浅谈企业办公室文书人员应具备的素质及提高途径

摘 要：随着时代的发展，社会不断进步，企业办公室队伍发展越来越壮大，办公室文书工作人员的需求量日益增加。办公室文书主要负责办公室文档、资料的收集整理，办公室用品的收发等综合性、服务性工作。文书人员让各部门之间的工作衔接无误，使得办公室工作变得井然有序。其中文书人员的工作素养显得非常重要，文书人员素质的高低直接影响到办公室工作效率的高低。本文对文书人员应该具备哪些素质做了分析，并对其如何提高的途径做了研究。

关键词：办公室；文书人员；素质；提高途径

引言：办公室文书工作是一个工作任务多、服务性强的工作。文书人员及时的对各项政策进行传达、对各种信息进行传递，起到一个部门、办公室中工作人员一个桥梁的作用。文书人员信息传达及时准确，对办公室工作有序高效进行起到很大的一个推动作用。文书人员高效的文书工作有利于企业各项决策的顺利实施，进而推动企业的各项工作的规范，促进企业更好地发展。文书人员的工作效率，在很大程度上直接影响办公室整体办公效率。在这其中，文书人员起了很大的作用，这是因为文书人员具备的一些素质对办公室工作发挥了积极的作用。

一、文书人员应该具备的素质

1.吃苦耐劳：吃苦耐劳是一个人完成工作的重要前提。文书人员的工作服务性比较强，办公室用具的收发与做好记录，文件的整理，资料的复印分发，档案的保管等一系列比较琐碎繁杂的事情都需要文书来处理。整天都奔忙在办公室的各个角落，一天下来会感觉身心疲惫，这就要求文书人员必须吃苦耐劳。如果一个文书嫌这些琐事麻烦，并感觉自己老是在跑腿，那么他一定不能胜任这份工作。

2.勤勤恳恳、任劳任怨：这个是文书人员胜任工作的基础条件。文书人员下至复印传送员工的文件资料，上至记录公司会议进程要点。文书人员不应该觉得自己地位身份低人一等而感到自卑等。干一行，爱一行，这是对工作人员进入公司企业以及其他岗位最基本的要求。

3.诚实守信：人与人之间最基本的信任可保证工作顺利进行。文书人员每天接触着各个工作人员的文件档案、保管着办公室用品、公司的公章等一些非私人物品。他们应该对其他工作人员的信息进行保密，不外传；对办公室用品的使用做好详细真实的记录；不将公章等办公用品用于非工作事务上。

4.敬业严谨：文书人员的敬业严谨会导致整个办公室办公效率的提高。不论干什么工作，首先要求的就是工作人员要敬业才行，敬业说明你对这份工作重视，然后在敬业的基础上作风严谨，，工作才会越干越好。

5.较高的文字能力：文书工作顾名思义就是与文字书籍打交道的工作。文书人员要对办公室的资料文件做收集整理，通过自己的一些思路将这些文字编辑成符合要求的文书；文书人员还要对各大小型会议进行记录总结。写文字对一般文书人员都是家常便饭，这对文书人员的能力要求就比较高了。不仅要会写，而且要有自己的思路将文字写好写快。写好文字才能在接下来的工作中对其他工作人员准确地传词达意，写快文字是因为在会议上能够准确快速地记下会议的工作要点。

6.较好的沟通交流能力：文书人员在办公室工作中，与企业各工作人员交流工作，良好的沟通交流能力是文书人员必须具备的一项技能。上级工作指令的下达，下面办公室工作人员的文件意见传达，都将通过文书人员的工作来进行。办公室整体办公效率的高低，在很大程度上都取决于文书人员的沟通交流能力的高低。文书人员能进行良好的沟通交流，各部门工作人员衔接正确，工作交流到位，办公室工作自然高效有序地进行；文书人员沟通交流能力差，传达不了工作人员想表达的意思，导致各部门间的工作衔接不上，办公室工作秩序就会出现紊乱。

7.思维活跃、善于创新：社会不断发展进步，这对企业办公室办公要求越来越高，对办公室文书人员的要求也自然提高。当今社会，人们接受的事物越来越新奇，思想越来越开放，文书人员也应该变得思想活跃，勇于接受新事物，才能保证办公室工作高效有序的进行。

8.较好的文化素养：文化素养是一个抽象的东西，但它最能表现一个人的内在。办公室工作的文书人员应该培养较高的文化素养。文化素養高的人其他素质也不会有多差，提升办公室文书人员的文化素养，文书人员的工作能力也会从中得到提高，，办公室工作的高效率高品质指日可待。

二、从两个方面提升文书人员素质

1.文书人员自身

（1）加强自我道德修养，做一个有文化素养的人。文化素养会体现在工作中的各个方面，文化素养的提升有助于文书人员各个方面的品质提升。

（2）认真负责，廉洁自律。做好对自己的自律自强，才能对工作全力以赴。必须加强对工作的责任感，对工作认真负责，态度严谨，才能对工作的完成以及质量有所保障

（3）思想开放，敢于创新。文书人员在做好自己工作的同时要敢于接受新事物，思维一定要活跃，灵活办公，促进办公室工作顺利进行。

2.企业办公室角度：

（1）提高对文书人员的招聘管理要求，灵活运用现代化新型人才。

（2）定期进行对文书人员的思想道德教育，对文书人员进行系统的培训，培养提高文书人员的企业办公素质。

（3）强调企业办公人员素质的重要性，可定期举办各种文艺活动，各部门之间的聚会交流活动，在交流工作的同时提升文书人员的文化素养。

结束语：社会发展越来越快，对企业办公要求越来越高，办公室人员的工作效率直接影响办公室的整体办公效果。在工作中首先要能吃苦耐劳，对待工作认真负责、勤勤恳恳是文书人员应该具备的基本素质；爱岗敬业、处事严谨是对工作的一个重要保障；诚实、正派也是为人处世的基本道德标准；思想前卫、善于沟通会加快工作的进度。文书人员应该具备以上所述的所有素质并在以往的基础上不断提升，这样才有助于办公室各部门之间工作的高效有序的进行，带动办公室工作的整体发展，最终对企业发展产生积极的影响。

参考文献：

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[3]钟晓芸. 文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J]. 档案天地，2013，（01）：56-57.

[4]陈黎. 办公自动化环境下文书工作之思考——从天然气产业办公室自动化建设谈起[J]. 办公室业务，2012，（23）：105-106.

作者简介：

刘丽丽（1978-），女，籍贯：山东日照，中国石油天然气股份有限公司深圳液化天然气项目经理部综合部文书岗主管。研究方向：工商管理。endprint