信息化管理在医院人事档案管理工作中的应用

肖兰兰+侯国政+彭啸

摘 要：医院人事档案管理是医院每个人经历和工作经验的重要记录，是一个人工作能力和表现的重要体现。随着医院业务量的不断增加，经营时间的延续，传统的档案管理已经不能满足日益增长的需要，因此信息化档案管理走向现代化是一个必然的趋势；本文从信息化管理在医院人事档案管理的作用为出发点开始展开，然后从加强领导的现代化意识、增强安全意识、重视人事档案信息化系统的维护等三个方面开展健全和完善医院人事档案信息化管理系统的探讨。

关键词：信息化管理；医院人事；档案管理

1 信息化管理在医院人事档案管理工作中作用

1.1 提高医院人事档案的利用率

传统的医院档案都是需要有专门的工作人员进行看管，然而查找起来却比较麻烦和不方便。随着时间的推移，医院的工作人员和业务量不断扩大，时间也不断的延续，传统的方式已经不能满足日益增长的需求。随着信息化的不断普及和应用，医院人事档案的管理也要随着时代的要求与时俱进。计算机本身就有存储量大、容易保存、不易损坏等特点，也更加的精确和直观，使工作效率极大的提高了很多。在这个信息化的大背景下，运用计算机这种具有着强大功能的工具，可以对员工的人事档案管理及报表数据统计、个人档案查询、工资管理、考勤管理等等进行归纳，在查找的时候仅仅需要按照时间或者信息类别等内容进行筛选和查找就可以很高效的查询到，节约出来的时间可以做更多其他的工作。不仅为了体现人事管理工作的办事效率，也是为了方便医院领导全方面的了解和掌握医院人力资源情况，更快更方便的对医院的人才信息做出统计和梳理，从而为分析医院的发展趋势提供很强的高效依据。

1.2 提高医院人事工作质量和效率

随着科技的进步，想要为更多的人服务，就要提高医院对工作人员的人事管理考核，在很大的程度上也体现了信息化管理在医院人事档案管理中的时效性，制定属于自己医院的人事系统，然后根据计算机内容丰富、操作简单的特点，制作各种表格和图片，这样看起来也就更加的直观、明了。从而就可以根据医院自身的实际情况对人事档案信息进行科学准确的查找和登录。

1.3 让医院干部任免更科学化

对于年纪相比较大的医院医疗人员，现在也基本上升级为了干部，以往对医院员工的管理和工作开展情况都是以纸张的形式进行人事档案管理的，然后由专门的人员进行保存看管。这就需要科室干部平时对计算机进行学习运用与实际的工作结合起来，把信息化的设备融入到医院的人事档案管理中去，把每一位员工的工作内容进行信息化的共享，然后根据医院的实际情况还有每个职员的表现进行选举，和个人的利益直接挂钩，这样就会增加大家的积极性。

1.4 延长人事档案的寿命

传统的人事档案都是纸张的形式来保存的，这样不仅查找不方便，而且容易受到存放环境、空气污染等影响，发生氧化、虫蛀等损毁现象，还有长时间人员的翻阅等等也会给纸张类文件资料造成磨损。经过长期的岁月抹杀，就容易导致医院的人事档案寿命减少，最终损毁和遗失。然而信息化时代的人事档案寿命既不会受到时间和空间的影响，也能够给大量的档案材料节约空间，而且还可以存放到优盘、软盘、光盘中进行复制，也大大解决了资料存儲意外的发生。

2 健全和完善医院人事档案信息化管理系统

2.1 加强领导现代化意识

由于这几年信息化科技的迅速席卷，传统的医院人事档案管理已经不适合现代的发展需求。然而很多领导都还存有以前传统的思想，对信息化计算机并没有一个很好的了解。对于医院的信息系统，附加的功能也比较多，所以是一个及其复杂的任务。随着新员工的进入，很多的科室把需要用到计算机操作的工作都交给了年轻人，那些老员工更是不再学习现代化工具，这样很不利于医院的经营及发展。这就需要领导强化现代化意识，在医院进行全面的信息化人事档案管理培训，根据掌握的新知识新技能进行人事管理的创新和开发。每一个医院都应该有自己内部的系统，这样才能方便信息查阅和提高工作效率。现在已有很多医院已经考虑到了自身的经济效益问题，开发出符合自身发展的软件系统，以减少人事管理部门日益增加的工作量，给医院人事部门一个高效的、可靠的、低成本的可持续发展的人事管理平台。

2.2 增强安全意识

俗话说的好，科技是第一生产力。可是人事档案的信息化虽然提高了效率，但在某些层面上也带来了很多安全性问题。这些可能会受到黑客的入侵和破坏，也可能受到同行或者有心人士的攻击和窃取，这就需要信息部门运用专业的管理技术保障一切可能涉及到的数据安全、软件安全、网络安全、运行安全和防病毒安全等等隐患。建立属于医院自己的数据库中心，就要本着防止医院技术人员科研内容被非法获取、人事档案被非法篡改和复制的情况。这就需要医院在人事档案的管理上要有一个严格的规章制度。要加强对人事档案的保护甚至保密工作，就需要对工作人员进行相关的技能知识培训和道德上的规范，这两者之间是相辅相成、缺一不可的。同时还要设置不同的人只能进入自己相关的职务范围系统，不可僭越。科技服务于生活，也来源于生活；魔高一尺就道高一丈，虽然存在着很多的安全问题，只要大家明确职责共同维护这片绿色的信息化环境，就能保持医院的良性发展，推动医院的经济效益更快提高。

2.3 重视人事档案信息化系统的维护

现代化的信息时代，人事档案系统是一个动态的系统，这就需要人事管理部门最大作用的发挥它的作用。首先，要确保信息录入的完整性，只有信息资源完整，才能在以后的维护中更加的方便，保证软件系统的顺利运行；其次，要保证信息的准确性，因为好的档案就是一个医院的灵魂所在，是医院经营状况的合理分析，是医院人才成长的重要标志，是医院综合实力的有效体现。这就需要信息数据有更高的准确性，这样在以后的查询和维护工作中，才能有着更高的意义；最后，在对以前的信息数据的真实性和准确性核对后，要不断的对医院人事档案管理系统进行维护，根据时间和信息的变化及时更新档案数据，保证医院人事档案的时效性，真实性和准确性。这样才可以从一定的以上保证了其数据库的质量，也增加了可信度及其使用率。确保人事档案的资料齐全，保证人事档案的安全性和准确性，进一步为医院人事档案管理工作起到一个推动性的作用。

3 总结

随着社会的进步，医院的人事档案是医院的灵魂所在，具有着重要的意义和价值体现。医院采用信息化的人事管理方式，在很大的层面上也把人事的工作从人工化推向了智能化、自动化的转变，节约了材料的浪费，还有人力和时间，从而节约了成本。同时也要保证医院人事档案系统信息的安全性和准确性，这样在后期的维护中才能更具意义和实用价值，才能为以后的人力资源管理建设创造更好的条件。

参考文献

[1]陆艳芬.档案信息网中数据库优化问题的探讨[J].兰台世界. 2010（20）

[2]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程. 2010（15）

[3]李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报. 2008（31）

[4]杨建，何军，白城伊，李娜.在医院人事管理中用好“1+1”激励[J].医院管理论坛. 2007（04）