提高高职院校学生档案管理水平的创新模式思考

陈怡君

摘要：本文针对目前高职院校学生档案管理存在的管理部门多，管理人员不专业，整理不及时以及学生的档案意识不到位等问题，对提高档案管理水平进行创新模式思索。

关键词：学生 档案管理 创新模式

高职院校学生的档案记录着大学期间的学习经历、成长过程和综合表现，在将来人生中，有着原始性、真实性、延续性特征。

档案跟随着学生毕业和终身的工作过程，关系着学生的终身前途命运，为将来进入社会参加工作等毕生的事业具有重要的意义。

当前大部分高职院校的学生档案管理未能得到应有的重视，管理方式和管理水平不高，各种管理机制有待完善。为此，学生档案管理工作的规范性遇到了新的挑战，需要新的管理模式加以完善。

一、高职院校学生档案管理的基本现状

（一）管理部门多

近年来，高职院校的招生规模不断扩大，庞大的学生档案面临着大量的工作量，从招生部门的招录入学资料到学生入学后的整个大学生涯的在校记录，成长过程，材料繁多。普遍情况下高中档案、入学登记表归招生办管理，体检表由医务室管理，奖惩记录由学生所在学院管理，党团组织档案由学生工作部的党支部和团支部管理，毕业生登记表由招生与就业办管理，所以这就需要注重完善学生档案，这需要档案工作行政部门对高校学生档案的重视，对具体负责的管理部门制定标准化、规范化的管理制度，加强责任心。如果档案管理的工作不够规范，管理的部门不够明确，对学生的档案管理造成很多不利因素。

（二）管理人员不专业

高职院校学生的档案管理工作由于无专一的部门和专人负责，在档案收集过程中，通常会缺乏一定的协调机制以及不标准、不准确、不完整的现象。而且档案管理人员基本上是由招生部门、所在专业系部的辅导员或学生工作部的党支部、团支部人员兼任负责人员，这些兼任的负责人员没有受过档案管理方面的专业培训，缺乏必要的档案管理方面的处理知识，在收集、整理和装订等方面也存在很多无意识的不规范现象，以致于在档案的保护与管理、档案的利用与服务等理念上不够专业。

（三）整理不及时

高职院校学生的档案管理由于管理部门多，资料分散，往往造成整理不及时，而且管理人员多是兼任，兼职管理人员在整理档案时时间和精力难以保证，容易出现各自为战和临时突击的混乱现象。这种现象普遍存在一个缺憾，就是通常是在大学生毕业即将离校时匆匆忙忙整理或还未能将其档案整理出来，这种没有集中提前整理的档案甚至会缺失或者资料不完整，事实上毕业生就业准备已经在前一个学期就开始了，所以不能及时地提供毕业生的档案资料，这不仅给学生档案管理工作增加了压力，还直接影响了单位对学生的全面了解，从而影响了对学生的及时选择，也阻碍了学生的就业发展。

（四）学生的档案意识不到位

随着就业方式和就业观念的转变，很多高职院校的学生在顶岗实习完后，直接进入单位工作，也就是档案没有及时随着毕业工作取走，出现了人档案分离的现象，所以高职院校中绝大部分学生不了解档案的构成、重要意义，对档案的重视程度也在逐渐弱化。在个人资料的填写时，档案的内容信息不足，其中的实习汇报材料、实习周记、实习自我评价、毕业论文等也较为随意，采用套路化语言，往往给人千篇一律的感觉，无法充分展示学生的个性、特点、优势，在用笔、用纸、书写时也不认真规范。

二、提高高职院校学生档案管理的创新模式

学生阶段档案是人生档案的重要组成部分，大学生涯的档案更是一个人成长过程中承前启后的重要标志，因此加强统一管理、事立专业规范意识、整理及时完整、提高学生个人优质的档案意识是提高高职院校学生档案管理水平的主要路径。

（一）加强制度建设，统一管理部门

高职院校应当根据当前大学生在校期间档案内容繁杂，办理部门牵涉较多，资料未能及时集中管理的现象，以及档案未能及时应用于就业需要的整体形势，制定完善高校学生档案管理办法、实施细则和评价体系，明确集中单一的管理部门，制定管理的任务目标和职责范围。并加大宣传力度，宣传学生档案管理工作的重要性，使档案的归档范围，从收集、整理、到归档要涉及到的管理部门，都能积极配合，在归档前保存资料的完整性，并及时交给管理部门，从而有效地保证单一管理部门收集的档案的准确性、时效性和完整性。

（二）强化服务意识，提高专业素质

档案工作人员的素质条件的优劣对档案事业的发展有重要的影响，这就需要档案工作人员具有较高的素质、良好的职业道德和履行岗位职责的专业知识和较强的责任心。这就是说档案管理工作人员应当接受档案业务培训，热爱档案事业，事立服务意识，要了解和掌握与档案工作有关的最新技术，不断改进档案管理手段，提高工作效率，同时还应懂得一点逻辑知识。

（三）提高管理观念，保证整理时效

高职院校学生的档案业务工作主要是收集、整理、保管、统计和毕业发放等工作。学生入校开始做好学生档案的建档工作，在档案收集阶段，高校学生档案管理人员要主动向学生所在院系以及所有收集学生信息的部门沟通，在学生发生入党、参加比赛、顶岗实习、毕业设计、毕业论文等情况时要及时收集整理，对其进行如实地记录并及时归档，保证学生档案的真实、原始和时效。内容更加丰富多样、完整全面，使毕业生的档案资料能够更详细准确、全面。通过有计划、有步骤地做好分类归档工作，也更方便查询和使用。做好统计登记工作，查漏补缺，以便于毕业发放。每个学生的档案应当提前一学期整理出来，这样毕业时就不会发生漏装、错装、转递不及时、信息不准确等情况。

（四）引导学生档案意识，认清学生档案的价值

高职院校教学部门要引导学生，认识档案的重要性，是侧面了解一个人的重要依据，是人生事业发展道路上真实记录凭证。因此大学期间的人生履历，包括学习经历、政治面貌、品德素养、学术水平、实践技能、身体状况等，是档案的重要组成部分，具有原始性、唯一性特征。在原始资料的填写时，态度认真，书写规范，工整美观，资料完整，在个人档案历史上留下美观的篇章。

三、结语

高职院校的学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务。加強制度建设，统一管理部门，强化服务意识，提高管理的专业素质，提高理念，保证整理及时，引导学生重视的意识，才能充分地提高学生档案管理水平，起到了增强高职院校竞争力的作用。endprint