事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

杜文婷

摘 要 随着事业单位改革的深入推进，传统的人事管理已经远远不能适应现代化发展需求，事业单位逐渐适应形势变化，提高对人事管理工作的认识，向现代化人力资源管理理念转变。事业单位人事档案管理工作作为重要的一项基础工作，对人才选拔、晋升、薪酬、培训等方面具有重大的影响，当前事业单位人事档案管理还存在诸多的问题，对这些问题必须高度重视并采取有效措施予以解决，才能全面发挥人事档案管理的功能。本文对事业单位人事档案管理工作的现状、存在的问题进行全面分析，针对存在的问题提出了具体的解决对策，以期为相关工作的研究和实践提供参考。

关键词 事业单位；人事档案管理；现状；问题；对策

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）15-0143-02

人事档案是事业单位人才选拔和任用的重要参考依据。人事档案是否规范、健全、科学、管理到位，直接影响到事业单位工作效率。当前事业单位对于人事档案的重要性认识不足，重视程度不够、管理制度不完善、管理人员素质和技能满足不了现代化档案管理建设要求、档案信息化建设水平不足等，这些都严重制约着事业单位人事档案管理向着科学化、规范化、标准化和多样化方向发展，因此加强事业单位人事档案管理工作研究具有重要的现实意义。

1 事业单位人事档案管理工作基本内涵

人事档案主要是记录和反映个人基本学习、工作情况的综合文件材料，对个人各个年龄段的学习、工作等状况进行全面记录，是单位选拔、任用等工作的重要参考依据。通过收集、整理、记录和保管人事档案，建立完整的个人人事档案，为单位人事管理工作有序开展奠定基础。随着事业单位改革的深入推进，传统的人事档案管理工作已经远远不能满足事业单位发展需求，必须要将人事档案管理改革和创新提到重要日程予以

重视。

近年来国家在干部选拔、职称评聘、人才流动管理等方面不断进行改革，向着现代化人力资源管理方式转变，人事档案管理工作在事业单位管理基础工作中担任角色，但当前事业单位人事档案管理方式守旧、不科学，管理水平不高，管理力量薄弱，在人事选拔、任用和绩效考核等工作中参考意义不强，这些都不利于事业单位各项工作的有序顺利开展。

2 事业单位人事档案管理工作存在的具体问题

1）人事档案管理工作重视程度不够。事业单位人事档案管理工作是一项基础性工作，属于“幕后工作”类型，在领导和大多数员工眼里，认识档案管理就是抄写、记录和存档，属于事后整理工作，只要按部就班开展归档就可以了，按照上级检查要求进行补充完善就可以了，是人事部门档案管理人员的事情，与其他人员无关，这些想法很难改变，使档案管理工作始终处于滞后和被动应付状态，都是人事档案管理人员自己手忙脚乱，除非干部自己提升选拔才想起补充完善，这些都不利于事业单位各项工作的顺利开展，也不能充分发挥人事档案服务和决策依据的功能。

2）人事档案管理意识不强。人事档案管理涉及到人力资源管理工作的方方面面，需要及时登记、按规范归档，才能保证时效性和全面性。当前干部职工在填写个人档案时被动应付，随意性很强，甚至与真实情况不符，这就造成档案信息与实际个人其他材料信息不匹配、不一致，甚至很多人认为这种工作可有可无，所以档案管理部门职责不清晰、人员配置不到位。

3）人事档案管理人员素质和技能需要进一步提高。人事档案管理是一项重要的基础性工作，由于涉及到很多的材料、信息等，所以整理比较繁琐，且要求专业性很强，需要投入一定的财力、物力、人力，有专门的档案室，专职档案管理人员，各部门也要配置相应的档案负责人员，负责各层级档案信息的收集、整理、上报和归档，这样才能保证档案管理工作的连续性、及时性、规范性。但是当前事业单位人事档案管理工作人员都是临时借调或者由即将退休的人员担任，素质、技能、知识结构和创新能力都不足，造成档案整理不规范、不科学、不及时、不完善，加上档案人员流动性较大，单位培训力度不够，这些都影响了档案队伍建设和档案管理水平提升。

4）没有建立现代化人事档案信息化管理体系。随着计算机网络技术的发展，信息化平台建设逐渐应用于各行各业，并发挥了显著功效，但是当前事业单位人事档案管理信息化水平建设相对滞后，很多档案整理、归档等还是依赖于手工抄写，不利于档案的长期保存、查询和管理。

5）人事档案归档和利用水平需要进一步提升。人事档案制作国家有专门的制度规范和要求，但是实际操作过程中，事业单位没有根据自身的实际和制度要求开展分类整理和归档，档案归档随意性强，很多材料、用纸等都不规范；人事档案也没有充分利用起来，只是提供简单的查阅和参考价值。

3 提升事业单位人事档案管理水平的具体措施

1）加强认识，提高对人事档案管理工作重视程度。事业单位从高层管理者到基层职工，都要认识到档案管理工作的重要性，每个人都是档案管理的重要参与者，一方面领导要转变观念，将人事档案管理改革和创新工作提上日程，建立专门的档案管理部门和档案室，定期对档案管理工作进行检查和指导，从而找出存在的问题并加强监督和整改。另一方面要加强培训，提升全员档案管理素质和技能，让人人知晓档案管理的重要性，并积极配合开展此项工作。

2）严格规范，建立健全人事档案管理制度。人事档案管理工作必须要与实际工作相结合，随时进行归档和完善，所以要健全人事档案管理制度，对各层级档案管理人员的职责、档案管理规范与标准、档案管理流程等进行细化和明确；同时不断学习国家相关的档案管理要求，完善事业单位内部档案管理制度，分类建立、有序推进、及时归档，使档案管理人员知晓和掌握国家相关的法律规定和单位内部要求，促进人事档案管理制度落地。

3）加强基础建设和硬件设施建设，提高档案管理的规范化水平。要加大资金投入，按照现代化档案室建设标准建立专门的档案室，并配齐相应的人员，建立档案室管理制度，对档案室的温度环境、灭火设施、档案柜、阅览室等都配置到位。同时针对档案管理规范和要求，将档案管理内容落实到每一个员工身上，明确每个人关于档案工作的基本要求，及时上报、整理和归档。

4）加强培训，提升档案人员队伍整体素质。人事档案管理工作繁杂、系统，所以要求档案管理人员要有高度的责任心和专业实操能力，所以要加强培训，定期开展档案法、档案管理制度等内容培训，提高档案管理意识，并鼓励档案管理人员不断借鉴和运用现代化计算机网络工具等优化档案管理具体工作，创新档案管理内涵，完善档案管理规范等。设置专门的档案管理人员，加强组织领导，确保档案管理工作有组织、有落实、有考核、重提升。

5）構建人事档案信息化管理平台，提高档案管理效率。要探索适合事业单位自身发展的现代化人事档案信息管理平台，依据计算机设备和网络技术，建立内部人事档案管理网络系统，分级设置权限和保密机制，形成集文字、图片、声音、视频等一体化多元化的现代化电子档案系统，提高档案归档及时性、准确性和全面性，更好地便于查找和搜索。同时要加强人事档案管理的利用，与事业单位业务工作、人力资源管理各方面工作进行紧密结合，避免档案管理工作孤立，束之高阁，提高人事档案利用率。

总之，事业单位人事档案管理优化和完善是一项系统工程，需要全员参与，采取有效的管理方式和手段才能全面提升档案管理水平，人事档案管理完善与健全发展之路任重而道远。

参考文献

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