用现代信息技术进行录音录像等方法。二是档案信息化管理的设备实施的完善，包括进行设备的配备更包括设备的应用，尤其是对已经配备了信息化设备的一定要加强利用，还要利用网络的发展建立水利档案信息化的数据库，将水利档案信息化推向更高的水平。三是加强水利档案信息化管理的安全防护，作为水利档案管理人员要有安全防范意识，掌握安全防范的技能，定期不定期的对电脑和网络进行安全检查，尤其是一些重大水利工程的档案管理涉及国家利益的更应当加强安全风险意识，进行信息化管理安全防护系统的开发与应用。

4 结语

水利档案信息化管理是时代发展的一种必然趋势，我国在整体的档案管理方面一直都处于较为落后的水平，在信息技术的推动下我们要全面促进档案信息化管理的实现，水利档案对水利工程建设、管理、防汛等都具有重要的意义，做好水利档案管理必须要走信息化管理的道路，我们要对当前我国水利档案信息化管理存在的问题有清醒客观的认识，在管理意识、管理制度、管理人才等各方面进行完善和提高，才能真正实现水利档案信息化管理。

参考文献

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