档案信息化建设与档案管理的几点思考

林志谋

摘要：新时代下，档案信息化建设已提上事业单位档案管理工作的议事日程。原始的保存方法非常的麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一。想要管理好企业的档案，就必须跟上时代的步伐，与时俱进，利用信息化建设，使档案办公自动化，让档案工作更加规范更加标准。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

随着社会发展和科技进步，事业单位的各项工作开展也面临新的挑战和机遇。其中，以档案管理工作表现最为明显。目前，很多地方档案管理部门已把档案目标管理考评工作列为机关事业单位一项非常重要的日常工作。传统的档案管理工作方式已经不能适应新形势的要求，档案管理信息化建设已成为事业单位档案管理工作的重点。只有在事业单位中不断加快信息化建设步伐，才能保证跟上时代和社会发展的脚步，实现档案较高的利用价值。

一、档案管理信息化建设的必要性

传统的档案管理主要是纸质档案的管理，随着时代的发展和科技的进步，传统纸质档案在管理上的弊端已经逐渐显现。纸质档案的保管空间有限，并且会受到来自天气的影响，引起文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等现象，每年都需投入较大的档案保管经费。在实现档案信息化管理之后，大量的档案信息通过计算机软件对档案资料的收集，统计、分类、存储等信息处理工作都变得方便有序，一方面节约了大量的空间，避免了各方面的浪费，从而更大程度保证了档案信息的安全。档案管理全面实现信息化之后，一方面需求者在获得适当的权限之后，通过搭建的专业平台就能够方便、快捷地查询到特定信息。另一方面，档案管理工作可依托于互联网在很大程度上实现远程服务，资源共享。查询或核实某方面档案信息时，只要能够出示合理的证明材料，就能够获取档案信息资源，大大提高了档案信息利用的时效性。实现了信息化的档案管理，各类档案信息都能够通过互联网进行搜索，一旦发现错误，便可以申请纠正，能够在很大程度上提高档案信息的准确性。

二、档案信息化管理当中存在的问题

（一）档案管理信息化理念未深入人心，缺乏对其建设力度

目前有一部分事业单位相关管理人员未能意识到信息化档案管理的重要性，依旧采用传统的档案管理形式，并且由于相关领导及干部对信息技术的认识存在较大的偏见，认为要进行档案管理信息化建设需要消耗掉大量的人力、物力以及资金的投入等，同时导致不论是单位领导还是各个部门的工作人员对档案管理信息化建设都持有一种观望的态度，严重的阻碍了档案管理的信息化建设，严重之时对整个单位在未来道路上健康良好的发展具有较大的阻碍性。尽管在部分单位的档案管理过程中，已经将信息化建设作为未来档案管理的重要课题之一，但是往往在进行建立过程中只是对其有个表面的了解，并未对其进行深化管理或者健全完善，也尚未对此项工作的建设投入过多的精力。

（二）信息化建设的设备比较落后

在实际的档案管理过程中缺乏相应的机器设备就不能称为信息化建设。从整体单位档案管理的常规工作中不难发现，其发展较为缓慢的重要原因是源于大部分的单位依然采用传统的档案管理设备，有些设备在现代化的生产生活中甚至已经被完全淘汰，并且由于设备的破旧，不仅在使用过程中容易产生故障，导致档案管理工作不能正常运行，导致档案信息的安全性、正确性及有效性均不能得到保障。

（三）档案管理信息化建设缺乏专业的管理人员

任何工作的实施与管理都离不开人对其的执行力。对于现阶段事业单位档案管理工作来说，最重要的是缺乏既具备现代化信息技术知识以及综合素质较高的专业管理人员。在现阶段事业单位中的档案管理人员大多是一些退休的老旧干部，尽管在管理档案方面累计了丰富的经验，但是对于信息技术的应用上严重匮乏，工作效率较低。

三、档案管理信息化建设的方法和策略

（一）加强对于馆藏纸质档案的数字化建設

传统的档案管理形式主要是通过对所登记档案信息进行备案记录，整理为纸质档案并进行收藏管理。随着现代化技术在各个领域的应用，为人们的生活带来了极大的便利。档案管理工作应当有触痛的纸质档案逐步转变为数字信息化的一种数据，而数字化处理不仅能够便于档案的整理及保存，同时还是进行档案信息化建设的主要因素。首先档案管理人员要进一步对现有的纸质档案，根据不同种类及不同部门的资料信息进行分类，并对分类好的档案信息进行整理，其次将一些需要做永久性保留的档案信息进行数字化处理，避免日后由于时间及空间上的变化导致档案信息的丢失，从而不能保障档案信息的完整性。

（二）加大对档案管理的资金投入

不论是工程项目还是企业管理，之所以能够顺利进行下去是由于各个单位对其投入了大量的人力、物力以及资金等。档案管理工作也一样，为了能够及时的更新老旧设备，有足够的资金引入高新技术，必须要加大对档案管理的资金投入。首先，可以在相关部门的大力支持之下，积极的引进现代化的管理设备，将原有的计算机、扫描仪以及打印机等档案管理的必备物资进行更换。但是，需要注意的是在更换设备之后，工作人员要对原有的数据保存下来，并转移到新型的设备进行有效的分类整合。

（三）加强档案管理工作人员的培训力度

为了能够完全适应现代信息化建设的潮流，也为了能够保障档案管理信息化建设工作能够顺利的进行，就需要在加大资金投入以及转变管理形式的同时，不能忽视对管理人员相关专业培训等工作。相关部门要在单位内部定期进行先进技术及先进知识的培训教育工作，充分调动单位工作人员对于学习新技术与新知识的积极性。制定相关的考核机制，对参加培训的相关人员实行考核，检验工作人员的学习成果，以便尽快的将所学知识应用到实际的管理工作中。

四、结语

总之，相关档案的管理部门都必须要引起相应的重视和关注，从而不断的对档案管理的流程进行完善，以及对硬件的建设进行不断的加强，从而不断的对档案管理的工作能够更快更高效的发展进行推动，最终实现信息资源的共享以及对信息资源的有效利用进行保证。

参考文献：

[1]李琳.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].办公室业务，2016（13）.

[2]徐晶敏.信息化时代事业单位档案管理工作现状与发展前景[J].黑龙江科技信息，2016（18）.endprint