医院医用耗材精细化闭环管理系统的设计与应用*

朱家琦 朱家沐 马明芳 王 凯 邓开琴*

医院医用耗材精细化闭环管理系统的设计与应用*

朱家琦①朱家沐②马明芳③王 凯③邓开琴③*

目的：研制适用医院的医用耗材精细化管理系统，对医用耗材进行全过程管理。方法：以精细化管理理论重塑医用耗材管理流程，利用信息化手段对系统进行模块化设计，从基本信息登记、出入库管理、高值耗材管理、采购管理以及查询统计等环节实现相关质量跟踪管理。结果：通过医用耗材管理系统的上线使用，新增耗材生产相关证件备案、高值耗材追溯、低值耗材管理和不良事件上报。通过各种统计图形展示耗材在库的整个管理过程，便于耗材管理人员识别耗材使用情况，应对各种应急情况。结论：医用耗材精细化化闭环管理系统能够实现医用耗材的全程追溯跟踪，耗材管理实现“一物一码”管理，管理透明化，为医用耗材的精细化管提供数字化平台。

物质分类；医用耗材；质量跟踪

随着医疗事业的飞速发展，医用耗材在临床中的应用增多，在医院成本支出中占比逐年上升，尤其是省市大型医院的耗材支出占全院支出比已超过20%，对医院成本收益产生明显的影响[1]。闭环管理是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，要求每个管理者尽职、尽责。将工作做到位，做到日清日结，每日要对当日耗材的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理[2]。为保证医用耗材在临床中的安全使用，真正降低患者的就医成本，节约医院开支，需要对医用耗材的管理更加精细化，实现全流程管理[2]。但医用耗材种类繁杂，专业性强，耗材管理人员配置不足，质量监控困难。只有借助医院信息网络平台，扫描单品所带条形码、射频识别(radio frequency identification，RFID)码跟踪医用耗材使用情况，增加第三方物流管理与院内库房之间实现物资的移动，从而简化科室领用操作。为此，本研究开发设计一套全新的医用耗材管理系统，并新增耗材生产相关证件备案、高值耗材追溯、低值耗材管理及不良事件上报等功能模块，有效地为临床提供安全可靠的高值医用材料，通过对各环节的闭环管理控制，以更好地为临床和患者服务。

1 医用耗材精细化管理系统设计

医院耗材供应和保管需要有系统科学的管理体系，要求管理者在日常工作中不断根据使用的需求进行改进和调整。医用耗材管理流程为：①通过集中招标医用耗材，系统记录中标的耗材基本信息；②物资供应科工作人员按照临床科室的申购单及中心库房(院内库)库存情况制定医用耗材采买计划[3]；③采购的耗材物资到货后，保管员和入库人员对照采购单进行验收入库；④临床科室和各种实验室通过信息系统查看耗材物资的库存数量，点选所需的耗材；⑤仓库配送人员根据申请配送耗材至临床科室，如库存不足则在系统上生成新的申购计划，信息传送到外网中寻找第三方物流(外置库)对应的医用耗材供应商，确认信息无误，进行耗材的配送和运输。优化后的工作流程为医用耗材供应储存关系图，如图1所示。

图1 医用耗材供应储存关系框图

2 医用耗材精细化管理软件设计

2.1 系统软件设计

系统软件为Microsoft Visual Studio 2015；C#开发语言；Microsoft SQL server；运行平台采用Windows server 2013。采用HP G7服务器。系统功能模块包括耗材基本信息、库房管理、高值耗材管理、低值耗材管理、试剂管理、查询统计和系统维护等。

2.2 系统数据信息

基本信息包括耗材招标信息、耗材名称、类别、耗材RFID码、生产商名称、供应商名称和注册证信息维护等功能模块。耗材数据基础字典维护按《医疗器械分类目录》的要求进行分类，名称严格按照供应商医疗器械注册证中的信息输入，同时结合临床使用习惯进行别名备注，方便供应商和临床科室在耗材供货过程的沟通[4]。供货商信息主要输入医疗器械经营企业许可证内容、账户信息及购销合同等数据；系统通过智能分析对各证件的效期进行查对核准，并用色标法区别标识其有效性状态，效期内标注为绿色，将过期的标注为黄色，已过期的标注为红色，以方便管理员能够全面快捷掌握基本信息的情况[5]。

3 医用耗材精细化管理系统应用

3.1 库房管理

(1)入库管理。入库时首先选择供应商、耗材名称，系统自动校验与耗材相关的产品注册证、生产企业许可证和经营企业许可证的有效性[6]。如果供应商所提供商品证件已经过期，系统会自动报警，有效防止不合格产品进入医院临床使用。入库时应详细记录耗材的名称、FRID码、规格、单位、数量、价格、生产厂家、批号、生产日期、灭菌日期、有效期、发票号以及是否有检测报告等各种信息，遇到有问题和高风险的耗材自动记入不良事件信息中，并提醒管理员上报处理，杜绝不合格的医用耗材进入医院[7]。

(2)出库管理。出库操作有直接调取科室申领计划单，审核通过后系统将出库信息发送至申请临床科室和各种实验室，科室在工作站界面进行可视化查询，确认出库后信息就显示在工作站的软件界面中，及时提醒申购科室领用(如图2所示)。

图2 耗材管理程序界面图

(3)库存管理。库存管理模块主要用于查询在库耗材的详细情况。该模块中可设定每种耗材库存的最低限及有效期报警时限，系统可自动通过不同颜色标出库存医用耗材的当前实际状态情况。

3.2 高值耗材管理

高值耗材通常指对安全至关重要、生产使用必须严格控制以及限于某些科室使用且价格相对较高的消耗性医疗器械[8]。目前，医院的植入、介入等高值耗材已实现“一物一码”，术中计费和全程双向追溯；并采用虚拟库存或者备货模式实现使用后结算。对于手术包，主要针对骨科等传统跟台手术，通过积累手术模板，逐步完善耗材学科在临床服务的支持能力，最终实现杜绝跟台服务；设置手术周转箱，保证“一人一箱”的手术耗材整合发放和整体回收，避免器械的交叉使用和临床使用安全，并加强医疗废物的管理。同时，引入RFID智能柜，以支持刷卡领用，实现高值耗材使用责任到人且减少工作量。在第一时间可以提供给患者使用，“一物一码”保证使用的精准和安全[9]。患者材料使用追溯软件界面如图3所示。

3.3 低值耗材管理

医院的低值耗材管理方式千差万别，管理力度也有很大的差异，结合供应链管理理论和精细化管理系统的构建，整理相对标准化的操作流程，其低值耗材管理界面如图4所示。

图3 患者材料使用追溯软件界面图

图4 低值耗材管理界面图

(1)定数包(即按照科室领用计划事先规定数量打包的耗材发放包)。可用于大量消耗的低值耗材的科室请领与发放，通常由供应商打包并附码，从而形成较为规范的院内耗材领用与发放，避免了整箱发货的积压和零散发货。

(2)项目配比模板。建立非药品和(或)检验收费项目与耗材消耗的配比模板，并利用实际数据采用多元回归分析算法逐步帮助耗材管理部门修正和改进项目试剂消耗配比，从而建立科学、精确的项目配比模板[10-11]。

(3)总量控制。基于项目配比模板，实现在医院信息系统(hospital information system，HIS)收费的同时直接计量耗材消耗，并提供计量耗材消耗与实际库存消耗的对比视图，以帮助科室改善耗材消耗。

(4)费量同步。通过项目耗材模板，实现在HIS收费的同时直接计量耗材消耗，并以此消耗作为科室库存管控和成本核算依据。

3.4 试剂管理功能模块

试剂管理功能模块是针对试剂效期短、消耗量大和存储条件要求高的特点所设计的特定管理流程。体外诊断试剂是目前医院增长最快的耗材细分领域，与普通耗材相比，体外诊断试剂往往存在二级库直接存储，效期短，消耗量大和成本率上升过快等特点，为适应体外诊断试剂管理的要求，实现试剂直接转运、效期管理、项目实际模板、总量控制和消耗试剂的费用情况同步。系统功能模块实现全品类“账面零库存”，保证科室使用后结算，高值耗材可实现“备货结算”模式，低值耗材可实现“以销定结”模式[12]；全面实现供应商协同作业，借助供应商物流能力提高医院内物流效率，并减轻院内工作量；支持医院内物流整合和医院外物流整合模式，实现医院内二级库(临床科室)全面整合配送[13]。

3.5 统计分析

针对平时工作的特点，系统可以方便地统计查询临床科室领用情况、患者使用情况、临床科室二级库库存情况、数据汇总表、物资耗材记录明细和专家决策分析等。全平台按照H5设计的仪表盘设计，直观便于操作，可支持PC桌面、各种不同的平板电脑和手机；各级的管理者均可清晰地看到自己管理领域的耗材使用情况和成本比率变化等，并可根据重点关注的内容通过数据挖掘获得更明细的管理视图[14]。医用耗材“仪表盘”决策工具可提供给各级主管部门相应的可视化智能数据分析的服务。耗材在库的整个过程可由各种统计图来集中展示，动态管理，一目了然。医用耗材统计工具软件界面如图5所示。

图5 医用耗材数据统计软件界面图

4 结语

开展医院医用耗材管理项目建设以来，通过本研究的联动协作，在医院的日常耗材管理中耗材管理实现“一物一码”、术中计费等收费消耗同步操作[15]；支持大批量消耗耗材按照领用计划规定数量发放包的请领和条码支持；完善项目耗材配比模板化，与医院收费项目同步核算成本[16]；基于供应链视角，以经济管理为重心，以供应保障为基础，并注重学科发展的医院医用耗材精细化管理模式，将精细化管理的意识、观念、认真态度以及精益求精的文化贯穿到医用耗材的管理之中，由粗放到精细，从采购源头到临床使用做到全程数字化质量管理与监测，实现二级库房零库存，降低医用耗材成本和管理成本，全程透明化追踪医用耗材的发放，为实现设备耗材精细化管理铺平道路。

参考文献

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Design and application of fine closed loop management system for medical consumables in hospital/

ZHU Jia-qi, ZHU Jia-mu, MA Ming-fang, et al//China Medical Equipment,2017,14(8):119-122.

Objective: To develop a fine management system for medical consumables that was appropriate for hospitals so as to carry out the whole process management for medical consumables. Methods: The fine theory of management was used to reconstruct the management process of medical consumables, and the informatization technique was used to carry out design of modelization. The relevant quality tracking management was achieved from series of segments including registration of basic information, management of out and in warehouse, management of high value consumables, procuring management and query statistics etc. Results: Through the on-line usage of management system about medical consumables, series of works, such as the relevant certificate records of new consumables, tracking of high value consumables, management of low value and report of adverse event, were effectively realized. Besides, through various statistical graph to display whole management process for consumables could conveniently help staff to recognize the usage situation of consumables and to deal with various emergent situation. Conclusion: The fine closed management system of medical consumables can realize whole process tracking for medical consumables. And the realizations of "one consumables one code" and management of transparency provide digital platform for fine management of medical consumables.

Material classification; Medical consumables; Quality tracking

Section of Science and Education, The Second Hospital of Jingzhou, Jingzhou 434000, China.

1672-8270(2017)08-0119-04

R-058

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.08.033

2017-03-08

荆州市2014年医疗卫生科技计划(荆科技发2014 17号)“医院与临床物资管理系统的研制与应用”

①荆州市第二人民医院科教科 湖北 荆州 434000

②武汉大学中南医院神经外科 湖北 武汉 430071

③荆州市第一人民医院内分泌科 湖北 荆州 434000

*通讯作者：1685069900@qq.com

朱家琦,女,(1991- ),本科学历，技师。荆州市第二人民医院科教科，从事医院科研管理工作。