高校档案人员素质探讨

姜素兰++宋秦++徐娟

〔摘要〕 高校档案员队伍素质决定着档案工作的质量和档案管理水平的高低。文章结合“冰山模型”的原理，分析高校档案员素质模型结构及要素，提出了提升高校档案员队伍素质的对策建议。

〔关键词〕 冰山模型；高校；档案员；素质；对策

〔中图分类号〕G4〔文献标识码〕A〔文章编号〕1008-2689（2017）04-0115-04

高校档案是历史文化、科技知识等各种信息资源的载体，它不仅记录学校建立发展的历程，也记录教师学生在校工作学习的重要信息和成果。提高档案员的素质，可以为档案利用者提供更加优质的服务，促进社会的发展和进步。本文主要借鉴冰山模型，分析高校档案员队伍素质，并提出提升档案员素质的对策建议。

一、 高校档案员队伍特点

高校的档案管理是学校教育稳定发展的基石，各高校内部的管理要求一再提高，档案人员要满足档案工作新的发展需要，队伍素质建设尤其重要，这是高校档案事业可持续发展的迫切需要。2015年颁布的《中华人民共和国职业分类大典》将“档案业务人员”更名为“档案专业人员”，并首次将“档案专业人员”独立成为小类。这对档案工作人员知识结构和业务技能提出明确要求，凸显了档案工作的专业性、重要性。

（一） 两类档案员并存且状态不一

各高校根据立卷归档流程的不同阶段，在不同程度上形成了专、兼职档案员两支队伍，即除档案馆（室）专职档案员外，其他部门和单位兼管文件和立卷材料的收集、整理工作的人员一般为兼职档案员。以往的研究多将重点放在专职档案员方面，对高校中大量存在的兼职档案员少有提及。

兼职档案员与档案馆或者档案室的专职档案员相比，有着明显的区别：一是岗位职责不同，兼职档案员还同时承担着所在部门其他大量的业务工作，因此大多精力有限，人员不固定；二是介入环节不同，兼职档案员全部从档案收集介入，而严格说专职档案员从档案整理甚至档案移交介入；三是业务水平不一，兼职档案员基本不具有档案专业知识背景，水平难以保证。

事实上，兼职档案员在档案工作中所发挥的作用还未引起足够的重视。自从实施部门立卷以来，每个部门的兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，大量的组卷（件）工作由兼职档案员承担，他们是档案形成工作的关键人物。特别是在学校行政管理、教学科研、招生就业、基建等各项活动文件材料日益增多的情况下，兼职档案员的工作直接影响到档案的质量和利用价值，具有专职档案员不可替代的作用。立卷归档的环节大多首先由他们介入，完成组卷（件）后向档案馆（室）移交。

兼职档案员是档案工作在基层的延伸，是高校档案工作的前沿阵地，在一所高校档案工作人员队伍中占比最大，具有不可替代的重要作用。

（二） 专业化程度与业务需要有差距

高校档案事业的发展，对档案人员，尤其是专职档案员的素质提出了更新的标准和更高的要求，档案工作内容越来越广泛、工作载体越来越多样、档案管理手段越来越先进、档案管理要求越来越精细，工作理念越来越进步。如果说传统的档案管理工作，只是对各种信息资料进行收集、整理、分类、检索、利用，但在当今的信息时代，专职档案员在具备专业的档案管理知识的同时，还要具备相应的电子科技产品使用知识，将各种科学技术素质融入到档案管理中，运用各种多媒体设备及互联网络及时对新的信息资料开展档案管理的具体业务工作。

关于档案员队伍素质的研究，大都认为当前档案员的素质还不完全适应档案工作的需要，提出许多存在的问题。如，队伍人员知识结构不合理，大多半路出家，学档案专业的不多，既精通档案工作又精通计算机和网络技术的复合型人才更少；习惯手工作业和坐等收集档案，缺乏服务意识；队伍不稳定，女性比例较大，心理处于亚健康状态，人际交流薄弱；重视不够，档案人员的待遇和职称等实际问题得不到很好的解决，影响着工作的态度。此外，档案人员不太重视理论研究，科研能力不强，职业感不强，没有对自己的身份和社会角色恰当的定位，没有清晰的职业规划。

二、 高校档案员素质模型构建

（一） 素质冰山模型概念

“冰山模型”最早由美国人麦克利兰提出。这个模型是将个人素质描述为漂浮在洋面上的冰山，人员个体素质的不同表现被划分为表面的“冰山以上部分”和深藏的“冰山以下部分”。其中，每个人的基本技能、基本知识、外在形态、生活背景等能够看得见的称作“冰山以上部分”。如行为、知识、技能裸露在水面上的表层部分，属于显性素质，称为基准性素质，这些素质往往是可见的且大部分可以规范和考量，也容易被模仿，可以通过针对性的培训习得。然而，价值观、态度、社会角色、自我形象、个性、品质、内驱力、社会动机等属于潜藏于水下的深层部分的素质，这是鉴别性素质，是区别绩效优异者和平平者的关键因素，这些素质不容易被观察和测量，也难于改变和评价。

（二） 高校档案员素质模型分析及内涵

显性素质和隐性素质的总和构成了一個档案员个体所具备的全部职业素质。从冰山素质模型的视角来看，高校档案员素质应是一个涵盖知识、技能、自我形象、个性及品质等显性素质和隐性素质的多层级素质系统。我们将高校档案员素质划分为五个层级，其中冰山上的包括档案知识、档案技能；冰山下的部分包括档案意识、档案工作价值观、档案职业定位。如表1。

档案知识反映的是档案员对档案学基础知识及相关其他专业知识或文化背景知识的掌握程度。档案技能反映的是档案员综合运用档案理论知识，应用各类档案管理的手段和工具，按照档案管理原则完成信息资源保存、保管、开发、利用的能力，以及将档案工作实践理论化的科研技能。档案意识反映的是档案员在日常工作中收集和保存档案信息资源的意识，以及在文档处理工作中按照档案管理要求立卷归档的意识。档案工作价值观主要衡量档案员对档案工作的价值认同感，以及在执行档案管理工作规则过程中对问题判断、解决的能力。档案职业定位反映档案员对自身优缺点的了解情况，对档案工作职业要求的认识情况，以及其职场规划，可以判断档案员对档案工作的立场和原则。endprint

这五个方面紧密联系，相互影响，档案职业发展的趋势决定档案员素质的内容及其变化。就基准性素质而言， 档案知识和档案技能决定了档案员完成档案管理工作的现实基础，档案职业的技术化趋势，要求档案员掌握档案管理方法和信息技术，成为档案信息化人才。从鉴别性素质来说， 档案意识、档案工作价值观、档案职业定位即反映一个人内在的心理状态，又外化成个人的从业行为，是决定档案管理工作水平的核心要素。

加强档案员队伍的素质建设，应该将显性素质和隐性素质协同起来有效渗透，针对“冰山水上部分”和“冰山水下部分”采用不同的培育措施进行提升。

三、 高校档案员素质提升对策建议

应用“冰山模型”理论的目的，是通过分析档案工作中个体不同类型的素质，针对不同类型的群体和个体，系统地提升整个档案员队伍素质，使档案管理的水平符合现代科学发展。

构建高校档案员素质模型，区分不同层次类别档案人员（专职档案员、兼职档案员）的素质内涵是档案人员选聘和培养的基本前提，通过高校档案员素质模型中的差异观测点，区别不同岗位的高校档案人员的显性素质与隐性素质的要求，形成素质提升的计划，将不同的计划最终形成队伍素质建设的培养方案，从根本上实现档案管理人员整体素质的提升。

（一） 基础：提出差别化的素质内涵要求，提升显性素质

档案工作是一项专业性很强的工作，它具有特定工作对象。档案特有的形成规律决定档案工作具有与其他管理性工作不同的一套科学的理论原则与技术方法。档案人员必须具备档案专业知识，掌握档案工作的理论原则和技术方法，并具备较高的专业素质。

尽管学习和掌握档案专业知识，是对档案人员的最基本的要求。以掌握专业知识为例，对专职档案员和兼职档案员的要求并不完全相同。如档案与档案工作的历史，档案的特点、作用和形成规律、档案工作的基本规律、档案法规知识、档案现代化管理等档案学理论的基本知识，对专职档案员的要求要高于兼职档案员；而档案工作的基本知识，如文书工作、档案管理、档案保护技术、档案编研等则侧重点大有不同。

结合高校的实际情况，我们需要将高校档案员素质模型中素质内涵细化为专职档案员和兼职档案员两种类型，针对与两类档案人员的管理要求和工作需要，提出有所差异的素质要求和培训计划。从操作层面上，要确立优秀档案人员的素质标准，将档案人员素质要求再细分为高级人员档案素质要求（专职档案员）、中级人员档案素质要求（专职档案员）、基础档案人员素质要求（兼职档案员）三种情况。首先，通过高校岗位设置管理，明确档案工作目标和岗位工作责任制，从根本上实现高校人事制度由身份管理向岗位管理的转变。其次，岗位设置管理将岗位聘用与岗位考核挂钩，岗位考核标准及观测点由岗位职责来定。最后，根据不同类型人才特点制定完善的培养方案，尤其重视个体差异，使培养计划更具有针对性和可操作性。同时，关注阶段性的培养效果，适时对培养方案做出及时的调整和完善。

（二） 关键：重点要激发原生的内在动力，提升隐性素质

培养方案是素质建设的行动指南，必须落到实处才能发挥作用。解决“冰山以上部分”的行为、知识、技能，可以进行技能培训、参观、会议或辅导班，这些措施相对有效地弥补一些档案人员系统知识的不足；还可以针对某个具体问题进行个性化培训或业务交流，解决档案事务操作中的实际困难。“冰山水上部分” 只是整体的一小部分，相对而言比较容易通过培训来改变和发展；而“冰山水下部分”是真正的主体，是起决定性作用的部分，要重点对“冰山以下的部分”来进行深层次的挖掘，关键是思想动机这一内在动力。

1. 加强职业观培养，建立激励机制，提升档案员的价值感和归属感。

职业认同的培育和强化是档案员队伍素质提升的核心。“为人民服务”是当代中国社会最高价值原则，有着深厚的理论根基和充实的历史内涵。凝聚了马克思主义世界观、历史观和人生观的精神实质和价值取向。人们常说：“档案工作是一项默默无闻的工作”，新时代的档案人就更需要有奉献精神，无私奉献就是一种高尚的精神和高贵的人格，也是人生理想与人生价值的最高境界。发挥内部驱动力需要领导一要重视档案工作，关注工作成绩、肯定工作地位，以激发档案员工作的积极性，促使事业留人，在平凡工作中作出不平凡的事业；二要重视档案员，从岗位配置中设定档案员职责，不再“兼职”，提升档案员的认同感和忠诚度，激发档案员良好的工作动机。

2. 加强服务意识训练，树立良好职业道德，提升职业认同感。

从事一定职业的人们在其特定的工作或劳动中的特殊行为规范的总和就是职业道德。各行各业的职业道德是整个社会道德的重要组成部分。档案人员的职业道德表现在政治方向、敬业精神、服务意识、创新意识、工作作风、言行举止等多个方面。当每一名档案人员都具有了良好的职业道德习惯，就能铸就整个档案系统的职业道德。

3. 加强学习意识养成，形成终身学习动力，提升学习能力

当今时代，科学技术已经渗透到社会的各个方面，对人们的生产方式、生活方式和思维方式都产生了重要影响。特别是信息互联网技术的广泛应用，给档案这个最具传统意义的部门带来了生机与活力。21 世纪的档案事业，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求现代檔案管理人员要具备更新、更高、更强的学习能力和适应能力。保持学习动力，提高终身学习的能力，才是提高档案工作科学化水平和档案员事业可持续发展的重要保证。

〔参考文献〕

[1] 郭萍，新时期加强档案专业人员队伍建设的思考[J]，档案工作，2016，（10）：（上）42-43.

（责任编辑：成 一）endprint