提高办公室档案管理效率的方法

刘佳

【摘 要】在实际开展办公室档案管理工作的过程中注意结合实际实现对有效方法的科学使用，促使其效率以及质量得到根本上的提升，这也是现代办公室管理工作在开展过程中所必须深刻考虑的内容。传统的档案管理模式已经不能实现对现代社会需求与发展的满足，因此必须在结合实际的基础上对其进行科学的改革与创新。在上述条件得到满足的基础上办公室档案管理工作效率可得到相当大程度的提升。

【关键词】办公室 档案管理 效率 方法

在不断实践与发展的过程中档案管理工作已经取得相当大的成就，但在实际运行过程中还是存在不可避免的缺陷与不足，管理效率较为低下就是其中之一，这要求相关部门以及工作人员必须提高对档案管理工作的重视程度，并结合实际使用先进的技术与手段促使起效率得到真正意义上的提升。这不仅对档案管理工作的顺利开展有积极意义，同时也可促使相关单位实现长远健康发展的总目标。

一、办公室档案管理原则及要求

严谨、高效以及合作是档案管理工作所必须严格遵守的要求与原则，这是保障档案管理工作及时性、客观性以及准确性的重要手段，促使档案管理工作的职能得到最大限度的发挥，为办公室其他业务的顺利开展打下基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容

档案管理工作可以说是作为一种纽带对办公室经营管理作业进行连接与支撑，为在真正意义上促使档案将帮助提供给单位领导进行决策工作必须实现对关键信息的有效收集，并对其进行科学的整理，促使档案管理工作的作用得到最大限度的发挥。

（二）严谨，一丝不苟精准服务

效率是现代办公室管理工作强调的主要内容，在详细记录转达多元化信息的基础上可协助档案管理工作人员完成各项工作，严谨性原则是在这一过程中所必须遵守的原则。关注细节是档案管理工作顺利完成的基础与前提，同时可从根本上保障档案管理工作的合格性。

（三）利用信息手段提升档案管理效率

在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。

要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调

档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时

现阶段办公室档案管理工作普遍面对的问题就是归档不及时以及与其他业务脱节较为严重的现象。甚至存在完全完成工作后在记录档案的现象，在实际进行的过程中不能对档案进行及时的更新。在这一过程中开展的档案管理工作会对信息的完整性造成相当大程度的影响，进而阻碍到办公分析以及研究工作。

（二）档案管理不规范

档案资料不全、资料内容混乱等现象可实现对办公室档案管理质量不高的直观体现，很多办公室还会出现管理人员兼任的现象，他们所进行的工作也较为简单，其中主要包括整理、编号以及保存等，但在实际对档案以及资料进行分类的过程中存在相当大的不足与缺陷。

（三）权责不明

办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置

办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。

（二）不断提高档案管理者业务素养

档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职業要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任基础上从事本职工作。

四、结语

针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。