项目合同信息管理系统的改进设计

相孟琪

【摘 要】本文描述了通过对项目管理系统的改进，在供应商资质评审、智能化制作合同文本、合同谈判、合同风险自动评估、合同索赔、合同评审、查询优化等合同管理节点上进行了从线下到系统的转换。

【关键词】项目合同信息管理系统，供应商资质评审，合同索赔，查询优化

【Abstract】This paper describes the improvement of the project management system. This improvement realized the transition from manual to system， which include the supplier qualification and intelligent production contract， contract negotiation， contract risk assessment， contract automatic claims， contract review， contract management and query.

【Key words】Project contract information management system； Supplier qualification review； Contract claim； Query optimization

0 引言

项目合同是合同的一种，是以承包的项目（一个整体工程有几个项目构成）计算咨询费用的合同。能明确建设项目发包方和承包方在项目实施中的权利和义务，是建设项目实施的法律依据，也是建设项目实施阶段实行社会监理的依据。

项目合同信息管理系统通过从项目立项开始对企业合同进行全面的信息化、网络化管理，达到加强企业合同的规范化管理、提高企业在合同管理流程环节的工作效率之目标。

常见的项目合同信息管理软件一般包括项目立项、合同拟定（起草）、合同办理（审批）、合同签署（用印）、合同履约、合同付款、合同归档以及合同查询等，常用流程如下图1所示。

在项目实施过程中，经常会遇到下列问题：

1）供应商资质审查工作都是线下收集供应商资质的相关资料，然后线下进行审批，最后将审批结果保存在EXCEL里，每次与供应商签订合同的时候再去查EXCEL，另外，供应商管理部门会对供应商进行等级评定，优质的供应商一段时间内享有免审的特权。实际操作的过程中，不同的合同分属于不同的部门和负责人，却可能是和同一家供应商签订合同，由于信息不能及时共享，會导致供应商资质的收集和评审重复进行，即使信息及时共享了，还需要每次去查询免审是否到期，产生不必要的时间和人力成本；另外，根据供应商评级可以给优质供应商在一定时间内免于审批的特权，比如A级供应商可以3年内免于再次审批。但是每一签订的时候都要去查询是否到期。

2）合同谈判工作都是线下进行，在合同归档时，没有完整的电子记录。

3）公司会根据不同的合同类型拟定好合同模板，当供应商选定合同谈判完成后，直接套用现成的模板完成合同文本的制作。在这种情况下，合同文本需要人工匹配，加上合同文本条款多，在操作过程中容易发生错误，需要多次检查，耗费大量时间。

4）履约异常不能及时发现，导致合同风险发生。

5）当发生合同纠纷时，合同索赔过程没有完整的线上记录，且在系统上进行合同查询时，完全不知道到底哪些合同有索赔，赔偿了多少。

6）合同评审都是线下操作，每次付款前都需要先去查询评审记录，浪费精力。

7）查询分析问题。单一合同查询时，不能输入合同编号就查询到该合同的基本信息、履约信息、变更信息、赔偿信息，付款信息、归档信息，而是需要多个入口去查询；另外根据管理规定，需要从多个不同的维度进行统计，但是一般的系统都是将报表固话格式，当出现新的统计口径时，就需要重新开发报表；还有对于风险类合同缺少统计。

为了有效解决上述问题，本文针对项目立项、合同谈判、合同拟定、合同履约、合同付款、合同纠纷、合同查询七个方面（见图2中★所标记），提出一种改进的项目合同管理方法。

1 改进的项目合同管理

1.1 项目立项环节增加供应商资质审批环节

供应商资质审查是保证采购项目保质保量地完成的必要手段。通过资格审查，审查其是否能达到生产技术方面的要求，是否具有适当的融资能力及管理水平等等，这样可以防止在履行合同时出现交货质量与实际要求不相符的情况。在具体采购操作中，经过资格预审，可以筛选掉大部分不可能成为供应商的企业，使有资格参加本次采购的供应商数目缩小到合理范围内，从而提高工作效率，降低采购成本。

一般的信息管理系统都会有供应商主数据管理，但是基本没有资质相关字段的存储。

供应商资质审批的一般过程是：

1）供应商提交关于资质评审的相关资料。

2）供应商管理部门根据规定流程对供应商资质进行审核以及评级。

严格来说，该步骤应该在供应商管理系统中来实现，但是在还不具备SRM 系统的单位来说，对于这样的需求，可以简单实现。

实现方法：在合同信息系统建立功能——《供应商资质记录表》。界面显示如下图3：

图3界面上仅提供必需的字段，用户可根据需求补充。

供应商资质审查通过后，在供应商资质登记表中录入其资质。供应商编号和供应商名称从供应商主数据表关联，然后将资质等级和资质有效期输入并保存，并完成线上审批。

合同立项，选取供应商时，对是否有资质等级和资质有效期进行判断，如果选取不到，则代表资质审批未通过，不可以选择该供应商。

优点：可以减轻业务人员频繁收集供应商资质的工作量，实现信息共享，并可以智能评判供应商的资质，减轻工作人员工作量。endprint

1.2 合同谈判管理

合同谈判是合同双方为满足各自的需求，通过协商而争取达成一致意见的行为和过程。合同谈判的结果决定合同条文的具体内容。因此需要重视合同谈判工作。这一过程在用信息管理系统来实现可以分为三部分：谈判发起、谈判过程记录、谈判结论。

1）谈判发起部分用于协调合同相关干系人参与谈判。需要与邮件系统对接，或者在系统内发消息取得确认。

2）谈判过程记录用于记录谈判过程。

3）谈判结论用于记录谈判的最终决议，并注明谈判是否完成。

谈判完成，方可进入下一个合同处理环节。

1.3 合同拟定阶段智能化形成合同文本。

智能化的合同文本建议将已经拟好的合同模板格式固化在数据库系统中，当合同发生时，只要输入模板中不确定的信息，如：合同类型，供应商、合同金额、履约条款、合同标的、联系人、联系电话、合同内容、交付物等。当合同审批通过后，直接将这些字段内容嵌入合同模板，从而完成智能化制作合同文本，如有特殊条款，在例外中声明，最终完成整个合同文本的打印，完成合同文本的制作。如此操作会大大降低合同制作人员的工作量，而且模板统一，也方便法务及其他人员审核。

1.4 合同履约阶段自动评估合同风险

标准的合同审批流程在合同审批时已经约定好履约条款，但是实际上合同执行过程中，处处存在风险，不是每笔履约都能按计划执行。那么就需要在履约的过程中做好事先预防、事中控制以及事后总结。

事先预防可使用项目风险管理中风险识别所使用的检查表方法，用时间基准作为参照，以履约计划中的履约时间与系统时间比较，在履约前固定时间（根据单位的实际业务情况）向业务人员发送履约提醒，提醒其在近期需要进行履约审批。

事中控制体现在当到达履约时间后，统计系统时间内应该进行履约审批流程的合同，如不存在审批流程，则表示依然没有进入履约审批环节，系统则需要向业务人员、财务人员以及合同负责人等相关干系人发出警报，提醒其合同存在风险。这个时候就需要采取一些风险应对措施，以避免向更糟糕的方向发展。

当计划履约时间与系统时间相差超过固定时间（例如六个月）时，则将合同标记为风险合同，必要时需要补充未履约原因。

1.5 合同纠纷中的合同索赔管理

合同索赔[1]是合同管理中常见的一项合同管理内容，同时也是规范合同行为的一种约束力和保障。

这一过程用信息系统实现可分为如下几部分：

第一、基础主数据定义。

1）先定义索赔类型。是工期索赔还是费用索赔，或者合同规定索赔还是非合同规定索赔等。

2）定义索赔构成的条件。索赔的前提条件是合同的一方或双方存在违约行为和事实，并且由此造成了损失，责任应由对方承担。

3）定义索赔依据。是国家有关的法律、行政法规；国家、部门和地方有关信息系统工程的标准、规范和文件；本项目的实施合同文件、包括招标文件、合同文本及附件；有关的凭证，如往来文件、会议纪要、进度表等。

第二、发出索赔通知书。定义企业标准的索赔通知书模板，根据实际情况填写索赔通知书，发起审批请求。审批完成后，线下报送索赔资料。

第三、监理工程师答复。系统可以提供上载功能，将监理工程师的答复上传的系统管理，方便查阅。

第四、索赔确认单。索赔确认单关联具体的合同，在实际收款时关联索赔确认单，便可使得合同、收付款与索赔关联起来。

1.6 合同付款前的合同评审

合同评审工作是付款的必要前提。增加评审功能，对合同交付物或者阶段成果进行评审，由评审专家在系统中完成评分，给出评审结论，再根据评审规则最终得出是否可以通过评审，只有通过了评审的合同才可以进行付款。

1.7 合同查询多维化

通常情况下需要通过合同查询得到统计类报表，并从中发现差异或者是否存在异常。常见的合同管理系统会提供多种查询，例如合同信息查询，合同变更查询，合同月度付款计划等。在实际的合同实施过程中，如下三种报表的开发非常必要：

A.合同信息联查表。

通过合同信息联查表在查询某合同时，需显示或可直接联查到如下信息：

1）合同文本信息，例如合同依据、供应商、合同类型、合同标的、交付物、联系人、合同金额、内容要点等。

2）可联查到立项申请，可以看到立项时间，申请理由、技术要求等立项相关资料。

3）可联查到合同变更，如果有的话，可以查询变更内容。

4）可联查到履约审批情况，目前履约到合同的第幾笔。

5）可联查到该合同付款情况，要付几笔，已付几笔，在批几笔，未付几笔。

6）可联查到索赔记录，是否有索赔，索赔款项是否到账等。

B.任意维度统计表。任意维度统计表指不确定报表格式，由用户自主定义报表维度。例如选择供应商、合同编号、合同金额、合同状态，则可以按供应商统计出相关合同，具体与每个供应商签了哪些合同，每笔的金额是多少，合同目前的状态是什么都一目了然。

C.合同风险预警表。根据履约情况统计出出现履约异常的合同，并标识出履约异常天数，给予警示。

2 总结

通过以上对供应商资质审批、合同谈判、智能制作合同文本、自动评估履约风险、合同纠纷、付款前评审、合同查询等七处的优化，完善了整个合同管理流程，减少了业务人员的重复工作，发挥了系统的自动评判作用，大大提高了业务人员、财务人员以及管理人员工作效率。

【参考文献】

[1]谭志斌，柳纯露.《系统集成项目管理工程师教程》（第2版）清华大学出版社， 443-458.

[责任编辑：朱丽娜]endprint