Excel函数在学生信息表及学生成绩分析表中的应用

摘要：越来越多的学校课程考核发生了很大的变化，无形中也加大了对成绩处理的难度，还有大量的学生信息的处理，这是一个费时费力的工作。传统的方法不仅效率慢还易出错，已经越来越让教师们头疼了。面对这一问题，excel函数随之应用到各个学校以及辦公领悟中，占据了不可动摇的地位。excel相关函数的使用大大提高了工作效率和数据信息后期处理的准确性，成为办公环境下当之无愧的宠儿。究竟是怎样的魅力，怎样的便捷，让excel的地位无可替代，本文我们针对如何整理学生信息和学生成绩分析进行深入的研究和讨论。

关键词：excel函数；数据信息管理；excel的应用

随着excel函数的推广以及应用，为很多学校甚至是办公人员得到了很大的便利，让excel函数在文字处理软件中独占鳌头。excel函数的使用不光有求和、求平均值等这些简单的应用，excel函数作为数据信息处理的手段，它的功能是十分强大的，在学校里，应用的很多是一些简单的计算方法，其实在办公工作中，很多理工科等精通的人才用来管理复杂的数据信息、表格等，还用来建立小型的数据库，来进行更繁琐的数据信息计算。所以说excel的出现，是文字处理软件的一个里程碑的发明。

一、excel函数的概述

excel通常被人们称为电子表格，是把表格、图形、计算于一体的软件，是目前办公自动化最重要的软件。除了学校，还有很多国际公司等大型公司也是作用excel来进行办公的。但是目前很多人都只是停留在制作表格和进行图形分析这些简单的流程中，其实excel最强大的地方在于对数据信息进行自动的处理计算，对于excel进一步的深入的应用还需要加强。

excel的主要功能是通过预定义的公式，使用特定的参数，然后按照顺序或者结构自动的处理数据信息的计算。还可以用他们对某个部分进行的数据信息进行处理，例如计算平均值、求和、按一定顺序排序都是学校对学生数据信息和学生成绩统计的常用的方法，屡试不爽。

excel函数一共有11种，有数据库函数、文本函数、日期与时间函数、逻辑函数、工程函数、查询和引用函数、财务函数、统计函数、信息函数自定义函数、数学和三角函数，其发展的前景还是很可观的。

二、excel函数的应用

（一）excel在学生考试成绩的总体评估统计中的应用

1）参加考试人数的统计。将人数放入单元格，插入“计数函数”，选定要计数的区间，回车即可。2）学科总分的统计。要求出学科总分，只需要选定要计算的单元格，插入“求和函数”，选定单元格，回车。3）学科平均分的统计。选定要计算的单元格，插入“平均值函数”，在选中单元格，回车。4）学科及格人数统计。先选定要计算的单元格，插入“COUNTIF函数”，当弹出一个对话框，输入要统计的区间，在点击右边的矩形框，输入及格條件，点击确定即可。5）学科及格率统计。选中要计算的单元格，并输入相应的公式，运用计数函数加上计数区间，就可以算出及格率了，及格的人数也随之算出啦。6）每个学科的优生人数统计。计算方法和计算及格人数差不多，首先选中单元格，插入“COUNTIF函数”，不过参数要改为大于80，这样就能算出每科的优生了。7）每个学科的最高分查询统计。先选择要把最大值放入的单元格，然后选中右击插入“MAX函数”，并且输入公式，回车就能得到最高分了。

（二）excel在考试成绩里对班里学生个体成绩的统计评估的应用

excel对学生个体成绩的统计的应用。，首先要把语文、英语、数学等学科的成绩放入相应的单元格，选定要计算的同学的相应的单元格，插入“求和函数”，回车即可得到该同学的总分，如果选中该同学的总分单元格按照控制炳往下拖或往上拖，也可以算出其他同学的总分。

三、excel在应用中应注意的问题

为了更好的应用excel，在使用过程中应该注意一些问题。例如：1）设置录入错误警告，如果输入的数值不在设置的范围内，系统就会自动发出警告，办公人员就可以及时发现问题，及时改正，将失误的概率降到最低。首先选中菜单栏里的数据，然后打开数据有效性面板，点击设置，然后输入合适的数值，这样在输入成绩的过程中就不会出现夸张的数值了。2）设置重复录入提示。为了防止重复输入学生的姓名，可以在姓名所在的列进行重复录入提示。首先选中学生姓名所在的单元格，点击格式，打开条件格式，在条件格式的公式里输入条件求和函数，同时在格式里设置背景颜色和样式，点击确定，在重复点击一次确定，就可以了。3）设置隐藏数据0。为了防止表格中因为太多的0而使表格看起来很模糊的问题，可以设置隐藏数据0，让表格更加清晰。首先选中要设置的单元格，打开菜单栏中的“格式”，然后打开“单元格格式” 在点击“数字” ，点击“分类”，点击“自定义” ，点击“类型”，在“类型”中输入“0——0”，最后点击“确定”即可。4）建立模板。很多表格都是重复使用的，比如学生的成绩单，这样的表格就可以复制之前的表格，建立一个模板，这样在输入成绩的时候只需要修改数值就可以了，不会在麻烦的去重新的建立表格了。首先按右键重新建立一个工作表，然后打开之前的工作表，选中表格，复制，然后打开新建的工作表，右击粘贴，就完成了复制工作表的任务了，建立了模板，工作就方便多了。

四、结论

excel的应用，让教师们摆脱了传统的人工计算的复杂过程，提高了工作效率，也大大降低了出错率，而且还为学校的学生信息管理带来了极大的便利。还可以复制模板，不必为了制作表格耽误时间，让信息管理不在是一个费时费力，让人头疼的工作了。

在办公室的工作里，当然也少不了它的身影，无论是简单的操作，还是复杂的系统，都是办公人员离不开的重要软件。应该更加深入的了解excel函数，了解它更多的功能，为以后的工作带来更大的便利和更高的效率。

参考文献：

[1]尚振国，王华.Excel在控制图中的应用[J].中国质量，2016，04：8385.

作者简介：吕昆（1985），男，汉族，河南济源人，毕业于河南理工大学计算机科学与技术专业。