浅析企业档案检索方法的发展

刘小增

摘要企业档案检索是企业员工对企业管理下的涵盖企业职能的各类档案信息进行系统存储和根据实际业务需要进行查找的档案管理工作。档案检索是档案利用工作的基础和先决条件，企业的档案管理部门通过专门的检索工作，解决了档案保管的一般体系和广泛的特定的查找利用之间的矛盾。随着信息化技术的普及，企业档案检索方式也随之不断发展，以适应现代化企业档案管理的大趋势。

关键词企业档案 检索办法

一、传统的档案检索方式——案卷和卷内目录检索

最初的企业档案检索工具由案卷目录、卷内目录两部分组成。其中案卷目录是案卷题名，揭示卷内文件的来源、内容等，固定卷内文件顺序，统计卷内单份文件数量。卷内目录是卷内每份文件的摘要。在没有信息化检索工具的紙质档案管理时期，这种“案卷和卷内目录检索”是企业档案信息检索的标准工具。这样组成的检索方法，在过去按文件材料的内容、时间、作者、类别组卷时，由于每个案卷件数很多，案卷题名不可能具体、详尽地把每份文件材料的内容囊括进去，因而需要再有一个卷内文件目录，在检索时，如果没能在案卷目录中查到所需要的内容，再查本卷的卷内目录就可以找到。卷内目录在此起到补充和说明的检索作用。

但这种“案卷+卷内目录”的检索方式也存在局限性。随着企业业务不断积累，档案的立卷方式由最初的一件一档发展为一事一档，这样一来，案卷目录和卷内目录基本是一致的。……