探讨研究电子文件时代文档管理一体化论

丁丽娟

【摘要】现代化信息技术的出现和推广应用，为电子文件的管理开辟了新的道路，文件的储存和查询、应用不再是简单的人工作业，而是与新技术的有机融合。通过一体化的管理，有助于提高信息的安全性和有序性，防止由于失误和管理不当造成的数据错误。但是现阶段的文档管理一体化模式还存在很多不足，如何结合实际，从技术与管理入手解决问题，才是当前要考虑的重点。

【关键词】电子文件；新时代；文档管理；一体化

电子文件时代是基于技术革命出现的新特征，它主要是借助计算机设备和网络化背景，对文件进行的管理与控制。这一时期的文档管理具有明显的优势，信息保存安全性高，不易破损，保存时间长，且便于查询和获取数据。然而由于传统管理模式太过深入人心，导致管理者对电子文件时代下的文档信息存在偏差，统筹管理和定位管理等方面不够明确，一体化论断无法实现。针对这样的现象，必须明确分析电子文件时代高效管理的新方法，提出科学的管理方案，加快一体化发展的过程。

一、电子文件时代文档管理一体化存在的缺失

一动一录是传统文档管理的原则，一旦文件发生变化，就会进行详细记录，可是由于这种信息太多，内容又过于繁杂，给一体化管理带来了不小的困难。

（一）管理制度不健全。文档管理作为信息管理的关键，在实际管理中必须遵循一定的原则，但是目前的管理部门基本上只承担文书工作的职责，实际工作存在缺位和越位的现象，文书的管理与档案的管理也没有明确的界限，造成信息的混乱和管理秩序的失常。……