探究新形势下电子档案管理存在的问题及对策

摘 要：电子档案管理是电子时代发展的重点，以新形势发展情况为基础，结合近年来电子档案管理工作特点，分析新形势下电子档案管理工作中存在的问题，并结合实际发展需求，提出优质的管理方案。

关键词：新形势；电子档案；管理；问题；对策

在信息技术不断发展的过程中，随着全球信息化技术的不断优化，档案管理工作也进入到了电子时代。以往的纸质档案管理形式也逐渐被电子档案取而代之，并为我国档案工作的发展提供了有效的依据。虽然电子档案较为便捷，但是因为网络不平稳、安全工作不高等因素的影响，导致其中也存在很多隐患，如信息遗失，黑客进攻等问题，而这些问题也增加了电子档案管理工作的难度，减少了电子档案管理工作的效率。

1 电子档案的概述

（一）电子档案的定义

其是依据档案管理规范有针对的储存起来的有参考价值的、蕴含背景信息的、结合相应形式封装起来的电子文件。从定义分析中可知，电子档案与其它的电子文件不屠龙，其对企业、事业单位的管理以及社会发展有一定的引导作用[1]。

（二）电子档案管理工作的特点

现阶段，我国电子档案管理工作已经进入到网络信息化时代中，其管理的内容也增添了很多方面的实物虚拟化内容。在实际发展中，依据网络实施多样化电子档案管理工作，不但可以减少大量的人力和物力成本支出，还可以改变我们的生活形式。其中主要分为以下几点：第一，这种管理形式早已经远离了纸质的约束，依据电子的形式实施信息资源的储存，可以为建设数字化的信息网络系统提供依据，从而保障信息的共享性。第二，现阶段电子档案管理系统的功能非常大，如协同办公系统，其不但可以解决多样化信息资源的集成问题，还可以对决策思想实施全面的推广和落实，更增强了企业内部的工作效率。企业结合相关的电子档案管理系统，依据多样化的辅助软件可以降低相应工作者的档案管理强度。

2 目前电子档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作必要性的认知存在问题

档案在实际发展中占据重要的地位。在现代社会发展中，对档案管理工作提出了更高的要求。但是有的部门却没有对档案管理工作提出重视，在实际工作中提出档案管理工作非常简单，并不是重点工作，也不需要消耗大量的时间和精力。而这种观念是错误的，我们需要深刻认识到档案管理工作的必要性。在现阶段的社会环境中，档案管理工作与社会经济不断发展的市场环境有一定的关联，这也是企业改变自身管理和提升自身经济能力的基础内容。相应部门一定要拓展自身档案管理工作的推广范围，突破传统发展中构成的错误理念，实现档案管理工作的真正价值，从而为我国经济快速发展提供有效的依据[2]。

（二）档案管理工作的制度不全面

现代档案管理工作能力与以往的管理形式对比分析，前者的管理形式得到了有效提升，但是档案管理工作出现的任意性依旧在管理工作中存在。从这一观点分析，我国档案管理工作在制度中依旧存在很多问题。这就需要相应部门一定要结合相关问题进行深入优化，保障档案管理工作制度的全面性，以此初始档案管理工作制度向着标准化和现代化发展。

（三）档案标准化较低

现代化档案管理工作遵守正确的原则，这是保障档案管理工作的重点内容。我国最早在1980年就开始推广档案管理形式的标准化原则，并且设计专业的部门设计标准化的文件，但是因为档案管理工作自身存在的复杂性，导致我国档案管理工作也存在复杂的特点。特别是档案管理工作中的分散管理是工作中最大的特点。受到我国以往历史发展遗留问题的影响，我国档案管理工作是单独成政的发展方向，不同单位存在不同的信息系统实施电子档案管理工作。各种档案管理系统并没有依据统一的标准实施工作，这样导致我国档案工作存在无主题的问题，彼此之间的信息传递和沟通较差，同时国家也没有依据相同的发展目标和方向进行，这样导致档案在管理工作中存在很多盲目的特点，以此为整体档案管理工作的发展造成一定的影响。

（四）提升档案管理工作者的综合素质

为了确保档案管理工作的平稳性，需要对档案管理工作者提出更为严谨的要求。档案管理者的专业素养和道德素质一定要不断提升，很多档案管理者疏忽职守，在工作中没有完成自己的任务，承担自身的责任，为档案管理工作带来了更多的问题，因此培育高素质的档案管理者对档案管理工作而言非常重要。

3 新形势下电子档案管理工作存在问题的解决方案

（一）增强对档案管理工作必要性的认知

增强对档案管理工作必要性的认识，有助于预防档案管理工作被边缘化。目前，世界的发展速度已经突破了传统意义上计划性工作的格局，尤其是科学技术的发展更为优越，这也需要提升我们对档案管理工作的必要性，预防档案管理逐渐被边缘化。由此这就需要档案管理者提升对档案管理现代化发展的认知，做到自身的工作，承担自身的责任，改变自身的思想观念，降低或者是消除错误理念和不积极工作的态度，突破档案管理工作边缘化的格局，提升档案管理工作在社会上的地位。

（二）提升档案管理的标准化的程度

提升档案管理工作的标准化，也是增强档案管理工作质量的重要方案。在现阶段，不断推广档案管理标准化是各级档案管理部门工作的重点内容。在实际发展中，国家和省级档案管理工作部门要不断优化各项规定，促使档案管理工作中的各项环节有依据可以遵守，并且提出优质的解决方案，不断引导档案管理工作向着标准化发展[3]。

（三）管理观念的科学化教育是档案管理的中心思想

管理观念的科学化，不但包含了档案的基本理念和思想的现代化科学性，也展现了档案应用指导观念的现代化科学性，档案工作的基础目标就是依据档案应用获取更多的经济效益和社会利益。若是过于追求經济效益，一定会拓展社会的应用范围。这一问题包含很多以往观念的转变。档案工作是一门科学，需要全面掌控档案工作的特点，结合科学的观念工作，从而引导档案工作向着现代化发展。

（四）增强高素质人才的培育

培育高素质人才可以为现代化档案管理工作提供有效的依据。引导档案管理工作现代化发展，不但要求档案管理工作者具备经济、信息技术以及写作等方面的理论知识，还要提升档案工作者的综合素养，优化档案管理团队的质量，依据选拔优质档案管理人才为基础，将具备复合知识型人才引用到档案现代化管理工作中。同时，还要增强培训教育工作，结合多样化的形式和全方位的培训，不断改善档案现地化管理人才的知识构成，培育出现代化管理工作急需的技术管理、维修等优质人才[4]。

4 结束语

总而言之，在信息化时代发展的背景下，在提升对电子技术应用的同时，也要关注这一技术应用中存在的问题。在新形势的发展背景下，电子档案管理工作在推广中不但要优化其包含的管理制度，改变电子档案的储备形式，培育优质的管理人才，也要注重其中存在的细节问题。在实际改进中，不断优化电子档案管理工作，增强电子档案的有效性，保障电子档案管理工作的质量，促使我国电子档案管理工作可以构建持续发展的观念。

参考文献

[1]李兴国. 新形势下电子档案管理存在的问题及应对思考[J]. 延安职业技术学院学报，2015，04：103-104.

[2]陈艳辉，徐明. 浅谈医院电子化档案管理中存在的问题与对策[J]. 办公室业务，2015，19：25.

[3]柳微. 新形势下医院档案管理现代化问题及对策[J]. 管理观察，2017，04：109-110+113.

[4]刘莹. 新形势下电子档案管理存在的问题与措施分析[J]. 办公室业务，2016，11：110.

作者简介

张丽君，女，汉，北京市，档案馆员，本科，北京市文物公司。