新时期完善办公室管理职能的几点思考

摘 要：办公室作为事业单位各项工作管理中的关键部门，对内具有良好的协调作用，对外是事业单位的形象。21世纪是信息时代，为顺应新时代发展的潮流，落实办公室管理职能，加快行政管理建设步伐，应完善办公室管理职能，提升办公室工作人员职业技能与人文素养，端正工作人员的工作态度与责任意识。为此，本文将从新时期办公室管理中所存在的问题入手，浅谈个人的几点建议与想法。

关键词：新时期；办公室管理；工作职能；思考与建议

办公室在我国事业单位中具有重要的职能作用，其工作具有一定的全面性、综合性与多样性，不但承担着执行、调研、规整等多项宏观调控职能，还承担着公文处理、业务接待、监督协调、文件起草等微观调控职能，是我国事业单位发展的重要枢纽，具有承上启下的传递作用。

一、现阶段管理中存在的问题

（一）管理职能缺乏清晰性

办公室管理工作是我国事业单位中的重要环节，具有承上启下的作用，决定者我国事业单位工作的正常运行与开展。从我国事业单位办公室职能的具体工作情况来看，办公室涉及工作范围较为广阔，不但涉及宏观调控工作还包含微观管理。因此办公室工作具有复杂性、多样性与全面性，为办公室工作人员管理工作带来一定的难度，无形中增加工作人员的工作压力。办公室人员在工作中不但要做好个人的本职工作，还应协调好单位内部的人机关系。长期在这种管理模式与运行模式的引导下，办公室逐步演变成后勤部，使办公室职能无法充分的展现出来。

（二）管理制度缺乏完整性

随着社会的不断发展，各单位运行、管理模式不断发生变化，由于我国对办公室管理方面的研究起步较晚，目前正处于探索阶段，尚未形成一套系统的、固定的、统一的运行管理模式；大部分事业单位的办公室管理制度均是参照一些国内外现有的管理体制，并未考虑所实施的管理制度是否符合本单位办公室管理的需求与需要，导致办公室管理问题不够明确，缺乏整体性与全面性，降低办公室管理工作的存在价值。

（三）管理队伍缺乏时代性

随着社会的不断发展，传统、单一的知识性人才已经无法满足现代化社会发展的需求与需要，高素质、全面性人才成为新时代发展的主流。办公室管理人员长期处于传统、封闭、单一的管理模式下，制约办公室人员的全面发展，导致办公管理人员缺乏时代意识，思想过于保守，上进意识较为薄弱，不具备终身学习理念，专业知识与实践应用能力较为匮乏，无形中为办公室管理工作增加难度。

（四）管理理念缺乏现代化

21世纪是信息化时代，各种先进性的技术与设备不断渗透到社会发展的各个领域。办公室作为事业单位的核心部门，将具有先进性的信息技术运用到办公室工作管理中，能够有效提升办公室工作管理的质量。从我国事业单位办公室管理职能的具体发展情况来看，受传统办公室管理理念的影响，先进的科学技术在办公室实际工作与管理中应用相对较少，办公室在事业单位中依旧以一个孤立的个体存在，与单位内部其他部门接触相对较少，制约办公室工作的开展。

二、办公室管理职能改善策略

（一）明确管理职能，落实管理体制

针对办公室职能缺乏明确性这一问题，事业单位应提升对办公室工作的重视成对，明确办公室工作人员的管理职能，提高办公室在行政管理中的地位与价值，使其他部门均能提高对办公室管理工作的重视程度。事业单位加强对办公室工作人员的管理与监督，确保每一为工作人员均能将自己的工作职责有效落实，转变传统办公室工作理念，使办公室工作脱离“后勤工作”的阴影，正确树立办公室形象。

（二）完善管理制度，强化办公水平

为保证办公室管理职能具有完整性、科學性与准确性，事业单位应从办公室的宏观调控工作与微观管理工作入手，结合本单位的具体工作情况，借鉴其他办公室工作管理的具体内容，科学、合理、详细的制定出符合本单位办公室管理与发展的管理制度，明确办公室管理职能，强化办公水体。为保证每一个工作人员均能够按照办公室规章进行，单位应制定出相应的绩效考核制度，根据工作人员的实际表现情况，对其进行优赏劣罚，使工作人员能够严格规范自己的言行举止，落实依法办公，端正工作态度，提升工作质量。

（三）加强人才建设，提升整体素质

在新时期的发展下，传统办公室管理理念与管理方式已经完全无法适应新时代的发展要求，为保证现代化办公室管理制度与管理方略能够有效落实，事业单位应加强人才建设，提升整体素质，落实以人为本的发展管理，实施因地制宜发展战略。事业单位定期对办公人员进行培训，提高办公工作人员的专业技能与职业素养，使其能够树立终身学习意识，不断提升自我，端正工作态度，提升责任意思，规范办公方式，提高工作质量。随着时代的不断发展，传统办公室管理职能已经无法顺应时代发展的潮流，办公管理人员应跟随时代的潮流，不断超越自我，发展自我，树立发展眼光，不断吸收新鲜知识，培养个人创造能力与创新能力，努力成为新时代需要的多元化人才。

（四）加强科技建设，实现管理一体化

随着社会的不断发展，先进的科学技术不断产生，并广泛运用到社会发展的各个领域。为顺应时代发展的潮流，办公室人员应提高对科学技术的应用能力。将计算机、多媒体等设备运用到办公室日常工作与管理中，有助于工作人员快速整理工作文件，提升工作效益，加强办公室与其他部门之间的联系，提高办公室工作质量，实现办公室管理的智能化、自动化与一体化。办公室人员不但应学会运用先进的计算机技术进行文件的制作、编辑、归档与处理，还应善于运用网络技术加强单位内部员工之间的沟通与交流。通过运用微信、QQ等公众平台，了解单位各部门工作情况，其他员工的思想意识，加强各部门员工之间的沟通与交流，使单位各项工作能够形成一个完整的整体，完善办公室管理工作。

（五）构建单位文化，营造良好氛围

新时期，新机遇，新挑战。为保证办公室管理工作能够有序开展，落实办公室管理职能，提升办公室在事业单位中的存在价值，事业单位应构建属于本单位的办公室文化，为广大员工营造一个温馨、舒适、和谐的工作氛围，缓解员工工作压力，提升办公室工作效率与质量，加强办公室各部门之间的连接，使事业单位能够有条不紊的发展。提升办公室人员综合素质，做好办公室人员思想工作，构建良好的办公文化氛围，使办公室人员具有责任意识，做到克己奉公、严于利己；增强办公事儿人员职业道德素养，加强工作人员沟通与交流，增强集体凝聚力，使每一个员工能够拥有一种归属感。

总结：

综上所述，办公室是我国事业单位工作中的重要组成部分，是承接上下部门之间的工作枢纽，是事业单位内部各部门之间沟通的桥梁，在新时期的发展下事业单位应完善办公室管理职能，构建并完善办公室管理体系，加强员工培训，提升员工责任意识，及时将先进的管理理念、科学技术运用到办公室工作中。

参考文献：

[1]刘聪. 新时期完善办公室管理职能的几点思考[J]. 办公室业务，2017，（12）：10+38. [2017-08-03].

[2]孙明霞，李霞. 新时期高校办公室管理工作的几点探索与思考[J]. 人力资源管理，2014，（08）：210-211. [2017-08-03].

[3]周民. 完善事业单位办公室管理职能的几点思考[J]. 海峡科学，2014，（08）：59-61. [2017-08-03].

作者简介：

王秀美（1975-），女，汉族，助理政工师，大专，从事办公室档案管理工作。